English version
V Číně firemní razítka skutečně nahrazují podpisy. Podnikové razítko znamená právní a reprezentativní evidenci firemních aktivit v zahraničí. Člověk ve firmě, který má autorizaci k držení firemního razítka, je pouze dočasný správce razítka a všechna práva a závazky jdou na vrub společnosti, nikoliv správce či držitele razítka.
Zahraniční společnosti v Číně si musí nechat vyrobit firemní razítko ihned po jejich registraci u Administration for Market Regulations (AMR). Firemní razítko obsahuje celé jméno společnosti v čínštině a musí být zapsané u Public Security Bureau (PSB).
Pět hlavních typů firemních razítek v Číně
Vedle oficiálního firemního razítka bude společnost potřebovat ještě několik dalších razítek – každé pro jiný účel a použití na různých typech úředních dokumentů – záleží samozřejmě na rozsahu a druhu podnikání. Existuje 5 hlavních druhů firemních razítek a některá další mohou být použita pro speciální situace. Některá razítka mohou mít v držení různí pověření lidé.
Oficiální firemní razítko
Oficiální firemní razítko je požadováno na jakýkoliv podepsaný důležitý dokument, např. poskytnutí oprávnění při založení bankovního účtu nebo při změně firemního jména či předmětu podnikání. Oficiální firemní razítko má nejširší použití mezi všemi razítky a symbolizuje práva daného zástupce firmy.
Všechny dopisy, oficiální dokumenty a smlouvy vystavené na jméno společnosti, certifikáty a další firemní materiály, které právně zavazují společnost, využívají toto razítko. Nicméně za jistých okolností, mohou některé dokumenty vyžadovat jiný druh razítka, např. faktury musí být orazítkovány speciálním fakturačním razítkem.
Finanční razítko
Finanční razítko je používáno při otevření bankovního účtu, vydání šeků, ověřování finančních dokumentů jako např. daňové přiznání a různé bankovní transakce. Jedná se sice o povinné razítko, nicméně firemní razítko jej může často nahradit. To je důvod, proč firmy často nechávají firemní a finanční razítka odděleně, aby se vyhnuly špatnému použití. Finanční razítko musí být zaregistrováno u PSB a firemní banky.
Osobní razítko zástupce firmy
Toto osobní razítko vlastní pouze právní zástupce firmy, který je hlavní řídící osobou ve firmě, jehož jméno je uvedeno na obchodní licenci a má oprávnění vstupovat ve jménu firmy do různých závazků. Firma může mít pouze jednoho takovéhoto právního zástupce. Toto razítko zástupce společnosti může být použito místo podpisu anebo společně s ním. Při registraci musí být zaregistrováno u PSB a u firemní banky.
Razítko na smlouvy
Mnoho firem používá na podpis kontraktů s jejich zaměstnanci nebo klienty toto razítko na smlouvy. Není zákonem povinné, ale může být použito namísto firemního razítka na smlouvách. Toto razítko má menší váhu než firemní razítko, což je snadnější pro delegování osob.
Fakturační (fapiao) razítko
Toto razítko je povinné při vydávání oficiálních faktur a daňových stvrzenek (fapiao).
Elektronické razítko
Elektronické razítko je digitální ekvivalent razítek používaných pro online transakce, včetně finančních a smluvních. Podle zákona o elektronických podpisech z roku 2019 mají elektronická razítko stejnou váhu jako fyzická razítka.
Celní razítko
Toto razítko je užíváno pro celní deklarace při exportu a importu zboží. Jedná se o povinné razítko pro firmy zabývající se cross-border obchodem.
Ostatní typy razítek
Ačkoliv je povinné pouze firemní razítko, finanční a celní (když je třeba), různé vládní úřady mohou požadovat I jiná razítka pro specifické účely. Např. vládní úřad může požadovat dokument orazítkovaný firemním razítkem mateřské firmy zahraničního investora.
Zabezpečení firemních razítek
V poslední době se v Číně vyskytují případy, které zahrnují zneužití, zpronevěření či padělání firemních razítek. Vzhledem k tomu, že se jedná i o velké čínské společnosti, pouze dokazuje, že použití a vlastnictví firemního razítka v Číně přináší obrovskou moc. Proto se doporučuje, aby firmy důkladně zabezpečily jejich firemní razítka a zamezily tak jejich odcizení nebo zneužití.
Razítka nemusí nutně držet pouze jedna osoba, často mají různá razítka v držení různá oddělení. Firmy si také mohou zvolit, že všechna razítka musí být použita pouze s firemním razítkem, což je další ochrana. Razítka jsou také často používána dohromady s podpisem oprávněné osoby, což je opět další možnost zlepšení ochrany.
Nicméně je doporučeno, aby měla razítka v držení pouze spolehlivá osoba a mít dobře nastaveny vnitřní kontroly k jejich použití. Kromě vlastníků společnosti se nedoporučuje, aby se všechna razítka poskytla jedné osobě. Vzhledem k důležitosti razítek v Číně se firmám doporučují pravidelné právní a personální audity, které zabezpečí vnitřní kontrolní mechanismy a minimalizují rizika spojená s nevhodným použitím firemních razítek.
Zahraniční kancelář CzechTrade Šanghaj
