English version
A to přesto, že v případě promeškání lhůty hrozí podnikům sankce do výše jednoho milionu korun. Podcenění situace by se tedy firmám nemuselo vyplatit. Jiří Hradský z advokátní kanceláře Sedlakova Legal pro všechny opozdilce připravil přehledný postup, jaké možnosti zavádění oznamovacího systému firmy mají a jak krok po kroku postupovat.
1. Určení bezpečných oznamovacích kanálů, přes které budou přijímána opatření
Doporučuji začít tím, že si určíte, jakým způsobem budete přijímat oznámení. Zákon říká, že firma musí zajistit možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, a ta možnost musí být zajištěna písemně, ústně nebo na žádost oznamovatele také osobně. Při vybírání oznamovacích kanálů je tak nutné myslet na všechny tři možnosti podání.
Tou nejsnazší a asi nejčastější cestou je volba příslušného externího softwaru. Ten pro firmy vyřeší písemné (elektronicky) a ústní oznámení (hlasová zpráva).
SPECIÁL: Změny pro podnikatele od roku 2024
Pokud se společnost rozhodne, že pro příjem oznámení využije vlastní zdroje, nabízí se e-mail a možnost telefonického oznámení. E-mail ale musí být zabezpečený tak, aby k němu neměl přístup nikdo jiný, než příslušná osoba (tedy ani IT administrátor) a nesmí být například přesměrovaný v době dovolených. To samé pak platí pro telefonní kontakt.
Softwarové řešení často automaticky počítá s pětiletou archivací, kterou vyžaduje zákon. I s tímto je nutné se technicky vypořádat.
Ať už společnost zvolí externí nebo interní řešení, nevyhne se nutnosti zajištění osobního oznámení. To znamená, že oznamovatel bude mít možnost s příslušnou osobou sednout v kavárně, kanceláři nebo kdekoliv jinde a oznámení učiní osobně. Příslušná osoba pořídí buď zvukovou nahrávku nebo protokol, do kterého vše sepíše, a to podle toho, zda se zvukovou nahrávkou bude oznamovatel souhlasit či nikoliv. Oznamovatel následně protokol podepíše a stvrdí tak, že oznámení bylo učiněno osobně.
Co zákon nestanovuje, je dostupnost oznamovacích kanálů. S ohledem na to, že má příslušná osoba sedmidenní lhůtu pro reakci na oznámení, měla by tomu odpovídat také dostupnost oznamovacích kanálů a zároveň také případná zastupitelnost příslušných osob.
Zákon o ochraně oznamovatelů už platí, menších firem se týká od prosince
2. Určení příslušné osoby, která bude zodpovědná za prošetření oznámení
Součástí nastavení oznamovacího systému je také výběr příslušné osoby či osob. V rámci zastupitelnosti – například v případě nemoci či dovolené doporučujeme vedení firmy určit alespoň dvě příslušné osoby. Je ale třeba myslet na to, že každá z nich musí být poučena o svých povinnostech, doložit výpis z rejstříku trestů, zavázat se k mlčenlivosti.
V případě porušení svých povinností jí pak hrozí pokuta do 100 000 korun. V případě, kdy společnost nedisponuje personálem, na který by mohla tuto roli delegovat, může oslovit například externí konzultanty, advokáty nebo jakoukoliv jinou osobu, která má dostatečné právní povědomí a bude svou činnost vykonávat nestranně a svědomitě.
U některých firem může být výhodné rozdělení pravomocí příslušné osoby na interní a externí. Interní příslušná osoba může řešit například porušení ochrany osobních údajů a externí pak trestné činy. V tom, jak jejich vztah nastaví, je pro společnosti ponechána poměrně velká volnost.
3. Příprava informačního dokumentu, který bude vyvěšen na webových stránkách firmy
Dalším krokem je příprava informačního dokumentu, ve kterém by mělo být popsáno, co lze oznamovat, přes jaké oznamovací kanály, kdo je příslušnou osobou, či jak bude probíhat oznámení. Neměla by zde chybět ani informace o tom, že se lze obrátit na externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti.
Informace pro oznamovatele musí být zveřejněny způsobem umožňující dálkový přístup. V informacích musí být uvedeno:
- jakými způsoby lze oznámení podat, včetně informací o možnosti podat oznámení externě,
- kdo je příslušná osoba (řešitel oznámení), její telefonní číslo a adresu pro doručování,
- zda vylučujete přijímání oznámení od dodavatelů, OSVČ (pozor, u AML povinných osob to úplně nejde).
Tyto informace dle aktuálních názorů musíte zveřejnit takovým způsobem, aby se k nim dostali všichni. Například pod veřejný odkaz na internetové stránky firmy.
4. Přijetí interní směrnice, která nastavuje pravidla pro řešení oznámení a přijímání opatření
Aby společnost splnila svou zákonnou povinnost, potřebuje k tomu přijmout interní směrnici, která musí procesně popsat to, na koho se tento nástroj vztahuje, kdo může oznamovat, kdo je příslušnou osobou, kdo bude přijímat nápravná opatření, jak se budou posuzovat oznámení či k čemu všemu má příslušná osoba přístup.
Whistleblowing: Malé firmy čekají nové povinnosti, velká očekávání nemají
Součástí směrnice musí být také informace o tom, jak budou jednotlivá oznámení řešena a že například nemůže dojít k odvetným opatřením (krácení výplaty či například výpověď ze zaměstnání).
5. Písemné seznámení příslušné osoby s jejími právy a povinnostmi
Posledním důležitým dokumentem je písemné poučení o právech a povinnostech příslušné osoby. Ten by jí měl být podepsán a jeho součástí by měl být již zmiňovaný výpis z rejstříku trestů. Povinnost písemného seznámení vyplývá přímo ze zákona.
6. Proškolení příslušné osoby, vedení a personálu společnosti
Pro každou skupinu by mělo být přizpůsobeno školení. Pokud nechcete nebo nemáte prostor proškolit všechny, je potřeba proškolit alespoň příslušnou osobu.
Tipy a rady na závěr:
Pokud potřebujete splnit zákonnou povinnost, můžete se nechat inspirovat například oznamovacím systémem, jak jej připravilo Ministerstvo spravedlnosti na stránkách oznamovatel.justice.cz.
Pokud se rozhodnete jmenovat pouze interní příslušné osoby, určitě si jich jmenujte více. Ze zkušeností můžeme potvrdit, že interní pracovníci jsou poté „klidnější“, že na to nejsou sami.
Pokud jste příslušnou osobou a přijde vám oznámení, u kterého si nejste jistí, zda jej řešit v rámci oznamovacího systému, doporučujeme jej řešit dle zákonných pravidel. Firmy by se neměly bát implementace všech procesů, jejich splnění není nijak složité a u menších podniků se implementace dá zvládnout v horizontu 14 dnů.
