Náklady a financování projektu



Úvod

Převzato z knihy„Projektový management podle IPMA“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2009.

V rámci řízení nákladů projektu se odhadují náklady na jednotlivé pracovní balíky, subsystémy i na celý projekt a vytváří se rozpočet celého projektu. Součástí řízení nákladů je porovnávání plánovaných a skutečných nákladů v různých bodech projektu, odhady zbývajících nákladů a aktualizace finálního odhadu nákladů. Náklady jednotlivých výstupů (dodávek) musí být měřitelné a spočitatelné. Náklady na jakoukoli změnu musí být vypočteny, odsouhlaseny a zdokumentovány.

Součástí nákladů projektu jsou i přidělené poměrné části režijních položek (po rozpuštění režie do činností organizace vytvářejících výnosy), jako jsou náklady na kancelářské služby a na podpůrné procesy trvalé organizace. Rozpočet projektu musí obsahovat položku, která je držena jako rezerva pro krytí nepředvídatelných výdajů, jako jsou náhodné události, různé nároky třetích stran, reklamace nebo prosté překročení nákladů. Také mají být k dispozici určité fondy na odměny příznivých výsledků, jako je např. úspěšné řízení rizik nebo úspěšná realizace příležitosti.

Řízení projektu, programu nebo portfolia může přispět k analýze nové situace v nákladech na provoz a údržbu v trvalé organizaci po ukončení projektu nebo programu. Přidělování nákladových položek k projektu nebo do aktuálních provozních účtů v průběhu životního cyklu projektu bývá často problematické.

Množství proplacené práce musí souhlasit s tím, co projekt opravdu dodal a s termíny plateb dohodnutými ve smlouvách. Řízení projektu aplikuje různé metody pro monitorování, kontrolu a porozumění tomu, jaký je skutečný stav výstupu (dodávky), které práce je třeba vyfakturovat, a jak jsou aktuálně využívány zdroje (např. fakturace odpracovaných hodin dle výkazu práce od subdodavatele). Toto tvoří základ vykazování nákladů projektu a projektového kontrolingu.

Finanční řízení projektu zajišťuje, že ve všech fázích projektu jeho vedení ví, jak velké finanční zdroje jsou potřebné pro každý časový interval v projektu. Potřebné finanční zdroje závisí na nákladech projektu, na časovém harmonogramu a na platebních podmínkách stanovených ve smlouvě. Vedení projektu také analyzuje dostupné finanční zdroje a musí zvládat překračování jejich čerpání, nebo jejich nedostatečné čerpání.

V projektu musí existovat finanční rezervy (nárazníkový zásobník (buffer) či záchranná fiktivní činnost (float) a jejich nákladové ohodnocení, které budou k dispozici pro krytí neočekávaných požadavků v průběhu životního cyklu projektu. Budou-li použity zálohové platby, musí být prováděny se zvláštní starostlivostí a péčí, neboť bývají často zdrojem problémů. Cash flow projektu musí být neustále aktuálně spočítáno a vyhodnocováno. Příslušné akce reagující na stav cash flow a systém zpětné vazby završují manažerské aktivity, za které zodpovídá vedení projektu.

Finanční řízení projektu zahrnuje proces získávání financí tím nejrozumnějším a nejpříznivějším způsobem. Pro financování projektů, programů a portfolií existují různé možnosti: interní finanční zdroje, zdroje z přidružených společností či dceřiných firem, bankovní půjčky nebo různá konsorcia pro vybudování, provozování a prodej, případně sdílení vlastnictví toho, co může být projektem dodáno. Obvykle se takových aktivit účastní, či je přímo vede, finanční vedení (finanční ředitel) trvalé organizace. Pro daný projekt je třeba tyto možnosti přezkoumat a vhodnou z nich vybrat v dostatečném předstihu před zahájením projektu.

Možné procesní kroky pro řízení nákladů:

1. Proveďte analýzu a rozhodněte, jakým systémem budete řídit náklady projektu, programu nebo portfolia.
2. Odhadněte a oceňte náklady jednotlivých pracovních balíků, včetně režijních nákladů.
3. Zaveďte prvky monitorování a kontroly nákladů, a v případě potřeby je doplňte i o zahrnutí vlivů inflace a měnových kurzů.
4. Definujte cíle z hlediska nákladů.
5. Spočítejte aktuální využívání zdrojů a z toho vyplývající náklady a výdaje.
6. Vezměte v úvahu všechny změny a nároky zúčastněných stran.
7. Analyzujte odchylky a jejich příčiny, porovnejte skutečné a plánované náklady.
8. Předpovězte trendy nákladů a výsledné náklady.
9. Vytvořte a použijte nápravná opatření.
10. Aktualizujte odhad nákladů s ohledem na změny v projektu.
11. Dokumentujte získané poznatky a tyto poznatky užijte v budoucích projektech.

Možné procesní kroky pro finanční řízení:

1. Analyzujte možnosti a modely financování projektu, programu nebo portfolia.
2. Jednejte s možnými zdroji financování a identifikujte s tím spojené podmínky.
3. Vyberte zdroj financování projektu.
4. Zařaďte nákladové položky do rozpočtu, analyzujte zálohové platby.
5. Vypočtěte spotřebu finančních zdrojů, příjmové a výdajové peněžní toky projektu, programu nebo portfolia.
6. Zaveďte procesy provádění a schvalování plateb a řiďte tyto procesy.
7. Využijte podnikového účetnictví a podnikových finančních auditů anebo toto vytvořte pro projekt, a řiďte příslušné procesy.
8. Vezměte v úvahu změny finančních zdrojů a rozpočtů, které se mohou objevit v průběhu životního cyklu projektu.
9. Odsouhlaste a spravujte projektové rozpočty, ze kterých jsou kryty vznikající náklady.
10. Dokumentujte získané poznatky a tyto poznatky užijte v budoucích projektech.

Dotčená témata:

• rozpočet projektových nákladů;
• příjmové a výdajové peněžní toky;
• nárazníkové zásobníky (buffer), záchranné fiktivní činnosti a jimi tvořené finanční rezervy;
• účtová osnova;
• metody řízení a kontroly nákladů;
• metody odhadů nákladů;
• struktury nákladů;
• měny;
• metoda EVA/EVM (Earned Value Analysis / Earned Value Method);
• předpověď výsledných nákladů;
• finanční zdroje;
• modely financování;
• inflace cen.

Převzato z knihy„Projektový management podle IPMA“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2009.