English version
Nástrah dotačních projektů není málo. Úspěšný žadatel se podepsáním smlouvy o přidělení dotace zavazuje ke splnění podmínek definovaných mimo jiné operačním programem, výzvou či pokyny pro příjemce dotace. Patří k nim například dodržování pravidel pro výběr dodavatelů, předkládání monitorovacích zpráv, plnění závazných ukazatelů, archivace dokumentů či povinná publicita.
Pokud příjemce dotace podmínky nesplní, je pravděpodobné, že některá z kontrol nedostatky objeví. Podívejme se podrobněji na zkušenosti s kontrolami projektů v Operačním programu Podnikání a inovace (OPPI), předchůdci OPPIK, abychom snížili riziko problémů na minimum.
Zazvonit může místní finanční úřad, Praha i Brusel
S jistou nadsázkou lze říct, že dotační projekt může kontrolovat kdekdo. Podnikatel se musí připravit na kontrolory přicházející například z ministerstva průmyslu a obchodu (MPO), agentury CzechInvest, ministerstva financí (MF), finančních úřadů, Nejvyššího kontrolního úřadu (NKÚ), Evropské komise (EK) i Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
Roztříštěnost je dále znásobena tím, že úřady mnohdy postupují podle odlišných metodik. Lidsky řečeno: uklidňující verdikt ze strany MPO tedy bohužel neznamená, že finanční úřad v projektu chybu neodhalí.
Ke kontrolám dochází zejména v průběhu realizace projektu, případně v době udržitelnosti. Kontroloři se však mohou nahlásit i po jejím skončení. Naprostá většina kontrol je předem ohlášena, vyskytují se ovšem případy, kdy je příjemce dotace prověřován, aniž by se o tom dozvěděl.
Odlišuje se také délka, zaměření a důslednost kontrol. Některé trvají den, jiné by šlo označit za vícedenní zevrubné prověrky. Někdy se kontroluje pouze dokumentace, jindy věcná stránka projektu. Obvykle kontrola probíhá na místě, není ale výjimečné, že si kontroloři odvezou dokumenty s sebou a prohlédnou je ve stínu fikusů benjamínů rostoucích v jejich kanceláři.
Rozdělení rolí, účetnictví a obezřetnost
Vzhledem ke zmíněným odlišnostem by komplexní návod na přípravu před kontrolou vydal na velmi rozsáhlou publikaci blížící se počtem stran kombinaci Marxova Kapitálu a Malého Bobše od Josefa V. Plevy. K překvapení může dojít v podstatě kdykoli, existují však poměrně jednoduchá opatření, která dokáží průběh kontrol ulehčit.
Naprosto zásadním předpokladem pro eliminování rizik jak při realizaci projektu, tak v době jeho udržitelnosti, je ustanovení projektového týmu. Lidé by měli znát svoji roli a vědět, jestli nesou zodpovědnost za věcnou náplň prací, finanční stránku, komunikaci s orgány veřejné správy nebo za správnou archivaci dokumentů.
O úspěchu projektu rozhodují z pohledu poskytovatele dotace tzv. závazné ukazatele. Podle nich je totiž možné zhodnotit, jestli investované peníze přinesly odpovídající počet nových pracovních míst či podpořily vývoj smysluplného výrobku.
Podnikatel by tedy měl ukazatele nastavit realisticky a provést precizní analýzu toho, co všechno splnění závazných ukazatelů obnáší. Dotační podmínky sice umožňují závazný ukazatel snížit až o 10 procent, ale je vhodnější s touto možností předem nepočítat.
Realistický musí být i rozpočet. Při sestavování rozpočtu je nutné striktně oddělovat způsobilé a nezpůsobilé výdaje. Způsobilost výdajů vychází z podmínek uvedených ve výzvě a je vysoce pravděpodobné, že se kontrola zaměří právě na to, jestli dotace pokrývá pouze způsobilé výdaje projektu.
Bez důkladného oddělování položek se neobejde ani účtování. Jednak je zapotřebí způsobilé výdaje projektu vést na odděleném středisku, zakázce či pod jednotným analytickým znakem, jednak si daňový poradce nebo firemní účetní musí dát záležet, aby byl dotací pořízený majetek bez ohledu na svou hodnotu evidován na majetkových účtech. Pokud je dotace určena naopak na neinvestiční položky, je nutné vést způsobilé výdaje na účtech, které nespadají pod ty majetkové.
Dotační pravidla definují, v jaké situaci je zapotřebí úřadům hlásit změny vůči původnímu plánu. Kvůli možným rozdílům v interpretaci je více než vhodná opatrnost. I sebemenší pochybnost při změnách v projektu je vhodné s poskytovatelem dotace konzultovat a jeho reakci archivovat.
Při ukládání veškerých dokumentů – kontrolory zajímají pouze originály – je nutné pečlivě dodržet dobu archivace uvedenou v podmínkách poskytnutí dotace. Osvědčeným řešením je samostatný šanon umístění v centrálním skladu, který vytvoří systém a zamezí skartování důležitých dokumentů před uplynutím doby pro povinnou archivaci.
Součástí dotačních projektů je i jejich povinná publicita. V tomto případě platí otřepané „čím více, tím lépe“. Má-li příjemce povinnost umístit na místo realizace projektu pamětní plaketu, nechť vybere tu větší. Publicita je tím prvním, co kontroly vidí, a není výjimkou, že se kontroloři zaměří na rozměry informačních desek. Proč si tedy zbytečně přidělávat problémy?
Vždy připraven?
Spektrum kontrolovatelných položek je u dotačních projektů natolik široké, že naplnění pionýrského hesla „Vždy připraven!“ není v lidských silách reálné dosáhnout. Kontroly patří k nejvíce kritizovaným aspektům dotačních projektů. Proto je možné, že se úřady dohodnou na jejich zjednodušení a snad i sjednocení. Změny jsou však zatím ve stádiu úvah.
S realisticky nastaveným projektem, připravenou kompletní dokumentací a dokladem o konzultaci veškerých změn však lze rizika spojená s kontrolou projektu minimalizovat. Administrace dotačních projektů vyžaduje pečlivost, zkušenosti a trpělivost, jedině poté se oslavný přípitek po přidělení dotace v následujících měsících nepromění v nepříjemný bolehlav.
Přpraveno ve spolupráci se společností eNovation
Autor: Jana Feireislová, odbornice na metodické aspekty dotačních programů OPPI/OPPIK. Ve společnosti eNovation zodpovídá za přípravu žádostí a platbu, změnových řízení a monitorovacích zpráv projektů. Poskytuje komplexní poradenství spojené s realizační fází schválených projektů, má zkušenosti s administrací více jak 100 dotačních projektů různých velikostí.
