Pět nejčastějších chyb českých firem v digitalizaci

Digitalizace může přinést firmám hodně pozitivního, pokud se ovšem provede správně. Řada českých společností ji ale buď podceňuje, nebo ji chápe zkresleně. Případně si myslí, že už digitalizované jsou, byť jde o dosti přehnané tvrzení. Jakých nejčastějších chyb se tedy při digitalizaci firmy dopouštějí? A co by měly dělat jinak? K tomu se na následujících řádcích vyjadřuje konzultant v oborech digitalizace a e-commerce Daniel Hutník.

1. Zkreslené představy o digitalizaci

Na různých konferencích padají desítky velmi složitých, až akademických definic digitalizace. Lidé z praxe pak o digitalizaci mají zkreslené představy, případně nad ní mávnou rukou jako nad nepraktickým a rádoby „trendy“ nesmyslem. Digitalizace se přitom dá definovat velmi jednoduše: vyhoďte papíry a propojte ve firmě za pomoci vhodných IT řešení všechno se vším. Výsledkem takto provedené integrace dat a digitalizace bude, že se prakticky na jeden klik dostanete k jakýmkoliv informacím z celé firmy a ty můžete dále analyzovat a interpretovat. Díky tomu odstraníte neefektivitu a ušetříte náklady.

Víte třeba, kolik máte v tuto chvíli produktu X na skladě ve městě Y? Kolik lidí je právě teď ve výrobě? Kolik jste měli včera obrat od půlnoci do šesti do rána? A kolik ve stejný den před rokem? Kdo z vašich pracovníků ve výrobě či ve skladu podal za minulý měsíc nejlepší výkon? Pokud tyto a obdobné informace nejste schopni zjistit ve svém online systému během minuty, tak vás skutečná digitalizace teprve čeká.

2. ERP není svatý grál

Řada firem se domnívá, že když mají funkční ERP, tedy software pro plánování podnikových zdrojů, tak mají v rámci digitalizace splněno. Tvrdí, že v ERP mají úplně všechno. Enterprise Resource Planning systémy sice opravdu umí řadu věcí, ale rozhodně neutáhnou celou digitalizaci ve firmě. Nejsou na to ani určené.

Lze doporučit nedělat z pick-upu rodinné auto a naopak. Používejte software skutečně jen k tomu, k čemu byl vyvinutý. Je to stejné, jako byste si chtěli v rychlovarné konvici ohřívat párky. Zpracovávejte v ERP mzdy či CRM, ale neřešte jeho prostřednictvím řízení výroby či e-shop. Pokud má vše fungovat, potřebujete nad ERP takzvaný „middleware“, tedy jakousi softwarovou mezivrstvu, která agreguje data z různých zdrojů.

3. Přeceňování krabicových řešení

Krabicové řešení software, na kterém bude digitalizace vaší firmy postavená, má své výhody, ale samozřejmě i velké limity. Firmy toto řešení často přeceňují. Pokud chcete dokonalou digitalizaci, potřebujete řešení na míru. IT konzultanti se u klientů často setkávají s poznámkou typu: „My nepotřebujeme nic velkého, stačí nám něco podobného, co má ten nebo onen přední prodejce elektroniky.“ Jenže právě ti často nechtěli žádná hotová ERP, CRM či skladová řešení a všechno si napsali na míru, proto je jejich systém tak robustní.

Firmy jsou optimistické, trápí je ale nedostatečná digitalizace státní správy

Podobně je na tom třeba jeden velký prodejce kosmetiky a parfémů, kde mají 170 vlastních programátorů. Nemusíte jít až do takových pozitivních extrémů, ale zároveň nedělejte tu chybu, že se stanete otrokem svého krabicového řešení, které vám digitalizaci výrazně zbrzdí, protože každá individuální úprava bude problém.

4. Firmou neprotékají informace

Aby byla digitalizace účinná, vedení firmy musí vědět, jaká data je zapotřebí sbírat. Často se v tomto míjí například s lidmi z výroby, které zpomalují v práci úplně jiné problémy, než si vedení myslí. Firmou dostatečně neprotékají informace a digitalizaci to blokuje. Neřeší pak totiž skutečné potíže, které společnost stojí čas a peníze.

Proto je dobré začít digitalizaci detailním průzkumem mezi lidmi ze všech složek firmy. Ptejte se jich, co je v praktickém provozu nejvíce štve. Právě takové problémy totiž digitalizace může pomoci řešit. A samozřejmě si také ujasněte vizi firmy včetně toho, proč se do digitalizace opravdu pouštíte. Pokud totiž digitalizované systémy jen sbírají data, která nikdo dále neřeší, pak to nemá smysl.

Například pokud majitel chce budovat miliardovou firmu, řeší nejmodernější inovace ve výrobě, ale v jeho tovární hale vám každý řekne, že výrobu zpomaluje nedostatečný počet toalet a dlouhé fronty na nich, pak sebelepší software nebude stačit.

5. Někteří lidé ve firmě házejí digitalizaci klacky pod nohy

K tomu dochází, pokud zaměstnancům nikdo detailně nevysvětlil, co přesně digitalizace přinese a jaké výhody to může mít i pro ně. Ano, ti, kteří moc nepracují a doteď se jim to dařilo skrývat, začnou mít problémy, protože díky digitalizaci budou okamžitě odhaleni. Ale pracovité a třeba trochu nedoceněné lidi snadno motivujete tím, že se jednak zbaví lenochů, kteří jejich vlastní práci komplikovali, a jednak budou jejich výsledky vidět černé na bílém, dostanou větší bonusy a podobně.

Střední management se zase někdy děsí, že majitel či ředitel firmy jim příliš uvidí pod ruce. Ale na druhou stranu mohou mít méně práce s reportingem a papíry, výrazně se jim zjednoduší byrokracie. A daleko efektivněji budou moci hodnotit svůj tým dle skutečných výsledků práce.

Někdy má digitalizace skutečně ten dopad, že se část zaměstnanců vymění. Ale často odejdou právě ti méně schopní, na které je najednou vidět.

Redakčně upravená tisková zpráva