Projektový koučink – efektivní nástroj motivace projektových týmů a zaměstnanců



Jednou z výzev, kterou mají, je, že musí umět motivovat svůj tým. Je tedy důležité, aby posílili a povzbudili členy týmu ke zlepšení jejich schopností, postojů a empatie k zákazníkům, aby tak získali lepší výsledky. Skutečné koučování se tak stává efektivním procesem, který pomáhá dosahovat snadněji vytyčených cílů a zlepšovat výkon členů týmu.

Existuje mnoho způsobů a modelů koučování, například GROW, SUCCESS, WHAT, TGROW, CREATE a podobně. V tomto článku se budeme zabývat především základními myšlenkami většiny modelů. Těmi jsou kompetence kouče, vztah založený na důvěře, orientace na cíle a rozvoj uvědomění koučovaného.

Kompetence kouče by měly svým způsobem naplňovat ty oblasti klienta, ve kterých potřebuje koučování. Kouč nemusí být v dané oblasti odborníkem, ale měl by být schopen ukázat a vysvětlit požadované chování. Kompetentní kouč umožňuje koučujícímu rozvíjet pocit důvěry v koučovací vztah.

Důvěra je rozhodujícím faktorem pro úspěšné koučování. Bez důvěry nemůže existovat žádný vztah. Koučování představuje spolupráci dvou osob, a proto prvním krokem v rozvoji koučovacího vztahu je vytvoření důvěry.

A jak vytvořit důvěru?

Důvěra je rozvíjena otevřeností, čestností, respektem a ohleduplností. Je to mocná zbraň v rukou zkušených obchodníků a lídrů. Charakteristické vlastnosti důvěryhodného lídra jsou: aktivně naslouchat, přinášet výsledky, jednat eticky a být transparentní. Nízká úroveň důvěry pak silně oslabuje koučovací vztah.

Kouč má kromě vytváření vztahu důvěry také odpovědnost za nastavení charakteru vztahu. S tím, jak narůstá mezi účastníky koučování důvěra, začíná také růst očekávání. V této chvíli kouč a klient domlouvají dílčí kontrakt, cíle a výstup koučování. Úkolem kouče není hned definovat očekávané výsledky, ale jde spíše o definování výsledků, jejichž motivací je snaha o spolupráci, která vede k jasně definovaným a vzájemně přijatelným cílům.

Cíle a výsledky koučovacího vztahu se v projektech často zaměřují na pět oblastí: získávání nových znalostí, rozvoj dovedností, osobní nebo životní rovnováhu, zlepšení výkonu a osobní rozvoj. Těchto pět oblastí je uspořádáno od nejméně složitých a méně časově náročných až po nejsložitější a časově náročné.

Koučování zaměřené na získání nových znalostí – nabytí znalostí potřebných k dokončení úkolu nebo projektu. Příklady zahrnují školení softwaru pro řízení projektů nebo metody řízení. Tento typ koučování je nejjednodušší a nejobecnější, který lze vytvořit a realizovat. Jedná se o efektivní metodu koučování v době, kdy jsou do týmu přivedeni noví členové nebo kdy projektový tým má využívat nové nástroje a procesy.

Rozvíjení nedostatků

Koučování zaměřené na budování dovedností se zaměřuje na způsoby, jak rozvíjet nedostatky v měkkých dovednostech, s nimiž se může člen týmu setkat. Řízení konfliktů, vedení, interpersonální komunikace atd. Tento typ koučinku volíme, pokud se v týmu vyskytují konflikty, členové týmu jsou nedostatečně zapojeni nebo se nepodílejí na tvorbě týmové kultury.

Koučování osobní / životní rovnováhy se zaměřuje na řešení nepracovních oblastí, které negativně ovlivňují výkon zaměstnanců. Zaměřuje se na odstraňování překážek, které brání vysokému výkonu, jako jsou postoje, stres nebo sebedůvěra. Tento typ koučinku vyžaduje vysokou úroveň důvěry mezi koučem a koučovaným a volíme ho, když k vám přijde člen týmu s otázkami životní rovnováhy nebo projevy stresu nebo strachu, které brání aktivnímu zapojení do projektu a týmové práce.

Výkonnostní koučování

Zaměřuje se na poskytování podpory projektového týmu nebo členovi týmu nebo na jejich školení, aby mohli dosáhnout konkrétních cílů nebo dokončit konkrétní aktivity. Tento typ koučinku může zahrnovat instrukce, jak provádět rozhovory se zúčastněnými stranami nebo usnadnit jednání s koncovými uživateli pro aktuální projekt.

Koučování osobního rozvoje je nejsložitější a časově náročnější typ koučování a vyžaduje velké odhodlání kouče a koučované osoby. Tento typ koučinku bývá vhodný pro to, aby koučovaná osoba získala dovednosti a sebevědomí, aby pak převzala náročnější a přínosnější práci.

Jakmile si ujasníte jednotlivé typy koučování, budete schopni identifikovat oblast, která bude odpovídat potřebám koučované osoby. Pro realizaci účinného koučování se osvědčilo dodržet následující fáze:

• Pozorujte jednotlivce.
  Co dělá tato osoba, a proč si myslíte, že je pro ni vhodné koučování? Kde a jak tato osoba ovlivňuje výsledek projektu?
• Identifikujte oblasti ke zlepšení.
  Například nedostatek znalostí, dovedností, nedostatek sebevědomí atp.
• Ověřte si své pozorování.
  Informujte se u ostatních manažerů / kolegů, abyste získali jejich zpětnou vazbu, a to buď jejich pozorováním, nebo dotazem přes otevřené otázky.
• Zapojte jednotlivce.
  Jakmile se potvrdí potřeba koučování, vyzvěte jednotlivce, aby se aktivně zapojili do procesu koučování. Vysvětlete jim, jak proces koučování funguje, aby porozuměli vašim očekáváním.
• Spolupracujte na cílech a očekávaných výsledcích.
  Podělte se o oblasti ke zlepšení, které jste identifikovali jako součást svých pozorování.
• Uvědomte si, že nechcete, aby vznikl pocit „povinnosti“ zapojení, ale aby vznikl pocit, kdy klient „chce“.
  Aktivně diskutujte a spolupracujte na tom, jaká pomoc je potřebná a jaká opatření by měla být přijata k provedení požadovaných změn.
• Dohodněte se na akčním plánu.
  V koučování je důležité partnerství a dohoda o cílech a očekávaných výsledcích. Ujistěte se, že jsou vaše očekávání rozumná.
• Jako kouč poskytněte konkrétní a věcnou zpětnou vazbu.
  Klient musí vědět, že je na správné cestě. Když se naskytne příležitost, nezapomeňte dát pochvalu, je to důležitá součást koučování.
• Pravidelně sledujte postup.
  Účelem je ujištění, že se naučené a získané dovednosti, znalosti, chování a pokrok dějí dle očekávání. Je to také vhodný čas na hledání nových příležitostí pro koučování.

Jak víte, že koučování bylo úspěšné?

Kvantifikace efektu koučování na výkonnost organizace bývá obtížná, protože efekt je zředěn velikostí organizace. Můžete však určit vliv koučování na konkrétní výsledky projektu, protože kouč přímo ovlivňuje úspěch projektů, kterých se účastní.

Kritéria úspěchu vyplývají z cílů a výsledků dohodnutých mezi stranami při plánování koučinku. Závislost mezi mírou úspěchu koučování a cíli a výstupy je důvodem, proč je velmi důležité rozvíjet měřitelné, realistické a dosažitelné cíle a výstupy.

Pro projektové týmy mohou být tyto výsledky zaměřeny na konkrétní položky, jako je kvalita produkovaných výstupů, úroveň spokojenosti zákazníků nebo dosažení nákladových a milníkových cílů. Výstupem mohou být také nehmotné položky, jako je úroveň soudržnosti týmu nebo spolupráce.

Koučování je neocenitelným nástrojem nejen pro projektového manažera. Identifikací, kde je potřeba koučování, a poskytováním odpovídajících možností koučování zvyšují projektoví kouči šanci na úspěšné výsledky projektu a zároveň zvyšují výkonnost členů projektového týmu. Projektový manažer musí mít na paměti, že koučování nebude účinné pro jednotlivce, který nechce být koučován.

Pro projektového manažera je velmi důležité, aby byl schopen rozpoznat, kdy je potřeba koučování, a je tedy vhodné využít těchto příležitostí. Vhodným nastavením SMART cílů a následným osmistupňovým procesem popsaným v tomto článku projektový kouč zvýší úspěšnost týmu a úspěch projektu.

Převzato z časopisu Komora. Autor článku: Ing. Miroslav Czadek, MBA, Ph.D., LLM, člen ICF ČR, kouč v agilním a projektovém managementu