Controlling a reporting z pohledu analytických nástrojů

Výstupy z účetních nebo ERP systémů

Výstupy z těchto systémů jsou nejčastějšími prvotními informacemi (vstupy) do controllingových analytických nástrojů. A zde nastává jeden z hlavních problémů pro firmy – výběr vhodného ERP systému. Tyto systémy jsou z hlediska programového třídění databázemi. V drtivé většině tyto systémy plní své databázové funkce bezchybně. Analytik však nepracuje s daty uloženými v databázové tabulce, ale potřebuje provést jejich export do svého nejvíce používaného pracovního nástroje a to do MS Excelu.

Zde nastává problém resp. celá řada problémů, které trápí velké množství firem. Mnohé tyto systémy exportují takové výstupy, které jsou pro další analytické zpracování bez zdlouhavé úpravy nepoužitelné. Uveden příklad – export předvahy(obr. 2).

Obr. 2: Export předvahy

Na první pohled je zřejmé, že tento výstup z ERP je nepoužitelný. Jedná se o tzv. CSV formát, kde všechny údaje jsou pouze v jednom sloupci, odděleny separátorem (v tomto případě „|“). Pokud si dobře všimnete, tak mezi 5. a 6. a zároveň mezi 7. a 8. údajem tento separátor chybí, což je zjevná chyba programátorů tohoto systému, který si nejmenovaná firma pořídila v řádech desítek milionů Kč. I po rozdělení jednotlivých hodnot do buněk nastávají problémy s nadbytečnými mezerami a přítomností netisknutelných znaků. Zde je ukázka, jak si výstup upravoval controller, který s ním dále pracoval (obr. 3).

Obr. 3: Upravený výstup

Mezi oběma výstupy, neupraveným a upraveným, je velký rozdíl spočívající ve 4 až 5 hodinách práce controllera (vysokoškolsky vzdělaný a vysoce kvalifikovaný pracovník). Představte si,  kolik tato práce stojí ve finančním vyjádření. Dále si uvědomte, že upravený výstup je výstupem pouze ze systému ERP, nikoliv výstupem controllingovým. Controllingovým výstupem v tomto případě byl až modul, který prováděl týdenní srovnání hodnot předvahy. Takže tento ERP výstup bylo nutno upravovat každý týden a dále jej načítat do analytického srovnávacího modulu. Aby podnik neplýtval prací ekonoma na úpravu nekorektního výstupu, vyřešil to vývojem jednoduchého nástroje naprogramovaného ve VBA. Tento programový nástroj zvládl úpravu za cca 20 sekund.

Tyto a obdobné problémy z nekorektními výstupy z ERP systému mohou firmy řešit dvěma způsoby:

1. Nekompromisně vyžadovat po dodavateli ERP systému, aby svým nákladem tyto exporty upravil do standardní podoby.
2. Nechat si zhotovit jednoduché a poměrně levné nástroje na jejich úpravu.

Převzato z časopisu Úspěch vydávaného Akademií produktivity a inovací. Autor článku: Dr. Jan Kolář.