Evidence skutečných majitelů

Povinnosti v souvislosti se zápisem do evidence

Zákon o evidenci skutečných majitelů dále zavedl povinnost evidujících osob zaznamenat a po určitou dobu uchovávat úplné, přesné a aktuální údaje o svém skutečném majiteli.

Do evidence se o skutečném majiteli zapisují tyto údaje:

• a) jméno a adresa místa pobytu, popřípadě také bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, datum narození, rodné číslo nebo obdobný jedinečný identifikátor, byl-li přidělen, a státní občanství skutečného majitele,
• b) údaj o povaze postavení skutečného majitele,
• c) údaj o velikosti přímého nebo nepřímého podílu skutečného majitele, zakládá-li tento podíl jeho postavení,
• d) údaj o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitel, není-li založeno podílem,
• e) popis struktury vztahů, existuje-li, včetně údajů v rozsahu podle písmen h) a i) o právnických osobách nebo právních uspořádáních ve struktuře vztahů a jmen fyzických osob samostatně vystupujících ve struktuře vztahů,
• f) den, od kterého je fyzická osoba skutečným majitelem,
• g) den, do kterého byla fyzická osoba skutečným majitelem,
• h) jméno právnické osoby nebo označení právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde,
• i) identifikační číslo právnické osoby nebo právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde, bylo-li jim přiděleno,
• j) den, k němuž byl zápis nebo automatický průpis proveden,
• k) okamžik, k němuž byly platné údaje zpřístupněny, a
• l) poznámka o nesrovnalosti.

Evidující osoba má také povinnost zaznamenávat veškeré kroky učiněné při zjišťování skutečného majitele tehdy, je-li jím určena osoba ve vrcholném vedení korporace. Výše uvedené povinnosti trvají po dobu, po kterou je osoba skutečným majitelem, a dále 10 let od zániku tohoto postavení. Údaje o skutečném majiteli zůstávají přístupné veřejnosti alespoň 5 let ode dne zániku právnické osoby nebo právního uspořádání.

Skutečný majitel a další osoby, jichž se evidované informace týkají, mají povinnost poskytnout evidující osobě potřebnou součinnost. Soulad platných údajů se skutečným stavem je povinna zajistit evidující osoba. Návrh na zápis musí podat bez zbytečného odkladu po vzniku rozhodné skutečnosti. Nepodá-li návrh na zápis evidující osoba do 15 dnů ode dne vzniku této povinnosti, může návrh na zápis podat každý, kdo osvědčí svůj právní zájem.

V případě nesrovnalostí mezi skutečným a zapsaným stavem, zavádí zákon tzv. řízení o nesrovnalostech. Soud řízení zahájí na základě oznámení oprávněného subjektu nebo na základě vlastního podnětu a současně s tím zapíše do evidence skutečných majitelů poznámku nesrovnalosti, aniž by o tom vydal samostatné rozhodnutí.

V rámci poznámky nesrovnalosti soud dále uvede, v čem tuto nesrovnalost spatřuje a den zahájení řízení o nesrovnalosti. Následně vyzve evidující osobu k odstranění a nápravě nesrovnalosti nebo k jejímu vyvrácení, k čemuž stanoví příslušnou lhůtu. Jednání je nařízeno pouze tehdy, uzná-li jej soud za nutné, jinak rozhodne bez jednání.

Rejstřík, jeho funkce, způsoby a podmínky pro zápis či změnu údajů

Evidence skutečných majitelů je informačním systémem veřejné správy, kterou v elektronické podobě vede příslušný rejstříkový soud (tzn. krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud osoby, jíž se zápis týká) pro každý povinný subjekt ve zvláštní složce. Nicméně ani navzdory nově zavedenému částečnému přístupu veřejnosti stále není veřejným rejstříkem ve smyslu rejstříkového zákona. Do evidence tak stále nelze nahlížet volně a bez omezení, ani vyhledávat kompletní informace o skutečných majitelích právnických osob.

Podle ZESM lze podat návrh na zápis prostřednictvím elektronického podání na předepsaném formuláři s elektronickým nebo ověřeným podpisem na konvertované listině. Tento návrh musí být doložen listinnými důkazy prokazujícími zapisované skutečnosti, ledaže lze tyto skutečnosti zjistit z informačního systému veřejné správy umožňujícího dálkový přístup.

Návrh se v případě obchodních korporací podává v elektronické podobě a v ostatních případech také v podobě listinné. Prvním ze zmíněných způsobů je odeslání prostřednictvím datové schránky navrhovatele. Za předpokladu využití druhého možného způsobu podání je třeba vygenerovaný PDF dokument vytisknout, opatřit ověřeným podpisem osoby oprávněné k podání a podat na příslušný rejstříkový soud osobně či zaslat prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb.

Zákon nově výslovně zakotvuje možnost zápisu do evidence notářem a to na základě návrhu oprávněné osoby, čímž má být odlehčeno náporu rejstříkových soudů. Pokud notář provedení návrhu na zápis neodmítne, vydá osvědčení pro zápis a následně zápis provede dálkovým přístupem a to do 3 pracovních dnů ode dne doručení žádosti.

Provádí-li zápis rejstříkový soud, je povinen údaje do evidence zapsat (případně takový zápis změnit) do 5 pracovních dnů ode dne, kdy usnesení, kterým rozhodl o zápisu, nabylo právní moci, přičemž pokud soud vyhoví návrhu na zápis v celém rozsahu, provede zápis, aniž by o tom vydával rozhodnutí. O tom pak vyrozumí evidující osobu spolu se zasláním úplného výpisu platných údajů z evidence. Rejstříkový soud zápis provede nejdříve ke dni vzniku právnické osoby či právního uspořádání.

V případě nesplnění formálních předpokladů k provedení zápisu, tzn. pokud je návrh neúplný, nedoložený, nesrozumitelný, podaný neoprávněnou osobou či neurčitý, soud usnesením návrh na zápis odmítne a v usnesení uvede důvody odmítnutí a poučení, jak lze nedostatky odstranit.

Soudní poplatek pro právnické osoby činil do 1. 1. 2019 dle přílohy (položka 24a) zákona č. 549/1991 Sb., o soudních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů, 1000 Kč. Od 1. 6. 2021 došlo k jeho navýšení na částku 4000 Kč. Obchodní korporace, o kterých před účinností novely ZESM platilo, že nemají skutečného majitele, nebo které splnily svou povinnost zápisu skutečného majitele před účinností novely ZESM a po přechodné období do 1. 4. 2022 zajišťují pouhý soulad s novými požadavky ZESM, jsou od poplatku za zápis osvobozeny.

V případě nezaplacení soudního poplatku navrhovatelem, který je osobou povinnou k platbě tohoto soudního poplatku, vyzve soud navrhovatele k jeho zaplacení a stanoví mu ke splnění této povinnosti soudcovskou lhůtu. Poplatek za zápis notářem se stanoví dle vyhlášky č. 196/2001 Sb., o odměnách a náhradách notářů, správců pozůstalosti a Notářské komory České republiky (notářský tarif) a činí 300 Kč. Notáři rovněž náleží odměna rovněž za vydání osvědčení pro zápis do evidence skutečných majitelů, jehož konkrétní výše závisí na složitosti zápisu, zejména pak na počtu osob zahrnutých do struktury vztahů osoby, jež podléhá evidenční povinnosti.

Veřejný přístup k údajům o skutečném majiteli

Zákon o evidenci skutečných majitelů přichází s poměrně zásadním obratem ve vztahu k veřejnosti. Tato změna pramení především z rozdílného pojetí samotné evidence. Doposud informace v ní vedené nepodléhaly principu formální publicity, neboť evidence není veřejným rejstříkem a možnost do ní nahlédnout a především získat příslušné údaje náležela pouze vybraným subjektům.

Zákon naopak v souladu s požadavky V. AML Směrnice zakotvuje právo získat informace o skutečných majitelích právnické osoby prostřednictvím částečného výpisu pro kohokoli. Částečný výpis lze získat pouze v elektronické podobě.

Částečný výpis u právnické osoby zahrnuje následující údaje:

• jména, státu bydliště, roku a měsíce narození, státního občanství skutečného majitele,
• údajů o povaze postavení skutečného majitele, o velikosti přímého nebo nepřímého podílu skutečného majitele, zakládá-li tento podíl jeho postavení, den, od kterého je fyzická osoba skutečným majitelem a den, do kterého byla fyzická osoba skutečným majitelem, a
• popřípadě dalších údajů v rozsahu jméno a adresa místa pobytu, popřípadě také bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu, datum narození, rodné číslo nebo obdobný jedinečný identifikátor, byl-li přidělen, a státní občanství skutečného majitele, k jejichž uveřejnění skutečný majitel udělil souhlas nebo dalších údajů, které již jsou uveřejněny ve veřejném rejstříku a byly automaticky propsány
• údaje o skutečnosti zakládající postavení skutečného majitele, není-li založeno podílem a popis struktury vztahů, existuje-li, včetně údajů v rozsahu jméno právnické osoby nebo označení právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde a identifikační číslo právnické osoby nebo právního uspořádání, o jejichž skutečného majitele jde, bylo-li jim přiděleno, o právnických osobách nebo právních uspořádáních ve struktuře vztahů a jmen fyzických osob samostatně vystupujících ve struktuře vztahů, jejichž uveřejnění navrhla nebo o ně žádala evidující osoba, anebo které jsou výsledkem automatického průpisu; a
• údajů o dnu, k němuž byl zápis nebo automatický průpis proveden, okamžiku, k němuž byly platné údaje zpřístupněny a poznámce o nesrovnalosti.

Znepřístupnit veřejně přístupné údaje lze až na výjimky pouze rozhodnutím soudu a to na návrh evidující osoby nebo osoby zapsané jako skutečný majitel.

Vedle částečného výpisu lze získat z evidence také úplný výpis a to jak platných údajů, tak údajů, které byly vymazány nebo nahrazeny. Tento úplný výpis soud zpřístupní:

• osobě zapsané v evidenci skutečných majitelů jako skutečný majitel,
• která podala návrh na zahájení řízení o zápisu, k němuž je oprávněna podle § 26 zákona, a
• evidující osobě.

Úplný výpis může zpřístupnit vedle soudu také ministerstvo spravedlnosti, a to v zásadě orgánům moci výkonné. Dosud užívaný systém jedinečných identifikátorů skutečného majitele či oprávněné osoby (JISM a JIOO kódy) již vyšel z užívání a k prokázání totožnosti dochází skrze nástroje elektronické identifikace. I nadále lze v případě orgánů veřejné moci přistupovat k údajům v evidenci skutečných majitelů prostřednictvím služeb JIP (Jednotný identitní prostor)/KAAS (Katalog autentizačních a autorizačních služeb).

V souvislosti se zpřístupněním údajů z evidence pro veřejnost jsou kladeny požadavky také na jejich ověřování, kontrolu pravdivosti a úplnosti. Vedle výše zmíněného řízení o nesrovnalostech má správnost a pravdivost těchto údajů zajistit také tzv. automatický průpis.

Automatický průpis funguje na principu propojení informačních systémů veřejné správy a zanesení a propsání údajů o skutečných majitelích automaticky, tzn. bez nutnosti vedení dalšího řízení o zápisu. Automatický průpis skutečných majitelů na základě zápisu ve veřejných rejstřících má vést ke zjednodušení celého procesu a snížení administrativní zátěže.

Novelou ZESM byl rozšířen okruh subjektů, u kterých dojde k automatickému průpisu údajů. Automaticky by měl být skutečný majitel propsán u všech obchodních korporací ve vlastnické struktuře, u kterých je uplatňován rozhodující vliv na základě tzv. ovládání.

O automatický průpis mohou požádat také korporace, které mají jako skutečného majitele uvedeného člena statutárního orgánu nebo fyzickou osobu v obdobném postavení. V takovém případě dojde při změně osoby statutárního orgánu zapsaného v Obchodním rejstříku automaticky k průpisu takové změny i do evidence skutečným majitelů.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.