English version
Všechno má svůj čas
Ačkoliv krize vrcholila, podařilo se nám získat několik velmi zajímavých zakázek. Spolupořádali jsme ve spolupráci s agenturou mé kamarádky Zdeny Štěpánkové krásnou výstavu u pražského Rudolfina Wild Wonders of Europe, začali jsme pracovat pro tradiční značku Eta a díky Františkovým zkušenostem v energetice se nám podařilo získat i několik dlouhodobých zakázek v této oblasti.
Oproti podniku, který v době krize musí řídit sklady a stavy zásob, tak v našem případě šlo vždy pouze o prodej služeb. A mou prioritou vždy bylo uzavírat dlouhodobé smlouvy s měsíční marží, abychom mohli i dlouhodobě počítat s příjmem i v těžších dobách.
Firma se ale stále potýkala s určitou negativní energií, kterou nové změny přinesly, a já jsem toho začala mít tak trochu plné zuby. Nad vodou mne držel vztah s Františkem, změny ve firmě, které jsem vnímala jako dobrou cestu do budoucnosti, a také mé vlastní vnímání životních priorit. Firma už pro mne nebyla všechno. A když přišel František na konci léta 2010 s žádostí o ruku, neváhala jsem ani minutu.
Ale zpět k nástrojům řízení. I když jejich zavedení způsobilo na začátku nepříjemnosti, ve finále se vše obrátilo k dobrému. Dnes, po dvou letech, si život a fungování firmy bez nástrojů řízení už neumím představit. Firmu to významně posunulo dopředu a troufám si tvrdit, že každodenní práce s těmito nástroji by chyběla i samotným lidem.
Zatímco dříve jsme spíše jednali intuitivně s několika málo podklady z účetnictví a v mnohém jsme tápali, dnes víme přesně, jak si společnost stojí, kolik stojí denní provoz, kolik stojí jednotlivá zakázka, kde je třeba přidat a kde naopak ubrat. A sami lidé v týmu jsou na základě těchto čísel schopni argumentovat klientům jednotlivé situace, například počet hodin strávených na konkrétní zakázce.
Získali jsme také nástroj, díky kterému jsme mohli na základě číselných výsledků více motivovat ty, kdo mohli zakázky ovlivnit. Můžeme se rychle a s větší přesností rozhodovat.
Zajímavý byl i psychologický efekt na lidi při poznání vlastního přínosu pro firmu a schopnost aktivně výsledky zakázek řídit v reálném čase nejen tím, jak k ní přistupují sami a řídí svůj náklad, ale zejména jak se snaží optimalizovat náklady na externí dodavatele, brigádníky atp. Když zbude více, je také z čeho rozdělovat. Čísla jsou zkrátka dobrý pomocník, zvláště když ztratí svou anonymitu a dostanou reálnou vazbu na činnost jednotlivců.
U některých zakázek, které jsou v podstatě ztrátové, ale nutné pro udržení klienta, který přinese další zakázky, jsme si alespoň uvědomili, kolik na jeho udržení vynakládáme. Zároveň je velmi přínosné sledovat i zakázky, které jsou teprve ve fázi akvizice nebo výběrového řízení, a porovnávat úsilí vynaložené na získání byznysu s mírou úspěšnosti a následné realizace.
Všeho ale s mírou, a tak je samozřejmě nutné všechny nástroje časem kalibrovat, tak aby seděly na potřeby firmy a neomezovaly kreativitu a radost z práce. Pro firmu podnikající ve službách s velkým podílem lidského kontaktu je toto samozřejmě také velmi důležité.
Nástroje, které jsme zavedli, tedy mají za cíl být maximálně jednoduché a zabírat co nejméně času. To se nám, myslím, podařilo. Snad i proto jsme zůstali u vlastního minimalistického řešení a nepřešli na prefabrikované komplexní systémy, které stojí stovky tisíc. Vyvinuli jsme si účelné nástroje na míru a bylo to v konečném důsledku určitě levnější řešení.
Desatero poučení:
- Poznávejte potřeby svého businessu – na začátku musíte hlavně vědět, co od nástrojů řízení chcete, proč je chcete a co od zavedení očekávat; předejdete tomu, abystedělali věci zbytečně.
- Investujte do nástrojů řízení již na začátku – když už víte, co chcete, investujte čas a připravte si sami potřebné v Excelu nebo peníze a kupte si CRM, investice se vámmnohonásobně vrátí; budete mít podklady, které usnadní vaše rozhodování.
- Najděte to, co táhne firmu ke dnu – zdánlivě to může vypadat jako dobrá zakázka, s nástroji řízení však můžete odhalit opak; mějte vždy jasno v tom, že hodnota, kterou vytváříte, je zaplacena; ostatní musí pryč.
- Osobní odpovědnost pro všechny – jste majitel a máte osobní odpovědnost za firmu; musíte ji částečně převést i na vaše zaměstnance – nedáte–li jim odpovědnost za zisk či ztrátu, nikdy nepochopí, jak firma skutečně funguje a kdy je reálné vyplácet bonusy a odměny a kdy ne.
- Pusťte klienta konkurenci – ve chvíli, kdy je pro vás zakázka nevýhodná a není možné vyjednat lepší podmínky, je čas přenechat klienta konkurenci; nelitujte toho a dejte se do hledání nových klientů.
- Dejte jasné zadáníÍ – a třikrát si ověřte, že váš tým zadání pochopil správně; raději si nechte svá zadání opakovat, ať všichni víte, na čem pracujete.
- Nedělejte dluhy a dokončujte svou práci – dluhy nejsou jen finanční, dluhy vám mohou narůstat v podobě nedokončených projektů, nejasných osobních vazeb či neorganizovaných věcí; dotahujte věci do konce a držte slíbené termíny.
- Vyžeňte negativní energii – nepopulární kroky ve firmě s sebou nesou špatnou náladu, nenechte se jí strhnout a najděte cesty, jak lidi opětovně motivovat.
- Udělejte krok stranou – někdy je nutné udělat krok stranou, krok z firmy ven, abyste viděli její fungování s určitým nadhledem a rozpoznali problematická místa; nebojte se toho, neznamená to, že už není cesta zpět.
- Nebojte se změn – pokud váš tým není ochoten přijmout změny, které s sebou rozvoj firmy nese, nastává těžké období – musíte začít s novým týmem; výhodou bývá, že nový tým bere nová pravidla a povinnosti automaticky za své.
Ukázka z knihy Úspěch měřím štěstím aneb co stojí podnikání v Čechách
Autorky: Jitka Skalická, Eva Vašková Čejková
Vydavatel: Mladá fronta
