Elektronické faktury snižují administrativní zátěž a omezují riziko chyb



České firmy si na jednu stranu stěžují na administrativní zátěž a byrokracii, na druhou stranu však zatím málo využívají technologie, které jim od administrativy mohou ulehčit. Mezi ně patří i takzvané elektronické faktury. Upozorňuje na to Svaz průmyslu a dopravy ČR. Ten dlouhodobě podporuje, aby se elektronická fakturace využívala více. Podle jeho představitelů umožňuje snížit administrativní zátěž podnikatelů a chybovost.

Ministerstvo financí i Finanční správa přitom potvrzují, že uznávání e-faktur jako dokladů rovnocenných tradičním papírovým fakturám nestojí v cestě žádné legislativní ani faktické omezení z daňového nebo účetního pohledu. Zároveň však ve veřejné sféře stále není akceptace e-faktur dořešena.

České i evropské právo s e-fakturou počítá

Současná evropská i česká legislativa používání e-faktury umožňuje. „Maximálních výhod z e-fakturace lze dosáhnout pouze pokud se jedná o fakturu, která automatizovaně přenese data do podnikového účetního systému druhé strany. Tam jsou data opět elektronicky zpracována,“ vysvětluje Bohuslav Čížek, ředitel Sekce hospodářské politiky Svazu průmyslu a dopravy ČR.

„E-faktura musí obsahovat všechny povinné prvky a další požadované vlastnosti. Mezi ty patří například možnost ověření elektronickým podpisem. Po celou dobu svého životního cyklu musí mít e-faktura neporušený obsah a musí být na požádání pro obě strany dostupná v čitelné podobě ať už v elektronické nebo papírové formě. Podle nařízení Evropského parlamentu nesmějí být elektronickému dokumentu upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz ani v soudním a správním řízení,“ dodává Bohuslav Čížek.

Elektronickou fakturou tedy není faktura, kterou firmy obdrží e-mailem například ve formátu PDF. „Plnohodnotná elektronická faktura ve smyslu maximální elektronizace, nikoliv však ve smyslu účetním a daňovém, tedy není dokument ve formátu PDF, ale ve specifickém formátu, který je strojově čitelný. Celkem jsou definovány dva hlavní evropské standardy, které lze využívat, formát ISDOC a XML,“ pokračuje Bohuslav Čížek.

V České republice se podle něj pro elektronickou fakturaci používá nejčastěji formát ISDOC (Information System Document). „Výhodou je, že je nezávislý na přenosové infrastruktuře. K jeho zaslání mohou firmy využít různé kanály, například e-mail či datovou schránkou apod. Je proto vhodný jak pro sektor malého a středního podnikání, tak pro veřejnou správu,“ doplňuje Bohuslav Čížek.

Důvěryhodný původ

E-faktura musí obsahovat náležitosti, které umožní její ověření, aby byla zajištěna věrohodnost původu, neporušenost jejího obsahu a čitelnost. „Cílem je vytvoření spolehlivé vazby mezi daňovým dokladem a předmětem plnění. Vzhledem k technickému pokroku nejsou požadované vlastnosti upraveny taxativně, ale jako možné využitelné způsoby. Lze využít například uznávaný (kvalifikovaný) elektronický podpis, uznávanou elektronickou pečeť či elektronickou výměnu dat – Electronic Data Interchange,“ pokračuje Bohuslav Čížek.

Elektronické dokumenty musí být dobře uchovatelné, vhodné je využívat takzvaných auditních stop. „To znamená, že na doklad navazují další dokumenty, např. smlouvy, objednávky, přepravní doklady a tak dále. Daňový doklad je párován s objednávkou, s potvrzením o přijetí platby,“ konstatuje Bohuslav Čížek. Pokud mají e-faktury tyto vlastnosti, jsou podle ministerstva financí i Finanční správy z pohledu účetního, daňového a finanční kontroly rovnocenným dokladem písemným dokladům.

Řada firem má s používáním e-faktur zkušenosti. Například ve společnosti Škoda Auto je elektronická fakturace využívána již od roku 2003. V současné době zde metodou elektronické fakturace zpracovávají 79 procent všech příchozích faktur. „Jedná se o progresivní nástroj a naší firmě to přináší ulehčení zpracování dokladů. Přínos není jen pro firmu Škoda Auto, ale i pro jednotlivé dodavatele. Faktury jsou v několika vteřinách v účetnictví a mohou být zaúčtovány. Nedochází ke ztrátě dokladů při zasílání poštou nebo při doručování mailem v PDF. Celkový proces se zrychlil a je zajištěna vyšší transparentnost,“ uvádí Luděk Koliáš, vedoucí účtárny kontokorentů Škoda Auto.

Dobré zkušenosti s nimi mají i další firmy. „Faktury vystavujeme v elektronické formě a zasíláme elektronickou poštou. Největší výhodou je rychlost doručení a dále úspory za papír, tisk a poštovné. Úspory za tisk a papír zároveň znamenají menší zátěž pro životní prostředí. Nevýhodou někdy může být obtížnější prokazování doručení faktury. Úspěšné doručení zprávy s fakturou je pak závislé například i na nastavení antispamových filtrů na straně příjemce. Dosavadní zkušenosti s elektronickou formou faktur jsou velmi dobré a většinově ji uvítali i naši klienti,“ konstatuje Martin Jeřábek, finanční ředitel Havel & Partners.

E-faktury není nutné tisknout

Podniky používáním e-faktur rovněž šetří přírodu. „Raiffeisenbank možnost elektronických faktur využívá. Tištěným fakturám se však nebráníme a jsou stále dodavatelé i klienti, kteří tištěné faktury zasílají. Primární výhodou elektronických faktur je okamžité dodání na jedno sběrné místo, kterým je účetní oddělení. Další přidanou hodnotou je šetrnost k životnímu prostředí, což je pro nás významné hledisko,“ popisuje Petra Kopecká, tisková mluvčí Raiffeisenbank. „Nevýhodou může být riziko, že e-mail z nějakého důvodu spadne do spamu, nicméně toto je vyřešeno automatickým upozorněním v e-mailu kolegyň z účtárny, které si ze spamu zprávu vyzvednou,“ dodává Petra Kopecká.

Pokud má být ekologický přínos e-faktur reálný, musí se udržet v elektronické podobě po celou svoji životnost. To znamená, že je příjemce poté, co je elektronicky obdrží, nevytiskne a nezaloží do šanonu.

„Elektronická fakturace umožňuje zasílání faktur od vystavitele k příjemci v elektronické podobě, a to ve formátu strukturovaných dat, která se z faktury automatizovaně načítají do účetního softwaru příjemce. V takovém případě se v průběhu celého procesu faktura objevuje pouze v elektronické verzi a není nutné ji tisknout. K tomu, aby byl celý postup od vytvoření e-faktury dodavatelem po založení u odběratele elektronizován, musí všichni zúčastnění využívat účetní systémy, které umí elektronické faktury zpracovat,“ zdůrazňuje Bohuslav Čížek.

V současné době tuto funkci nabízí většina účetních softwarů, a proto by využívání e-faktur nemělo nic bránit. „Formát ISDOC získal zvláštní podporu. Ministerstvo financí uzavřelo s předními českými výrobci ekonomických informačních systémů Deklaraci o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR. Výrobci přislíbili, že ve svých systémech zavedou formát ISDOC a že v případě nástupu evropského formátu elektronických faktur tento formát nebo své systémy následně upraví tak, aby bylo možné budoucí evropské formáty zpracovávat,“ podotýká Bohuslav Čížek.

Stát zaspal

Nevyužitý potenciál mají zatím e-faktury v oblasti státu a dalších veřejných institucí. Akceptace elektronických faktur totiž ve veřejné sféře stále naráží na bariéry. Doposud totiž orgány státní správy a samospráv často nemají zcela připraveny interní procesy na příjem, zprocesování a archivaci e-faktur, respektive na realizaci celého životního cyklu faktury v elektronické podobě.

Svaz průmyslu a dopravy ČR chce proto zavedení a rychlé rozšíření práce s e-fakturami i do orgánů veřejné sféry povzbudit. E-faktura by mohla komunikaci mezi firmami a veřejnou sférou zjednodušit, a tím zefektivnit. Výhodou je nejen úspora nákladů a nižší administrativní náročnost ze strany státu, ale zejména časová úspora a snížení administrativní zátěže pro řadu firem. Firmy by pak mohly více využívat e-faktury i v soukromé sféře při obchodním styku.

„Zejména střední a větší firmy dnes již využívají E-fakturaci a bude pro ně jednodušší využívat jednu formu komunikace jak se státem, tak v obchodním vztahu mezi firmami. Je to jeden z prvních kroků v rámci realizace úplného elektronického podání, na nějž bude snazší navázat dalšími elektronickými službami ze strany státu, které budou dále přínosné pro komunikaci firem a státní sféry,“ uvádí viceprezidentka Svazu průmyslu a dopravy ČR Milena Jabůrková.

Tato oblast ukazuje, že právě stát v Česku brzdí rozšiřování digitalizace do dalších oblastí. „Elektronizace a digitalizace jsou přirozeným trendem a v mnoha případech mohou usnadnit plnění povinností a snížit chybovost a náklady. Některé firmy ale naráží na tak zvanou papírovou zvyklost. Proto jsme se rozhodli ve spolupráci s Ministerstvem financí a Generálním finančním ředitelstvím zveřejnit podrobnější informativní zprávu, která firmám práci s e-fakturou víc přiblíží,“ uzavírá Milena Jabůrková.

Dalibor Dostál