Šmejdi v účetnictví. Chyby i záměrné podvody ohrožují živnostníky a malé firmy



Vedení účetnictví je pro velkou část živnostníků a malých firem natolik komplikované, že jeho zpracování zadávají externím účetním nebo specializovaným firmám. Mnozí z nich žijí v klidu s přesvědčením, že je o jejich účetnictví dobře postaráno. Do doby, než je z omylu vyvede kontrola z Finančního úřadu.

Právě proto, že živnostník nebo majitel malé firmy nedokáže obvykle rozpoznat, zda je práce odváděná účetní firmou kvalitní nebo ne, může pro něj být návštěva kontrolorů a především jejich závěry velmi nepříjemným překvapením. Někdy proto, že účetní nezaznamenali některou změnu a účtují „postaru“, častěji proto, že si svoji práci ulehčují a doufají, že se „na to nepřijde“.

Těm nepoctivým do značné míry nahrává současná elektronizace účetních procesů, ale také nejednoznačný výklad toho, jak má správně vedené účetnictví vypadat. Mezer využívají nesolidní, často podvodné firmy, které za vedení účetnictví živnostníkům jen inkasují peníze, aniž by je skutečně prováděly v souladu se zákonem.

Elektronizace ztěžuje kontrolu

Dokud bylo účetnictví vedeno v papírové podobě, mohl si i laik zkontrolovat, zda je každý doklad řádně zaúčtován. Ke každému totiž byla vystavena takzvaná „košilka“, která obsahovala nejen základní údaje o daném účetním dokladu, ale také podpis konkrétního účetního a datum jeho zpracování.

V současnosti však stále více účetních košilky nevystavuje s tím, že všechny důležité informace jsou v datové podobě ve specializovaném účetním programu. Na fakturu a další doklady často uvedou jen číslo, pod kterým je doklad zaúčtovaný. Finanční správa však upozorňuje podnikatele, že takto zpracovaný doklad neodpovídá požadavkům na řádné vedení účetnictví.

„Zákon o účetnictví stanoví náležitosti, které ‚musí‘ účetní doklad obsahovat. Pouhé uvedení nějakého čísla na faktuře je nedostačující,“ zdůrazňuje Lukáš Heřtus, mluvčí Finanční správy.

Daňový poplatník má podle Finanční správy povinnost doložit, jak byl konkrétní účetní doklad zaúčtován, zda se toto zaúčtování odrazilo ve výsledku hospodaření a v základu daně uvedeném v daňovém tvrzení. „Takzvaná ‚košilka‘ o zaúčtování dokladu se tak jeví jako nevhodnější nástroj pro zajištění jednoznačné vazby konkrétního dokladu na způsob jeho zaúčtování v účetních knihách s tím, že pokud by účetní jednotka preferovala jinou variantu, bylo by vhodné ji náležitě popsat v příslušné vnitropodnikové směrnici pro vedení účetnictví,“ zmiňuje Lukáš Heřtus.

S košilkou nebo bez?

Také seriózní účetní potvrzují, že za nimi občas přicházejí zákazníci, kteří mají účetnictví v katastrofálním stavu, přestože se jim o tuto oblast staraly externí firmy. „U některých klientů, kteří ke mně přicházejí, jsem viděla účetnictví v podobě pouze očíslovaných primárních dokladů a u jedné účetní jednotky dokonce ani neočíslovaných, kde tedy byly nějaké sestavy v podobně blížící se hlavní knihy, ale provázanost primárních dokladů s těmito sestavami byla velice problematická,“ říká Zuzana Pšeničková z Komory certifikovaných účetních a vítězka soutěže Účetní roku z let 2011 a 2012.

Na rozdíl od Finanční správy ale preferuje účtování v digitální podobě. „Jsem zástupce skupiny účetních, která tvrdí, že ‚košilky‘ v době elektronické již nejsou potřeba. Košilky k dokladům vždy zajišťovaly, aby účetní doklad měl všechny náležitosti, což bylo potřeba v době, kdy nebyl účetní software tak rozvinutý. Samotný primární doklad ještě není účetní doklad. Účetním dokladem se stává až po doplnění všech údajů, které požaduje zákon o účetnictví. Ten je ovšem zastaralý a nijak nerespektuje pokrok v účetních a jiných programech, takže je třeba pracovat s částmi tohoto zákona, které do něj vnesly myšlenky elektronického a podpisového záznamu, takže účetní doklad může být jen v elektronické podobě včetně podpisových záznamů. Používání košilek považuji dlouhodobě za naprosto neekologické a za zcela překonaný postup,“ zmiňuje Zuzana Pšeničková.

Používání košilek považují za překonané také další odborníci. „Přestože byly ‚košilky‘ doposud poměrně hojně využívány, a možná stále ještě jsou, bylo či je to spíše díky síle zvyku, než pro naplnění požadavku legislativy. Prakticky vzato, v době elektronizace, včetně elektronizace účetnictví, může být používání košilek opravdu označeno za přežité,“ konstatuje Ludvík Gregas, manažer v oddělení daní Deloitte.

Podle jeho slov prakticky všechny povinné náležitosti účetního dokladu mohou být přeneseny do elektronické podoby – do záznamu v účetnictví. „Pokud účetní jednotka zajistí jednoznačné propojení mezi elektronickými údaji a zdrojovým dokladem, toto propojení je pak dostatečné uvedením stejného unikátního čísla na vlastním dokladu a v elektronické podobě,“ dodává Ludvík Grega.

Také Lukáš Heřtus z Finanční správy připouští, že za těchto okolností není průvodka dokladu v papírové formě nutná. „Takzvaná košilka není účetním dokladem  a není povinné ji k účetním dokladům přikládat, pokud budou účetní náležitosti uvedeny na příslušném dokladu jinou formou,“ potvrzuje Lukáš Heřtus.

Jenže právě argument o „překonaných košilkách“ používají kromě seriózních účetních firem pracujících s moderními postupy také podvodníci. Firmě vrátí účetní doklady s tím, že vše pečlivě vedou v elektronické podobě. V případě kontroly z finančního úřadu se však stává, že podvodná účetní firma není schopná data o elektronickém zpracování dokladů poskytnout, protože účtování jen předstírala a inkasovala peníze. Její zástupci přestanou brát telefony, reagovat na emaily a živnostník se ocitne v situaci, kdy nemá kontrolorům co poskytnout.

 Chcete data? Zaplaťte!

Druhou fintou „účetních šmejdů“ je, že za poskytnutí dat v elektronické podobě začnou požadovat „výpalné“. Argumentují tím, že poskytnutí dat je služba navíc. „Když jsme kvůli realizaci projektu v jiném regionu museli angažovat novou účetní firmu, než se kterou jsme předtím dlouhodobě spolupracovali, překvapilo nás, že nepoužívala při zaúčtování dokladů obvyklé ‚košilky‘. Účetní však tvrdila, že vše máme u ní v elektronické podobě. Když jsme však potřebovali Finančnímu úřadu doložit řádné vedení účetnictví, začala účetní požadovat téměř desetinásobek částky, kterou jsme měli ve smlouvě za vedení účetnictví. S tím, že data zpracovala na vlastním softwaru a tím pádem nejsou součástí smlouvy,“ uvedl svoji zkušenost podnikatel, který si nepřál zveřejnit svoje jméno.

Některé nekvalitní účetní firmy navíc používají elektronickou podobu účetnictví jako nástroj, jak si udržet klienty i proti jejich vůli. V okamžiku, kdy chce zákazník přejít ke konkurenci, oznámí mu, že mu elektronickou verzi účetnictví nevydají a pokud nebude pokračovat ve smluvním vztahu, nebude moci před úřady prokázat řádné vedení účetnictví za několik let. „Mezi účetní a klientem by měla panovat důvěra. Podle mě není správné klienta omezovat v tom, aby přešel k jiné účetní, to je jeho právo. Podle mého názoru by klient s takovou účetní firmou neměl spolupracovat,“ reaguje na tyto případy Blanka Štarmanová, daňová poradkyně společnosti Tax Adviser..

Špatné účetní prozradí chaos

Pro podnikatele je obtížné rozlišit, který účetní pracuje dobře a který ne. Některé signály mu však mohou napovědět. Pokud mu například účetní vrátí namísto pečlivě seřazeného šanonu zmatečný „salát“, měl by uvažovat minimálně o nezávislém posouzení správnosti takového účetnictví. Každý živnostník si například může zkontrolovat, zda má doklady od účetního seřazené podle toho, jak šly časově za sebou. „Chronologické řazení a číslování dokladů je základní účetní zvyklostí. V zákoně o účetnictví se mimo jiné uvádí, že účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů,“ upozorňuje Blanka Štarmanová. Malé firmy by tak měly mít chronologicky řazené účetnictví za všech okolností.

Omluvou pro účetní nemůže být ani to, pokud od firmy dostane podklady neutříděné. „Jestliže zákon o účetnictví stanoví, že účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu, potom je zcela logické že takové doklady by měly být řazeny tak, aby sledovaly jak okamžik jeho vydání nebo přijetí, tak i okamžiky zaúčtování. Je tedy logické, že jsou řazeny chronologicky, i když to takto konkrétně zákon o účetnictví nestanoví,“ zmiňuje Lukáš Heřtus.

U živnostníků nejsou povinnosti tak striktní. „OSVČ nemusí vést účetnictví, ale jen daňovou evidenci podle zákona o daních z příjmů. V zákoně o daních z příjmů se stanoví pouze, že tato evidence obsahuje údaje o příjmech a výdajích, v členění potřebném pro zjištění základu daně, a o majetku a dluzích,“ dodává Blanka Štarmanová.

Účetní by měli mezi všemi profesemi patřit k těm nepřesnějším a nejsvědomitějším. Náznak, že něco není v pořádku, tak může přinést i to, pokud účetní opakovaně dochází na schůzky pozdě nebo odevzdává dílčí vyúčtování po dohodnutém termínu.  

Jednostranné zvyšování ceny

Další signál, který může upozornit na neseriózní účetní firmy, je jednostranné zvyšování ceny za odvedenou práci. Odborníci například nedoporučují, aby podnikatelé s účetními sjednávali odměny ve formě hodinové sazby za odvedenou práci. Ta je totiž velmi subjektivní a právě podvodné či nesolidní účetní firmy se často snaží vydělat na jednostranném navyšování ceny, které zdůvodňují tím, že na účetnictví strávili výrazně více času, než původně odhadovali.

„V případě smluv o dílo je vždy nezbytné otázku nastavení ceny pečlivě zvážit s ohledem na okolnosti konkrétního případu. Zhotovitel, jakožto profesionál ve svém oboru, by měl být schopen objednateli říct, kolik hodin nad kterou činností stráví, a to alespoň odhadem, nebo určitým rozmezím. Pokud zhotoviteli ke správnému určení nezbytného času chybí nějaké podklady, měl by si je od objednatele pro tento účel vyžádat,“ říká Ivan Rámeš, partner advokátní kanceláře Havel & Partners.

U účetnictví se přitom nabízí vhodnější, a především objektivně kontrolovatelné stanovování cen. Obvyklé je třeba podle množství zaúčtovaných dokladů nebo podle počtu zaměstnanců, pro které se zpracovávají mzdy a podobně. Pokud firma na hodinový tarif u účetních přeci jen přistoupí, měla by jej ve smlouvě zastropovat horní hranicí.

„Je-li cena sjednána hodinovou sazbou, je zcela určitě praktické sjednat předpokládaný neboli odhadovaný, počet hodin, které bude zhotovitel k provedení díla, respektive jednotlivých prací potřebovat, a to písemně přímo do smlouvy. V opačném případě může docházet při fakturaci na straně objednatele k nemilým překvapením, kdy fakturovaný počet hodin neočekával,“ dodává Ivan Rámeš. Podnikatelé upozorňují, že u některých účetních firem není výjimečné, pokud předen dohodnutý objem práce placený hodinovou mzdou bez pojistných mechanismů překročí dvakrát, ale i desetkrát.  

Ekonomika šlape, účetní nestíhají

Dalším trendem, který zvyšuje riziko pokut pro podnikatele je současné přetížení účetních. Ekonomika v současnosti šlape, objemy zakázek, faktur, nákupů investičního majetku a další účetní položky rostou, ale účetních adekvátně s tím nepřibývá. Jsou tak přetížení a dělají chyby, kterých by se za normálních okolností nedopustili. „Firma, kterou jinak pokládáme za seriózní společnost, poslala omylem naše kompletní účetnictví naší přímé konkurenci. Dozvěděli jsme se to díky tomu, že jsme byli v kopii e-mailu, který pracovník účetní firmy odeslal naší konkurenci nedopatřením narychlo během školení,“ popisuje svoji zkušenost další z podnikatelů.

Podobný přístup je podle odborníků neomluvitelný. „To je samozřejmě zcela nevhodný postup, účetní by měli chránit data klientů a nepoužívat takzvané ‚šmíráky‘ v účetnictví jiného klienta,“ zdůrazňuje Blanka Štarmanová.

Kromě podobných omylů vyzrazují účetní citlivé informace o klientech také kvůli nepozornosti nebo až přílišné spořivosti. K lepení účtenek do šanonů někteří používají například faktury či další doklady svých klientů. „Zjistil jsem, že jízdenky pro doložení cestovních příkazů nalepila účetní na pracovní verzi účetního deníku zcela jiné společnosti. Získali jsme tak detailní přehled o finanční situaci zcela cizí firmy. Když jsem si představil, že podobně lehkovážně zachází účetní také s našimi citlivými údaji, přerušili jsme s ní spolupráci,“ doplňuje tentýž podnikatel svoji další zkušenost.   

Povinné členství v komoře?

Živnostníci a malé firmy, které trpí důsledky činnosti nepoctivých účetních firem, proto požadují výrazné zlepšení svého postavení. Chtějí, aby účetní měli povinné členství v profesní komoře. Požadují také, aby podobně, jako u daňových poradců, byli účetní ze zákona pojištění na škody, které svým zákazníkům způsobí. Účetní se však povinnému členství brání. „Povinné členství a s tím související regulace není tou vhodnou cestou,“ říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.

Připouští však, že pro podnikatele je nyní velmi těžké poznat, komu mohou své účetnictví svěřit. „Rozlišit seriózní subjekt – profesionála s relevantní odborností a zkušeností není jednoduché a vzniká informační asymetrie mezi těmi podnikateli, kteří hledají, a podnikateli, kteří účetní služby nabízejí,“ souhlasí Libor Vašek.  

Nicméně odpovědnost za volbu účetního se snaží přenést na podnikatele. „Samozřejmě si uvědomujeme, že účetnictví zpracovávají i osoby nekvalifikované, ale podporujeme jiný směr, než je vytváření tlaku na povinné členství. Myslím si, že volba účetního poradce je odpovědností podnikatele, který si ho najímá a uzavírá s ním smluvní vztah. Je to podobné, jako když půjdete do obchodu a budete vybírat z několika podobných výrobků a bude jen na vás, který si koupíte. Pak také nesete důsledky toho, jaký ten výrobek byl, který jste si vybral,“ navazuje Libor Vašek.

Jenže rozdíl mezi nákupem rohlíku v obchodě a zpracováním účetnictví je výrazný. Kvůli chybně zpracovanému účetnictví se podnikatelé vystavují riziku výrazných sankcí ze strany Finanční správy. A zatímco spálené pečivo pozná na první pohled každý, odlišit nekvalitního účetního od schopné firmy je pro malé podnikatele často nemožné.

Aktivity účetních organizací v tomto ohledu zřejmě příliš nepomohou. „Naším cílem v Komoře je upozorňovat podnikatele na to, že vedení účetnictví je v prvé řadě jejich odpovědností a že nemají volbu svých poradců podceňovat. Letos jsme zavedli příspěvky do zpravodaje, který je distribuován členům Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR, které se dotýkají hrany odpovědnosti za účetnictví. Snažíme se prezentovat různými kanály certifikované účetní a Komoru, zdůrazňovat, že za nimi je odbornost a zkušenosti, které se nevyrovnají někomu, kdo účetnictví začal dělat nedávno a po rekvalifikačním kurzu,“ dodává Libor Vašek.

Dalibor Dostál