Datové schránky

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky je vždy oprávněna osoba, pro kterou je schránka zřízena. K jedné datové schránce však může mít přístup více osob (pověřená osoba a administrátor), přičemž všechny osoby nemusí mít přístup ke všem datovým zprávám, které jsou ve schránce – např. pokud je zpráva určena pouze do vlastních rukou adresáta, není ostatním oprávněným osobám přístupná. Rozsah konkrétních oprávnění může jednostranně měnit osoba, pro niž byla datová schránka zřízena.

Z mnoha důvodů je však často potřeba, aby došlé zásilky mohly být vyzvedávány také jinými osobami, ať již z důvodu momentální neschopnosti oprávněné osoby zprávy vyzvedávat, či jednoduše pro velkou zaneprázdněnost osob oprávněných jednat jménem právnických osob, nebo orgánů veřejné moci.

Přístupové údaje jsou spojeny vždy s konkrétní fyzickou osobou, například jednatelem nebo konkrétním členem představenstva. V případě kolektivních řídících orgánů obdrží přístupové údaje všichni členové tohoto orgánu.

Je možné, aby osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, ustanovila jinou osobu k vyzvedávání datových zpráv nebo k manipulaci s datovou schránkou.

Jedná se o:

• osobu pověřenou, nebo
• administrátora.

Osoba pověřená

Pověřenou osobou je osoba, kterou osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, nebo administrátor zmocní k tomu, aby vyzvedávala z datové schránky zprávy. Zmocnění může být pouze pro určitý časový úsek, nebo jen pro určitý druh dokumentů. Přístupové údaje tato pověřená osoba může mít již k dispozici, ačkoliv není oprávněna skutečně zprávy vyzvedávat. Toto pověření jí udělí majitel datové schránky, nebo administrátor dle aktuální situace „zakřížkováním“ jednotlivých oprávnění v datové schránce.

Například tedy jen na dobu, kdy je majitel datové schránky na dovolené. Po návratu z dovolené opět odebere zástupci pověření a zástupce se sice dostane do datové schránky, ale žádné zprávy není schopen přijímat nebo číst. Přístupové údaje jsou stále platné a pověřená osoba může být v případě potřeby majitelem opět zmocněna k vybírání datových zpráv ze schránky pro určitý druh doručovaných zpráv.

Co do druhu doručovaných zpráv platí, že mohou být doručovány prosté zprávy, nebo zprávy do vlastních rukou. Pověřená osoba může mít k dispozici oprávnění pro obě kategorie doručovaných zpráv, nebo pouze pro jednu z nich.

Administrátor

Administrátorem se rozumí osoba, jejíž oprávnění ve vztahu k datové schránce jdou podstatně dál než práva osoby oprávněné. Administrátor je osoba, kterou majitel datové schránky pověřuje, aby spravovala datovou schránku, vybírala datové zprávy a případně pověřovala další osoby k manipulaci s datovou schránkou a stanovovala rozsah jejich oprávnění. Práva administrátora se tak svým rozsahem blíží právům majitele schránky.

Oprávnění pro administrátora a pro pověřenou osobu může být v datové schránce učiněno ještě před samotnou aktivací schránky. Platí, že osoba administrátora má přidělenu možnost upravovat rozsah pověřených osob, včetně jejich oprávnění ve vztahu k datové schránce. Toto oprávnění administrátora pak nelze zrušit jinak, než zrušením jeho uživatelského účtu, který k datové schránce zřídil její držitel.

Úkony prováděné pomocí datové schránky

Prostřednictvím datových schránek je možno činit úkony vůči orgánům veřejné moci a dále lze prostřednictvím datové schránky přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) od orgánů veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě.

Datovou schránkou však nelze orgánu veřejné moci zaslat dokumenty, u kterých zákon nebo povaha dokumentu vylučuje jeho převedení do elektronické podoby.

Jsou to tyto dokumenty, které musí být orgánu veřejné moci zasílány výhradně v listinné podobě:

• je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy;
• jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit (jde např. o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rys nebo technickou kresbu);
• jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost;
• není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu;
• dokument, který je výstupem, v jehož doložce je uveden údaj o tom, že vstup obsahuje viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup;
• vidimovaný dokument, v jehož ověřovací doložce je uveden údaj o tom, že dokument, ze kterého byl vidimovaný dokument pořízen, obsahoval viditelný zajišťovací prvek;
• v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil;
• jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam;
• pokud dokument nesplňuje technické náležitosti stanovené vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.

Přípustné formáty příloh datové zprávy jsou pak stanoveny výčtem ve vyhlášce č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. Datová zpráva obsahující přílohu v jiném než možném formátu nebude vůbec adresátovi doručena, ale bude okamžitě po odeslání provozovatelem zničena, což má být dle ministerstva zejména ochrana proti šíření virů a obdobných programů.

Zasílání zpráv prostřednictvím datové schránky

Doručování zpráv do datové schránky je preferovaný způsob doručování zpráv v případě, že není doručováno přímo orgánem veřejné moci na místě. Doručení prostřednictvím datové zprávy nesmí vylučovat povaha dokumentu.

Povinnost komunikovat prostřednictvím datové zprávy má především orgán veřejné moci. Ten, pokud hodlá zaslat adresátovi poštovní zásilku, má vždy povinnost zaslat zásilku formou datové zprávy do datové schránky pokud ji má adresát zřízenou a pokud povaha dokumentu nevylučuje jeho doručení do datové schránky. Pokud ji adresát zřízenou nemá, doručuje se na poštovní adresu klasickou listovní zásilkou.

Soukromé subjekty většinou nemají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky s orgány veřejné moci a mohou dále jako dosud zasílat listovní zásilky klasicky poštou. Mohou se ale vždy rozhodnout, že zásilku doručí orgánu veřejné moci prostřednictvím datové zprávy.

Datovou schránkou není možno komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, ale pouze s celým úřadem.

Okamžikem odeslání zprávy jsou ke zprávě připojeny údaje o odesílateli, odesílaných přílohách a době odeslání.

Zákon umožňuje přijímání a odesílání soukromých zpráv mezi právnickými, podnikajícími fyzickými a též fyzickými osobami navzájem. Dosavadní nutnost povolit v datové schránce příjem soukromých (zpoplatněných) poštovních zpráv tak odpadla.

Práce s datovou zprávou po doručení do schránky

Majitel datové schránky má po doručení datové zprávy do schránky 10 dní na její vyzvednutí. Toto platní shodně pro datové zprávy doručované orgány veřejné moci a nově, po účinnosti novely zákona, také pro soukromé datové zprávy zasílané mezi soukromými osobami. To přináší zásadní změnu, neboť fikce doručení datové zprávy, dosud platící pouze ve vztahu ke zprávám odeslaným orgány státní moci, rozšiřuje se na veškeré datové zprávy bez ohledu na jejich odesílatele.

Pokud si majitel datové schránky zprávu nevyzvedne, je zpráva 10. dnem považována za doručenou. Lze proto jen doporučit pravidelnou kontrolu datové schránky, například s využitím oznámení o příchozí zprávě zaslaném prostřednictvím SMS zprávy. Jako pozitivní dopad novely lze vnímat snadnější doručování soukromých zpráv, jimž novela umožnila doručení fikcí.

Od doručení fikcí je zpráva ve schránce dále uložena po dobu 90 dnů. Po této lhůtě je automaticky smazána a k jejímu obsahu se již není možno dostat. Vyzvednutí datové zprávy je provedeno již okamžikem přihlášení se do schránky.

Pokud si ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, můžete požádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy odpadla překážka, která vám bránila úkon učinit).

Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, případně že nemohla být doručena z těchto důvodů: datová schránka adresáta neexistuje nebo je znepřístupněna nebo byla zrušena. Toto oznámení je označeno značkou ministerstva.

Česká pošta s. p. jakožto provozovatel systému nabízí placenou službu „Datový trezor“, který buď všechny, nebo vybrané zprávy přesune ze schránky na úložiště a garantuje jejich zachování po zaplacenou dobu. Zprávy, které budou oprávněnou osobou či administrátorem umístěny do datového trezoru, nebudou po uplynutí 90 dnů smazány a budou stále k dispozici. Podobné placené datové úložiště budou nabízet jistě i další subjekty. O placených službách spojených s datovými schránkami bude ještě pojednáno dále.

Do datové schránky jsou dodávány úřední listiny v elektronické podobě, které jsou opatřeny elektronickým podpisem odesílatele (orgánů veřejné moci). Pokud budete posílat dokument (např. odvolání k soudu), musíte označit vámi vytvořený dokument zaručeným elektronickým podpisem. Identifikátor datové schránky zaručuje integritu dokumentu. V datové schránce jsou obsaženy veškeré písemnosti, které jsou již vyplněné vašimi osobními údaji.

S datovou zprávou je možné dále manipulovat, a to tak, že si ji kdokoliv může vytisknout, včetně příloh, které obsahuje. Taková listinná podoba však není považována za „konverzi“ (převod) dokumentu do listinné podoby s tím, že by se na takovou listinu nahlíželo jako na originál dokumentu, nýbrž jen za prostou kopii. Pro převod datové zprávy do listinné podoby je nutno „zkonvertovat“ dokument u notáře, advokáta nebo v místě Czech POINTu.

Konverze dokumentů

Konverze dokumentů znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Konverzí dokumentů je také proces opačný, tedy úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu.

Zákon rozlišuje konverzi na žádost a konverzi z moci úřední. Konverzi z moci úřední provádí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Konverzi na žádost provádí kontaktní místa veřejné správy a dále advokáti.

Kontaktními místy veřejné správy jsou místa označená zkratkou Czech POINT. Konverzi tedy mohou provádět následující instituce:

• notáři,
• advokáti,
• krajské úřady,
• matriční úřady,
• obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis,
• zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem,
• držitel poštovní licence, Hospodářská komora České republiky, Agrární komora České republiky,
• banka, pojišťovna, zdravotní pojišťovna a poskytovatel univerzální služby podle zákona o elektronických komunikacích, kterým byla ministerstvem udělena autorizace k výkonu působnosti kontaktního místa veřejné správy.

Konverze je zpoplatněna dle počtu stran konvertovaného dokumentu.

Konvertovaný dokument se označí doložkou, která obsahuje údaje o konvertovaném dokumentu – tedy zejména o počtu stran, okamžiku konverze a další skutečnosti ve vztahu k dokumentu, např. informace o osobě, která konverzi provedla a která odpovídá za soulad konvertované verze s originálem.

Subjekt provádějící konverzi postupuje následujícím způsobem:

Při konverzi dokumentu z elektronické do listinné podoby subjekt provádějící konverzi:

• ověří platnost kvalifikovaného elektronického razítka vstupu, je-li jím konvertovaný dokument opatřen,
• ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, je-li jím vstup podepsán, platnost uznávané elektronické pečetě, je-li jí vstup zapečetěn, nebo platnost uznávané elektronické značky, je-li jí vstup označen,
• ověří integritu vstupu, je-li zajištěna jiným způsobem než pomocí elektronického podpisu, je-li možno takové ověření provést,
• bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi provede úplné převedení dokumentu, připojí k výstupu doložku.

Při konverzi dokumentu z listinné podoby do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výsledný dokument svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výsledný dokument opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

Konverze prováděná advokátem probíhá obdobně, jako ověřování podpisu advokátem na listině. Zájemce o konverzi buď zašle do datové schránky advokáta datovou zprávu, kterou si bude chtít zkonvertovat, nebo ji přinese na flash disku. Advokát za použití programu pro konverzi dokument vytiskne a opatří doložkou o provedení konverze. Taková listina pak má stejné účinky jako originál zprávy zaslané do datové schránky.

Konverze se neprovádí u následujících dokumentů:

• je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy;
• jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, jde zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby;
• jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost;
• není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o:prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu;
• dokument, který je výstupem, v jehož doložce je uveden údaj o tom, že vstup obsahuje viditelný prvek, který nelze plně přenést na výstup;
• vidimovaný dokument, v jehož ověřovací doložce je uveden údaj o tom, že dokument, ze kterého byl vidimovaný dokument pořízen, obsahoval viditelný zajišťovací prvek;
• v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil (neplatí v případě legalizovaného dokumentu v elektronické podobě);
• v případě porušení integrity dokumentu obsaženého v datové zprávě;
• jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam;
• pokud dokument nesplňuje stanovené technické náležitosti.

Tyto listiny a dokumenty tak nemohou být převedeny z listinné podoby a je třeba je zasílat orgánům veřejné moci v listinné podobě jako doposud.

Evidenci provedených konverzí vede Ministerstvo vnitra ČR. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje:

• pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí,
• datum provedení konverze,
• konkrétní označení konvertovaného dokumentu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo,
• údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře nebo údaj o osvobození od správního poplatku.

Údaje o provedených konverzí jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.

Konverzí není potvrzena správnost a pravdivost údajů obsažených na původní listině, ani jejich soulad s právními předpisy. Konvertovaný dokument je pouze elektronickou kopií své listinné podoby. Skutečnost, aby nedocházelo k podvodům a k vyhotovování elektronických verzí padělaných a pozměněných listin, má zajistit právě to, že konverzi mohou provádět pouze vybrané instituce a subjekty. Další kontrolu pak představuje vedení evidence provedených konverzí ministerstvem, namísto předchozí úpravy, kdy tuto evidenci vedly přímo subjekty, které konkrétní konverzi provedly.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.