Jsou české firmy digitálně zralé?

Lze k ní ovšem přistoupit mnoha způsoby, ale ne všechny vedou k cíli. To je téma pro Tomáše Krýsla z poradenské firmy ATERRA.

Objevuje se termín digitální zralost firmy. Co si pod ním představit?

Digitální zralost je bohužel těžko měřitelná, protože závisí na velikosti firem, počtu zaměstnanců, ale také komplexitě firemních procesů. Stav firemních procesů, jak jsou definované ve směrnicích nebo ve firemní dokumentaci, jak jsou v praxi odladěné, jak jsou stabilní – tedy kolik mají výjimek – a hlavně jak jsou dodržovány zaměstnanci, to všechno přímo ovlivňuje i digitální zralost firmy.

Obecně se dá říct, že větší firmy s více zaměstnanci musejí mít své procesy lépe popsány a dodržovány, protože jinak by nebyly efektivní. Tato situace logicky nahrává tomu, aby jejich digitální zralost byla na vyšší úrovni. Nikdy totiž nejde proces zdigitalizovat, pokud není na papíře a ve skutečnosti dostatečně odladěn a funkční.

Vidíte v českých firmách nějaké digitalizační trendy?

Toto je velmi široké téma, protože v poslední době díky zlevňování komponentů a vyšší dostupnosti mobilních technologií se na trhu objevuje mnoho zajímavých nápadů. V logistice to mohou být mobilní aplikace pro řidiče, které komunikují s centrálou a zajišťují digitální předávání doprovodných přepravních dokumentů, jako je třeba e‑CRM, nebo například chytré skladovací systémy.

Skladové hospodářství má asi největší potenciál, protože s rostoucí globalizací se razantně zvyšuje množství přepravovaného zboží, a tím pádem se strmě zvyšují nároky na skladovací místa. Je logické, že manažeři skladů se snaží skladovací místa maximálně využít, a proto je pro ně klíčové pracovat s takovou automatizací, která umožní rozpoznat, zda je skladové místo prázdné, na jak dlouho, a umístit do něj zboží pouze na určitou dobu. Dynamika indexace skladových míst se tímto velmi zrychluje a nabývá na komplexitě.

Zajímavá je také oblast komunikace mezi dodavatelem a odběratelem například v rámci výměny faktur. Snad každá firma se snaží mít většinu přijatých faktur již pouze v digitální podobě a zasílat je pouze elektronicky. Často si firmy vypomáhají tím, že přijaté dokumenty digitalizují a data z nich automaticky vyčítají pomocí různých nástrojů.

V této oblasti lze však jít ještě o krok dál. V mnoha případech zjistíte, že dodavatel a odběratel používá stejný SW pro účetnictví nebo oběh faktur, a potom není nic jednoduššího než propojit tyto nástroje přímo. K přesunu dodacích a fakturačních dat potom dochází přímo mezi softwarovými nástroji a člověk se vůbec nemusí zapojit.

Jak jsem zmiňoval výše, v rámci administrativních procesů – a zejména tam, kde jednotlivé systémy nelze z nějakého důvodu propojit, třeba kvůli nekompatibilitě formátů – lze s výhodou použít RPA, tedy robotickou automatizaci administrativních procesů.

Dokonce i velký Microsoft integroval tyto nástroje do svých Power Tools a tím pádem i standardní předplatitel MS 365 má možnost si na tyto nástroje sáhnout a využít je pro automatizaci tak banálních situací, jako je například stahování výpisů z banky, kontrolování e‑mailových a datových schránek nebo třeba při monitoringu cen konkurence.

Jak to všechno souvisí s digitální zralostí?

Čím má firma vyšší digitální zralost, tím více dat pro svůj provoz sbírá, monitoruje a skladuje. V některých případech se z toho ale může stát až obsese. Firma má všude různá čidla a každou minutu generuje megabity dat. Taková situace také není zdravá a kromě nákladů na infrastrukturu může znamenat i demotivaci zaměstnanců s daty pracovat. Vždy je potřeba dobře definovat a zacílit na to, co potřebuji měřit a jaké informace chci z měření získat pro řízení daného procesu. Pokud se tak nestane, mohou firmy snadno uvíznout v datovém paradoxu…

To je stav, na který poukázal loňský výzkum firmy Forrester Consulting zpracovaný pro Dell Technologies. Ten zjistil, že více než polovina světových firem je daty zahlcena a neumí s nimi efektivně zacházet. Jinými slovy, sbírají data tak rychle a v takovém množství, že je nedokážou zpracovat a využít.

Mimochodem, jak ukazují grafy podílu nováčků, techniků, nadšenců a šampionů u nás a ve světě, nejsme na tom vůbec špatně.

Ano, mnozí žijí v omylu, že data jsou informace…

… což samozřejmě neplatí.

Proč je vůbec potřeba, aby firma své procesy digitalizovala?

Změny, které se za posledních pár let dějí kolem nás, nabírají na rychlosti. Pro popis rychlosti změny velmi rád používám graf, který demonstruje, za jak dlouho určitá technologie dosáhla 50 milionů uživatelů na trhu v USA. Například telefonu to trvalo 75 let, televizi 13 let, internetu už jenom 4 roky, ale třeba mobilní digitální hře Pokémon GO pouze 0,05 roku. To je naprosto ohromující rychlost změn a s tím je spojený i jejich dosah.

Dříve výrobci softwarů distribuovali své programy na pevných médiích, například CD nebo DVD. Ta musela být dopravena do kamenných obchodů, kam si je zákazníci museli přijít zakoupit. Rychlost byla tedy malá a dosah omezený.

Teď může výrobce softwaru pouze umístit daný program na svůj web anebo na weby specializované, takzvané Marketplace, odkud si je uživatelé ze všech koutů světa mohou jednoduše stáhnout. Kromě minimálních logistických nákladů mají výrobci prakticky celosvětový dosah a rychlost dodávky je okamžitá.

Aby firmy byly schopny tuto rychlost stíhat, nezbývá jim než své procesy digitalizovat. Už se tedy neptáme proč digitalizovat, ale co, kdy a jak.

Jaké kompetence a znalosti jsou pro digitální transformaci nezbytné?

Obecně platí, že pro úspěch digitální transformace potřebujete zaměstnance otevřené změnám. To samo o sobě je složité téma. Jak známo, změna bolí. A bolí tím víc, když přinese potenciální ztrátu pracovního statutu nebo i riziko ztráty pracovního místa. Ze zkušeností, právě z projektů robotické automatizace administrativních procesů, víme, že je nejlepší najít ambasadora změny. Což je většinou člověk, který rád zkoumá nové technologie, je změně otevřen a mezi svými kolegy má určitou autoritu.

V případě, že se jím zpracovávaný proces podaří zautomatizovat, je takový člověk potom přirozeným propagátorem dané změny a kolegové mu snáze uvěří, že změna je i pro ně dobrá. Tím spíše, když uvidí, že ani tento propagátor změny o své místo nepřišel.

Je jasné, že pro zvládnutí komplexní digitální transformace a transformačních projektů bude potřeba udělat změnu i ve firemní kultuře a komunikaci. To celé je spojeno i se změnou myšlení zaměstnanců směrem k analytickému myšlení pro hledání příležitostí pro změny, směrem ke kritickému myšlení pro vyhodnocování dopadů změn a zároveň směrem k sebemotivaci a rozvoji. To vše je potřeba při transformačních projektech podporovat a před projektem zaměstnance připravit.

Zajímavé ale je, že při transformačních projektech vedoucích ke zvýšení digitální zralosti firmy jsou samotné použité technologie až na konci přípravy celého projektu. Stav tvrdých i měkkých dovedností u lidí a jejich připravenost na změnu bývá jednou z prvních priorit, které je potřeba posuzovat. Ať implementujeme složitý CRM, nebo ERP systém, nebo automatizujeme jeden lokální administrativní proces, vždy úspěch závisí na schopnosti lidí změnu přijmout a realizovat ji.

Převzato z časopisu Komora. Autor článku: Petr Simon