Stěhování sídla firmy může podnik připravit až o pětinu zaměstnanců



Tuzemské firmy i kvůli nedostatku zaměstnanců na trhu práce kladou stále více důraz na dobré pracovní prostředí. Také proto si podniky a samotní manažeři začínají v poslední době více uvědomovat, že stěhování může být pro zaměstnance problém a že může jít o bolavé téma. „Pokud se má firma stěhovat, měla by tak pro to mít opravdu podstatný důvod. Málokdy je totiž stěhování změnou samo o sobě, většinou je spojeno s dalšími aspekty, které mají dopad na celý styl práce zaměstnanců,“ popisuje Tomáš Poucha, ředitel Institutu interní komunikace.

Pokud už je stěhování nevyhnutelné, měli by podle Tomáše Pouchy šéfové s takovou informací nakládat velmi citlivě. „Velmi často se stává, že management ze stěhování dělá zbytečně velkou věc a vyvolá mezi zaměstnanci příliš vysoká očekávání, která ale neodpovídají realitě. I samotná komunikace by měla odpovídat velikosti změny. Je rozdíl mezi stěhováním o pár pater a stěhováním do nejžádanější lokality ve městě,“ upozorňuje Tomáš Poucha.

Stěhují se hlavně lidé

V každém případě by si firmy měly uvědomit, že aby se lidé vůbec stěhovat chtěli, musí pro to mít důvod. „Zatímco historicky to bylo za zdroji, dnes je to především kvůli lidem. Zároveň je však důležité, aby se v novém prostředí cítili příjemně – jen za takových okolností mohou být v práci spokojení a tím pádem i efektivní. Na to se však velmi často zapomíná,“ uvádí Jiří Bréda ze společnosti Mise HERo.

Reálnou situaci, jak to může vypadat, když se firma přestěhuje, si lze podle něj vyzkoušet na jednoduchém cvičení. Stačí skupině zaměstnancům slíbit ukázku nových, inteligentních a multifunkčních kanceláří, které jsou postavené tak, aby splňovaly všechny jejich požadavky. Pokud pak vedení firmy zaměstnance skutečně do ukázkových kanceláří pozve, budou zklamáni.

„I přesto, že jsme všechno dělali pro ně, chtěli jsme kancelář postavit tak, aby si v ní každý našel to své, na něco důležitého jsme zapomněli – a sice zeptat se zaměstnanců, co by vlastně v nových prostorách chtěli a potřebovali oni sami,“ popisuje Jiří Bréda a dodává: „Toto cvičení, jakkoliv se jeví banálně, je velmi dobré pro otevření očí a uvědomění si, že jde v první řadě o zaměstnance, a právě jich bychom se měli ptát, co je pro ně důležité.“

Bez pevného místa

Velmi populární jsou v dnešní době tak zvané hot desky – tedy kanceláře, kde jsou stoly, u kterých žádný člověk nemá své pevné místo. Kdo dřív přijde, ten dřív sedí. Není to ale pro zaměstnance spíše stresující? „Záleží na firemní kultuře a konkrétních lidech. Nesmíme jim nutit něco, co je primárně stresuje. Pokud zaměstnanci volají po home office, mohou být hot desky řešením. Pokud ale musí každý den do kanceláře, je logické, že v ní budou chtít mít své stálé místo,“ vysvětluje Jiří Bréda.

Firmy by při stěhování neměly zapomenout ani na další důležité věci. „Stěžejní je nejlepší možná příprava, dobrý průzkum, sběr dat a informací, vnímání potřeb lidí, jak zaměstnanců, tak nižších manažerů, spoluúčast, diskuze, zapojení, spoluzodpovědnost a v neposlední řadě také zábava a zážitek,“ popisuje David Řezníček ze společnosti Konsepti, která se zabývá návrhy interiérů a designovým nábytkem.

Podle něj je pro zaměstnance při stěhování důležitá především lokalita a dopravní dostupnost, dostupnost služeb jako jsou restaurace, jesle, fit centrum, kadeřnické a kosmetické služby či kino. Kromě toho také design, světlo, ergonomie a změny pracovních režimů během dne.

Nestěhovat nepořádek

Co nejlépe je nutné připravit také samotné přestěhování. Zanedbání každé drobnosti se pak může vymstít a přinést zmatek nebo vyšší náklady. V přípravné fázi je třeba zajistit dostatek bytelných a kvalitních stěhovacích krabic, tašek nebo přenosných boxů. Zapomenout se nesmí ani na výplňové materiály, proložky a bublinkové folie, aby přepravovaný materiál a technika nepřišly k úhoně.

Lidé zodpovědní za stěhování si také musí dobře promyslet systém vystěhovávání obsahu skříní a polic a jejich následné ukládání do krabic. Krabice je vždy nutné plnit obsahem z konkrétních místností a následně si je označit barevnými štítky, popisky nebo si vymyslet vlastní kódy pro šifrování jejich obsahu. Při vybalování tím ušetří mnoho nervů a energie.

Důležité je také již při vyklízení starých prostor myslet na pořádek v těch nových. Místo bezmyšlenkovitého přesouvání obsahu skříní rovnou do krabic by proto podnikatelé a manažeři měli mít chvíli čas promyslet, co se vlastně do krabice balí a zda tyto věci firma a její zaměstnanci ještě využijí, nebo zda se náhodou nejedná o starý, dosloužilý nebo přebytečný kus. Tímto způsobem se mohou zbavit velkého množství nepotřebných věcí, které v novém sídle firmy budou jen zabírat místo.

Nové prostory uzpůsobit týmové práci

Po přestěhování se přitom nezmění jen vybavení kanceláří, zásadní proměnou procházejí i samotní zaměstnanci a charakter práce. Ta se celoplošně mění v týmovou, když ve firmách je v současnosti dvakrát více týmů než před pěti lety. Množství činností, které vyžadují spolupráci, vzrostlo za tu dobu o 50 procent a právě týmovou prací tráví zaměstnanci až 80 procent času.

Vedle samotného pracovního prostředí, jak ho známe z minulosti, tak roste význam takzvané digitální kultury. Důležité je si uvědomit, že do roku 2020 budou 50 procent globální pracovní síly tvořit mileniálové a že bude celosvětový nedostatek 40 miliónů vysoce kvalifikovaných pracovníků a jen v Evropské unii podle odhadů Evropské komise 825 000 volných pozic v ICT. „Nejen při stěhování by měly firmy brát v potaz i fakt, že 50 procent pracovní síly bude takzvaně ‚digital natives‘ s přístupem k internetu 24 hodin denně sedm dnů v týdnu a možností pracovat odkudkoliv,“ uzavírá Petr Váša ze společnosti Microsoft.

Dalibor Dostál