English version
Pravidelné vystavování faktur účetními v malých firmách nebo samostatnými živnostníky bylo dlouhá léta spojeno s předpřipravenými šablonami v excelových tabulkách. V posledních letech však přibývá specializovaných fakturačních programů, které fungují online. Některé nabízejí i bezplatnou free verzi.
Prakticky všechny fakturační programy mají běžné nástroje, jako jsou QR platby na vydaných fakturách, volbu cizího jazyka, možnost tisknout ve formátu pdf a odeslat fakturu následně e-mailem, případně importovat faktury z jiného programu. Na vydanou fakturu je možné přidat firemní logo, razítko či podpis.
Téměř všechny programy navíc nabízejí přístup z mobilu a do pěti klientů mají free verzi. Kdo chce však vést ještě online účetní evidenci, mít přehled nad skladovými zásobami nebo knihou jízd, musí nad volbou programu zapřemýšlet.
Nástup komplexních řešení
V současné době většina majitelů firem řeší vedení účetnictví tak, že v jednom online programu vystavují faktury, v druhém softwaru zpracovávají účetní evidenci a ve třetím případně vedou EET. „Často se stává, že klienti fakturují například v iDokladu a účetní si pak faktury stahují do Money S3, kde je dále zpracovávají. To stojí čas a je to zbytečné, “ říká Václav Pospíšil z iÚčto.cz, které se zaměřuje na propojení fakturace s on-line účetnictvím.
Podle odborníků je přitom důležité faktury elektronicky nejen zpracovávat, ale také zasílat a poté archivovat. „Ekonomika roste, roste dobrá kondice firem, roste množství zákazníků a obchodních partnerů. Rostou také ceny vstupů. Růst ceny energií je již tradiční. Nově a překvapivě je zde meziroční růst ceny buničiny až o polovinu a tím i papíru. Papírová faktura se prodraží, nehledě na velikosti sumy, která je na ní obsažená,“ upozorňuje Jan Mrvík, výkonný ředitel společnosti Editel.
Především malé firmy a živnostníci vystavující faktury na nižší částky by přitom podle něj měli na ekonomiku celého procesu dávat velký pozor. „Nejsme daleko od hranice, kdy vystavit papírovou fakturu bude dražší, než cena za zboží či službu ke které je tato faktura vystavena. A kde tato hranice může ležet? Třeba už blízko hodnoty 50 korun. Potom vystavit fakturu na 50 korun je jako dát toto zboží zadarmo. Když se vystaví faktura za zboží na 100 korun tak je to vlastně za půl zdarma. Dalším přístupem je připočíst náklad na fakturu k ceně zboží a rozloučit se konkurenční výhodou v podobě ceny,“ poukazuje Jan Mrvík.
Přehled nejvyužívanějších fakturačních programů:
Vyfakturuj – nabízí možnost nastavení pravidelných faktur. Posílá SMS o zaplacené faktuře. Za 169 Kč Kč měsíčně nabízí importovat informace od konkurence (šalamounsky hned na první stránce) a další přístup.
SuperFaktura – základní verze stojí 125 Kč na měsíc, posílá faktury i poštou, nabízí knihu jízd a evidenci skladu.
iUčto – vystavuje faktury online a vede i účetnictví. Za 250 Kč měsíčně: online fakturace, EET a podklady pro kontrolní hlášení. Primárně se však jedná o online účetní program, který může využít každý podnikatel, aniž by pro některé účetní kroky vyžadoval fyzicky účetní – závěrka, zpracování mezd, daň z příjmu.
iDoklad – za měsíční paušál 133 Kč je možné se napojit na EET. Nabízí možnost vytvoření podkladů pro daňové přiznání a správu pokladny.
Fakturoid – při měsíčním paušálu 160 Kč bez DPH nabízí přiznání k dani z příjmů fyzických osob a volbu ze 4 druhů faktur.
Elektronická faktura má podle něj náklady na úrovni desetiny ceny papírové faktury. „Na trhu je dnes celá řada řešení, jakým způsobem vystavit elektronickou fakturu. Od jednotlivých dokumentů na dílčích portálech, přes PDF verzi s elektronickým podpisem, až po komplexní fakturační proces v EDI, alias elektronickou fakturaci,“ dodává Jan Mrvík.
Výhoda pro auditory
Elektronická faktura nejen že výrazně sníží provozní náklady na fakturační proces, na vytvoření a zaslání jednotlivých faktur, ale také na zpracování objednávek, dodacích listů či přejímek zboží. „Navíc je po ruce i jejich elektronická archivace s auditní stopou pro účely zákona o DPH. Podle zákona o DPH je elektronická faktura rovna papírové,“ popisuje Jan Mrvík.
Sofistikované fakturační programy navíc umějí doklady automaticky zpracovávat. Takové řešení před časem instalovala síť Parfumerie Douglas. Použitá technologická služba Orion Invoice Flow automatizuje zpracování faktur v různých formátech bez nároků na obsluhu. „Služba sjednocuje všechny potřebné nástroje, aby uživatelé mohli plně využívat přínosy digitalizace účetnictví vždy v souladu s legislativou a bez ohledu na formáty dokladů,“ říká David Reichel, ředitel divize dodavatelské společnosti CCV eBusiness.
Bez lidského zásahu
Ke změně se síť obchodů rozhodla po interní analýze, ze které vyšel proces zpracování přijatých dokladů jako jeden z nejpracnějších. Nasazením nového systému firma ušetřila 80 procent práce s příjmem dokladů automatickým zpracováním z e-mailové schránky, extrahováním údajů z faktur a automatizovaným načtením 99 procent přijatých faktur přímo do účetního systému. Zároveň došlo k poklesu počtu dotazů na to, v jaké fázi procesu se zpracování konkrétních faktur nachází, na pouhou desetinu a také ke zrychlení úhrad přijatých faktur o 75 procent.
„Do procesu zpracování faktur je v tuzemské pobočce zainteresováno na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky. Specifikem jsou navíc mezinárodní faktury. Pokud dříve papírové doklady někomu ležely na stole, bylo obtížné zachovat pořádek a včasnost splatnosti. Po nasazení Orion Invoice Flow se komunikace s dodavateli a uvnitř firmy nad fakturami mnohonásobně snížila a ušetříme velké množství dříve vynakládané energie,“ uzavírá Milan Švihla, manažer IT ve společnosti Parfumerie Douglas.
Dalibor Dostál
