Datové schránky

Komu je datová schránka zřizována

Ze zákona byli dosud povinni mít zřízenu a používat datovou schránku tyto subjekty:

• právnická osoba zapsaná v registru osob;
• podnikající fyzická osoba;
• advokát, daňový poradce;
• statutární auditor;
• insolvenční správce;
• znalec, soudní tlumočník a soudní překladatel;
• orgány veřejné moci.

Datová schránka zřízena ze zákona

Novela zákona č. účinná dnem 1. 1. 2023 rozšiřuje okruh právnických osob, kterým je ze zákona zřizována datová schránka. Novela totiž opustila předchozí výslovnou vazbu na právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a zvolila širší vazbu na zápis do registru osob. Nově tak bude datová schránka např. spolkům, společenstvím vlastníků bytových jednotek, nadacím či obecně prospěšným společnostem, a to rovněž přímo ze zákona. Zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby a shodně právnické osoby je navázáno toliko na její zápis do příslušné evidence nebo rejstříku.

Datová schránka těchto subjektů je počínaje účinností novely zákona zřizována Ministerstvem vnitra České republiky bezodkladně poté, kdy tyto subjekty vznikly, respektive poté, co se Ministerstvu vnitra České republiky dostalo informace o zápisu osoby do příslušné evidence nebo rejstříku. Novela opustila dosavadní navázání na zápis výslovně do obchodního rejstříku, a nově používá obecnější termín registr osob. Upuštění od předchozí pevně stanovené lhůty pro zřízení datové schránky v délce 3 pracovních dnů a její nahrazení lhůtou bez zbytečného odkladu lze považovat spíše za marginální.

Subjekty, kterým je datová schránka zřizována ze zákona, o její zřízení nemusí žádat. Datovou schránku jim zřizuje Ministerstvo vnitra České republiky automaticky a bezplatně. Přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra ČR do vlastních rukou statutárnímu orgánu právnické osoby nebo členovi statutárního orgánu právnické osoby, pro niž byla datová schránka zřízena.

Právnickým osobám a shodně též podnikajícím fyzickým osobám je zřízena jen jedna datová schránka. K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby nebo člen statutárního orgánu právnické osoby, pro niž byla datová schránka zřízena. K jedné datové schránce právnické osoby tak bude zřízen přístup, podle zvolené formulace, jeden ze členů statutárního orgánu. Statutární orgán nebo jeho člen může dále k přístupu pověřit konkrétní fyzickou osobu, s určením konkrétního rozsahu přístupu.

Podnikajícím fyzickým osobám je datová schránka zřizována za stejných pravidel jako osobám právnickým. Platí tedy, že ministerstvo datovou schránku zřizuje bezodkladně návazně na zápis podnikající fyzické osoby do příslušné evidence nebo rejstříku a obdržení informace o zápisu. Ve vztahu ke zřizování datových schránek jsou tak podnikající fyzické osoby dostaly ve stejném režimu jako například advokáti, daňoví poradci či insolvenční správci a soudní znalci a tlumočníci.

Pokud vám přístupové údaje doručeny být měly a nebyly, je možné kontaktovat informační linku datových schránek na tel. čísle 954 200 200 nebo se informovat prostřednictvím portálu Datové schránky. I přes to, že přístupové údaje nebyly doručeny a schránka nebyla jejím majitelem aktivována, jsou do datové schránky osob, které ji mají zřízenou ze zákona, datové zprávy doručovány, a to již od účinnosti zákona, tj. 1. 11. 2009.

Pozor, doručení přístupových údajů oprávněné osobě, ani aktivace datové schránky nejsou nezbytnou náležitostí pro to, aby do schránky mohlo být doručováno.

Osobám, které mají zřízenou datovou schránku ze zákona, a které nově vzniknou nebo jsou zřízeny, jsou přístupové údaje Ministerstvem vnitra České republiky zaslány automaticky bezodkladně poté, kdy jsou zapsány do příslušného rejstříku osob a současně ministerstvo informaci o takovém zápisu obdrží.

Datová schránka fyzické osoby

V případě datové schránky fyzické osoby došlo novelou k podstatné změně, kterou je automatická nabídka zřízení datové schránky ministerstvem při splnění zákonem stanovených podmínek, návazně na použití elektronické identifikace (např. USB token, elektronický certifikát nebo přihlašovací údaje).

Od 1. 1. 2023 tak platí, že zřízení datové schránky je nabídnuto též fyzické osobě, je-li taková osoba zapsána v základním registru obyvatel a plně svéprávná, a použije-li poprvé prostředek elektronické identifikace vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona o elektronické identifikaci. V praxi tak nabídka zřízení datové schránky může být fyzické osobě zaslána návazně na přihlášení do Národního bodu pro identifikaci a autentizaci s využitím ID k Národnímu bodu, eGovernmentu, eObčanky nebo s využitím bankovní identity. Došlo tak ke změně původního návrhu novely, která navrhovala automatické zřízení datové schránky osobě výše popsané, nikoliv jen nabídku zřízení datové schránky.

Proces o zřízení datové schránky fyzické osoby se zahajuje automaticky, žádost není nutná. Dojde-li k zahájení procesu zřízení datové schránky automaticky, bude samotnému zřízení datové schránky předcházet upozornění adresované jejímu majiteli.

Pokud fyzická osoba nechce, aby jí do datové schránky bylo doručováno, musí požádat o znepřístupnění datové schránky. Tomu se ještě budeme věnovat níže.

Vedle automatického zřízení datové schránky fyzické osoby ponechává zákon nadále možnost jejího zřízení na základě žádosti fyzické osoby. I fyzická, plně svéprávná osoba nepoužívající elektronickou identifikaci tak má možnost nechat si datovou schránku zřídit.

Datová schránka zřízená na základě žádosti

Subjekty, které nemají povinnost zřídit si datovou schránku ze zákona, mohou výhod datových schránek využívat na základě jejich žádosti o zřízení datové schránky. Podrobnější průběh nabídne průvodce založením datové schránky. Novelou zákona byla doplněna další možnost, jak datovou schránku zřídit.

Dobrovolně je datová schránka zřizována na žádost právnických osob nezapsaných v registru osob.

Žádost o zřízení datové schránky osoby nezapsané v registru osob se doručuje Ministerstvu vnitra ČR. Tuto není potřeba nijak složitě sepisovat, ale stačí použít formulář dostupný na internetu, například na webové stránce Datové schránky. Žádost o zřízení datové schránky může být podána osobně na podatelně Ministerstva vnitra ČR, případě zaslána poštou s úředně ověřeným podpisem žadatele na adresu ministerstva.

Zřízení datové schránky právnické osoby nezapsané v registru osob je vždy zdarma a správce systému ji zřídí bezodkladně po podání žádosti o zřízení datové schránky.

Datová schránka zřízená na žádost je aktivována okamžikem, kdy se do ní její majitel poprvé přihlásí. Na první přihlášení se do datové schránky mají žadatelé 15 dní ode dne, kdy jim byly doručeny přístupové údaje. Ty doručuje Ministerstvo vnitra ČR výlučně do vlastních rukou adresátů. Pokud se v této lhůtě do datové schránky nepřihlásí, je datová schránka aktivována 15. dnem ode dne, kdy byla zřízena.

Fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby. Pokud však fyzická osoba zároveň podniká, může jí být další datová schránka zřízena jako podnikající fyzické osobě. Datové zprávy adresované podnikající fyzické osobě tak nemohou být se stejným účinkem zasílány do její datové schránky, která pro něj byla zřízena jako pro fyzickou osobu. Zároveň, pokud bude tatáž osoba vykonávat funkci statutárního orgánu právnické osoby, bude také disponovat přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby. Není vyloučeno, aby jedna osoba disponovala přístupovými údaji k několika datovým schránkám.

Splňuje-li žádost o zřízení datové schránky všechny požadavky, zřídí ministerstvo datovou schránku bezodkladně po podání žádosti. Zřízení datové schránky není zpoplatněno. Nárok vzniká na zřízení jedné datové schránky každé z osob, které je datová schránka zřizována.

Pokud adresát datovou schránku nemá, doručuje se primárně na poštovní adresu, a to adresu trvalého pobytu či adresu pro doručování, pokud ji adresát zadal do informačního systému evidence obyvatel.

Datová schránka orgánu veřejné moci

Orgány veřejné moci jsou další velkou skupinou subjektů, kterým je datová schránka zřizována ze zákona automaticky, nově vzniklým orgánům veřejné moci je datová schránka zřízena bezodkladně po jejich vzniku. V případě notářů a soudních exekutorů dojde ke zřízení schránky bezodkladně poté, kdy jsou zapsáni do zákonem stanovené evidence. Stejně jako u jiných subjektů, kterým je datová schránka zřízena na základě zákona, je datová schránka aktivována prvním přihlášením.

Obecně se zřizuje jednomu orgánu veřejné moci jedna datová schránka a pouze na žádost konkrétního orgánu lze zřídit další datovou schránku pro určité podání a úkony.

Oprávněnou osobou pro přístup do datové schránky jsou vedoucí orgánu veřejné moci, pro který byla datová schránky zřízena. V případě územně samosprávných celků se jedná o hejtmana kraje, primátora hl. m. Prahy, starostu obce, starostu městské části hl. m. Prahy a starostu městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

Orgány veřejné moci doručují jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky povinně, pokud to povaha dokumentu nevylučuje.

Zřízení datové schránky

Osobám, které datovou schránku mají mít zřízenu ze zákona a do příslušné evidence byly zapsány před 1. 11. 2009, byla datová schránka zřízena Ministerstvem vnitra ČR automaticky a jednotlivé subjekty nemusely o její zřízení žádat. Popsaný způsob zřízení zůstal novelou zákona nedotčen.

Subjekty, kterým vznikla povinnost mít zřízenu datovou schránku po 1. 11. 2009, mají po doručení přístupových údajů 15 dní na aktivaci datové schránky. Pokud tak neučiní, 15. den jim bude schránka aktivována automaticky a orgány veřejné moci mohou do datové schránky doručovat.

V případě datové schránky zřízené na základě žádosti podané fyzickou osobou, pro kterou má být datová schránka zřízena, s využitím přístupu pomocí kvalifikovaného prostředku, ministerstvo zašle přístupové údaje pouze na žádost osoby fyzické osoby, pro kterou byla taková schránka zřízena. O zřízení datové schránky lze žádat přímo prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy (vedle okresních či krajských úřadů též například Czech Point). V případě osobního jednání pak dále odpadá povinnost podepsat žádost úředně ověřeným podpisem. Fyzické osobě lze přístupové údaje k datové schránce sdělit též na počkání, byla-li jí datová schránka zřízena ze zákona a na kontaktním místě státní správy byla ověřena její totožnost.

Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím internetu na adrese: info.mojedatovaschranka.cz.

Přístupové údaje pro přihlašování do datové schránky tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Bezpečnostní heslo zaslané Ministerstvem vnitra ČR je funkční pouze pro prvních 5 přihlášení se do datové schránky, a je tedy nezbytné si heslo změnit neprodleně po přihlášení, a to zejména z bezpečnostních důvodů, aby bylo skutečně tajné. Uživatelské jméno je pak jedinečné pro každou osobu, a to i když k datové schránce má přístup více osob. Heslo je dle úvodního nastavení schránky potřeba měnit každých 90 dní (toto opatření ale lze následně v nastavení změnit).

Další nakládaní s datovou schránkou

Kromě zřízení datové schránky může být datová schránka také znepřístupněna, zneplatněna nebo zrušena.

Znepřístupnění datové schránky

Datová schránka fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby bude Ministerstvem vnitra ČR znepřístupněna, a to i zpětně ke dni:

• úmrtí osoby, pro niž byla datová schránka zřízena,
• uvedenému v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého jako den úmrtí této osoby,
• nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení nebo omezení svéprávnosti této osoby k právním jednáním,
• kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby, výkonu trestu odnětí svobody, výkonu zabezpečovací detence, ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu.

Ministerstvo znepřístupní datovou schránku podnikající fyzické osoby a právnické osoby, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence. V případě právnické osoby zřízené zákonem a orgánu veřejné moci dnem jejich zrušení, a jde-li o notáře nebo soudního exekutora, tak učiní ke dni zániku funkce, a to případně i zpětně.

Datové schránky, až již byly zřízeny na základě zákona nebo na žádost, jsou znepřístupněny na žádost osoby, které je schránka zřízena, případně administrátora, a to bezodkladně po podání žádosti.

Zneplatnění přístupových údajů k datové schránce

Každý uživatel nese zodpovědnost za ochranu svých přístupových údajů před zneužitím, a nese tedy i odpovědnost za to, že jeho přístupové údaje budou zneužity k přístupu do jeho datové schránky. Zneplatnění přístupových údajů tedy slouží zejména v případě ztráty či odcizení přístupových údajů. Osobě, jíž byly přístupové údaje zneplatněny, zašle ministerstvo obratem nové. Doručují se výhradně do vlastních rukou adresáta.

Zneplatnění se děje na základě oznámení osoby, jíž je datová schránka zřízena, případně administrátora. Stejně tak jsou přístupové údaje zneplatněny v případě, kdy dojde k ukončení pracovního poměru zaměstnance, který měl oprávnění k přístupu do datové schránky. I v takovém případě zašle ministerstvo novému zaměstnanci nové údaje.

Vystavení nových přístupových údajů již není spojeno s úhradou správního poplatku.

O zneplatnění přístupových údajů může požádat jejich držitel nebo osoba oprávněná k přístupu do datové schránky osobně, musí k tomu jednoznačně prokázat svoji totožnost s pomocí dokladů, obsahujících shodné údaje s těmi, které o ní jako o uživateli vede informační systém datových schránek. O zneplatnění lze rovněž požádat na základě udělené plné moci, s úředně ověřeným podpisem zmocnitele.

Zrušení datové schránky

Datová schránka je zrušena:

• pro fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne úmrtí fyzické osoby, případně dne, který je v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí,
• pro podnikající fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence,
• pro právnickou osobu po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které nemají právního nástupce, případně ode dne jejich výmazu ze zákonem stanovené evidence,
• pro orgán veřejné moci po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení.

Přístupové údaje při zrušení datové schránky není třeba nikam zasílat. Datová schránka bude zrušena zřizovatelem – tedy ministerstvem automaticky. Datové zprávy je možno pro účely archivace zálohovat na vhodném datovém nosiči.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.