Podnikatelé by se podle jejích slov neměli strachovat ani o bezpečnost dat. „Data jsou nejlépe chráněna tím, že jsou uložena na certifikovaných serverech, které splňují přísné bezpečností normy,“ dodává Kutnerová.

Zaměřujete se na malé a střední firmy. Jsou to právě tyto podniky, které digitalizaci účetnictví táhnou kupředu, nebo jsou to spíš velcí hráči či technologické firmy?

Podle mých zkušeností se to nedá paušalizovat. Záleží na přístupu majitele nebo vrcholového managementu. Znám firmy s obratem třicet milionů korun, kde je plná digitalizace účetnictví a znám podniky s obratem přes miliardu, kde stále běhají s účetními doklady ve schvalovacích košilkách.

Berou ostatně české podniky digitální účetnictví jako cestu ke zefektivnění a zjednodušení účetních procesů, nebo u nich stále převládají obavy z těchto změn? Uvědomují si jejich nezbytnost?

Nezbytnost změn pro účetnictví u nich bývá často na posledním místě a zpravidla se řídí heslem: když něco funguje, proč to budu měnit? Bohužel, převládají obavy, které významně ovlivňuje lidský faktor, strach z nového a neznámého. Bývá to maskováno pseudo důvody typu ztráty dat a prozrazení obchodního tajemství. Je to samozřejmě nesmysl, ale jako argument se to používá. Faktem je, že zejména pro seniornější kolegyně bývá oříšek zvládnout i základy práce na počítači a stále věří, že co je na papíře, tak platí.

Takže jsou to především malé a střední české firmy, které v digitalizaci pokulhávají za světem? Kde vidíte největší nedostatky?

Pokulháváme především legislativně. Stále nemáme zákonem stanovený formát digitálního zápisu účetního dokladu. Ano, existuje formát ISDOC, ale ten firmy moc nepoužívají a účetní ho často smažou, protože neví, co s ním. Přitom je to nejlepší a bezchybný zápis účetního dokladu, který se správně natáhne do systému a účetní s ním nemá práci.

Pokulháváme především legislativně. Stále nemáme zákonem stanovený formát digitálního zápisu účetního dokladu.

Co je největší brzdou?

Největší brzdou je zmíněný lidský faktor a ochota se nebát a naučit se ovládat nové programy a technologie. Naše české technologie jsou přitom na vysoké úrovni a jejich cena je přijatelná. Navíc není nutné vydávat vysoké vstupní investice. Technologie je pronajata jako služba (SAAS) a cena se stanovuje podle objemu a četnosti používání. Navíc stále existují dotace na digitalizaci podniků, které mohou také usnadnit zavedení příslušných nástrojů.

Jak je vůbec procedura přechodu z papíru na digitál náročná z hlediska času a personálu? 

Celý proces se dá stihnout v relativně krátké době. Obvyklé jsou měsíce, ale mohou to být i týdny. Větším problémem než nasazení technologií bývá změna procesů a proškolení lidí.

S digitalizací se zásadně mění role účetních. Jak byste tuto změnu popsala?

Personál to má vůbec nejsložitější, protože kromě nových technologií a jejich ovládání musí změnit přístup a naučit se pracovat efektivně, podle nově nastavených procesů. Znám desítky případů, kdy došlo k digitalizaci účetnictví, všichni všechno chápali a používali, za měsíc měla paní účetní plný stůl vytištěných faktur se zápisem kontace. Vysvětlovala to tak, že je to pro ni jednodušší a že je na to zvyklá. To je potom těžké.

SPECIÁL: Daně z příjmů 2024

S klasickými účetními se tedy můžeme rozloučit…

S nástupem digitalizace a ještě více s postupnou robotizací se z účetních de facto stávají odborné poradkyně a operátorky systému, a to je velká změna, kterou ale ne každý dokáže zvládnout.

S digitalizací účetnictví se pojí řada mýtů: účetní přijdou o práci (umocnil to nástup AI), digitalizace je nedosažitelná a drahá, digitalizované účetnictví ohrožuje bezpečnost firem… Jak byste je vyvrátila?

Účetní o práci nepřijdou. Přijdou jen o tu její část, která je manuální, skoro bych řekla otrocká, která namáhá oči a ruce a ve které se často dělá spousta nechtěných chyb. Po účetních se bude chtít, aby více používali mozek a dělali méně manuální práce. To je přece skvělé a pozitivní! Digitalizace není drahá. Technologie jsou dostupné, a navíc jsou tu významné a měřitelné úspory ve formě kompletní úspory tiskových nákladů, ušetříte prostor na archiv, ušetříte kapacitu práce vaší účetní a získáte ekonomická data z účetnictví, která můžete využít pro manažerské rozhodování. Hůře vyčíslitelnou výhodou je online archiv, ve kterém si kdykoliv najdete jakýkoliv doklad a nemusíte posílat účetní do šanonů. Získáte možnost schvalovat doklady odkudkoliv a kdykoliv včetně možnosti si je prohlížet, a to vám významně zrychlí schvalovací procesy ve firmě.

A ta zmíněná bezpečnost?

Pokud jde o bezpečnost tak proškolení uživatelé, aktualizované oficiální licencované programy a dobrý antivirový program musí být základ v každé firmě. S digitálním účetnictví je to stejné. Nejslabším článkem nakonec bývá nepozorný uživatel. 

Daně a účetnictví jen elektronicky? Zatím vítězí šanony

Téma umělé inteligence je v současnosti všudypřítomné. Může AI účetním nějak pomoci. Jak ji využívají?

Nasazení AI v technologiích pro zpracování účetnictví je teprve v začátcích, ale už poměrně rozvinutá je forma strojového učení, kdy si systém pamatuje zaúčtování dokladu a další stejný nebo podobný doklad účtuje nebo navrhuje účtování sám. To usnadňuje práci.

Představme si, že jsem majitelem menší firmy a chci digitalizovat účetnictví. Jak bych měl postupovat a na koho se obrátit? Co je prvním krokem, který musím učinit?

Já bych doporučovala se obrátit na někoho, kdo má s digitalizací zkušenosti a kdo jí umí ve firmě zavést. A to rozhodně není prodejce nějakého softwaru nebo programu. Znám případy, kdy chtěl majitel firmy udělat účtárně radost a koupil jim vytěžovací program a nechal ho nainstalovat s dodatkem, že návod je na internetu. Dopadlo to tak, že to samozřejmě nikdo nepoužívá a byly to vyhozené peníze. Digitalizace musí být provedená jako komplexní přepracování účetních procesů. Na počátku se obvykle dělá analýza stavu a používaných procesů, navrhne se řešení, které je diskutované a schválené. A teprve poté následuje implementace nástrojů a změna procesů a nezbytné školení personálu. Nutností je rovněž testovací provoz před ostrým nasazením.

Vychází vůbec stát vstříc těmto změnám? Cítíte podporu politiků (vlády) směrem k digitalizaci účetnictví?

Obecně se v digitalizaci začínají hýbat ledy a více se o ní mluví. Konkrétně účetnictví je ale na chvostu priorit. Stačí se podívat, jak dlouho je připravován nový Zákon o účetnictví a stále nevíme, kdy bude. Ten ale digitalizaci pro podnikatelský sektor pravděpodobně nijak řešit nebude, i když už by to bylo potřebné. Zaznamenala jsem snahu o elektronickou účtenku, to je krok správným směrem.

Věnujete se i příspěvkovým organizacím. Ty budou ovšem do dvou let muset začít využívat elektronickou spisovou službu. Je pro ně digitalizace účetnictví aktuální téma? V čem jim může ESS pomoci? 

Výhodou elektronické spisové služby bude, že organizace bude mít efektivnější správu dokumentů a například jednodušší dohledávání dokumentů než v papírovém archivu. Digitalizace účetnictví do toho výborně zapadá, protože by bylo nelogické přijmout fakturu v elektronické podobě, elektronicky ji evidovat a zároveň ji vytisknout, přepsat do účetního programu a založit do šanonu.

Je pravdou, že drtivá většina menších příspěvkových organizací si stále vede veškerou administrativu na papíře? Uvědomují si vůbec, že budou muset projít zásadní změnou a nezanedbávají přípravy?

Hodně záleží na přístupu zřizovatele. Papír je základ skoro všude, ale někde už digitalizace pokročila, jinde mají zájem a neví, jak začít a jsou samozřejmě organizace, které budou s papíry bojovat do posledního šanonu.

Jakub Procházka