English version
Obecný postup
Má-li být v cizině uznána veřejná listina, kterou vydal nebo ověřil v rámci své pravomoci a působnosti orgán ČR, nebo která byla před ním podepsána (dále jen „listina“), je v některých státech třeba, aby tato listina byla opatřena vyšším ověřením příslušného orgánu státní správy ČR a následně superlegalizována zastupitelským úřadem státu, ve kterém má být listina použita.
Na žádost občana připojí k listině své vyšší ověření ministerstvo nadřízené orgánu, který listinu vydal (např. ministerstvo financí, ministerstvo spravedlnosti, ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, ministerstvo zdravotnictví či ministerstvo obrany), popř. jiný instančně nadřízený orgán (např. krajský úřad). Následně připojí své vyšší ověření na listinu oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru Ministerstva zahraničních věcí (MZV) a poté zpravidla také zastupitelský úřad státu, ve kterém bude listina použita.
Je-li stát, kde bude listina použita, smluvní stranou Haagské úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin ze dne 5. října 1961 (viz vyhl. MZV č. 45/1999 Sb.), provádí MZV konečné ověření listiny tzv. apostilou, pokud je tato listina vydaná orgány státní správy nebo jinými orgány (u listin vydaných justičními orgány a listin vydaných nebo ověřených notáři provádí konečné ověření Ministerstvo spravedlnosti). V takovém případě se listina již nepředkládá k superlegalizaci zastupitelským úřadem státu, kde má být listina použita.
Oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru MZV vyměřuje v souladu se zákonem č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění, poplatek za vyšší ověření listiny (tzn. za ověření otisků úředních razítek a úředních podpisů) vydané příslušným orgánem ČR ve výši 100,- Kč . Tento poplatek pro MZV se platí i v případě konečného ověření listiny (tzv. apostila) za účelem jejího použití v cizině. Podává-li žadatel žádost o vyšší ověření listiny osobně, uhradí správní poplatek v hotovosti. Pokud je žádost o vyšší ověření listiny podávána v poštovním styku, je nutné pro MZV přiložit kolkovou známku v hodnotě 100,-Kč.
Postup při opatření vyššího ověření listiny sdělí na žádost obvykle orgán, který listinu vydal nebo ověřil.
Praktický postup při ověřování listin souvisejících s oblastí daní
V případech ověřování veřejných listin souvisejících s činností územních finančních orgánů (finančních úřadů a ředitelství) je postup následující:
- V případě, že má být veřejná listina uznána či použita ve státě, který u těchto listin vyžaduje jejich legalizaci, obrátí se daňový poplatník nebo plátce daně s písemnou žádostí o vyšší ověření veřejné listiny na místně příslušný finanční úřad, který tuto žádost postoupí přes příslušné finanční ředitelství na Ministerstvo financí – Ústřední finanční a daňové ředitelství (ÚFDŘ). Kompetentním odborem Ministerstva financí – ÚFDŘ pro vyřizování těchto žádostí je odbor 39 – Metodika a výkon daní z příjmů. Ten se po obdržení uvedené žádosti obrátí na jednu z osob oprávněných udělovat za Ministerstvo financí vyšší ověření, aby svým podpisem a razítkem toto vyšší ověření na příslušné listiny udělila. Vyšší ověření za MF je oprávněna učinit osoba, která je vedena v evidenci kompetentních osob s podpisovými vzory a razítky MF na Ministerstvu zahraničních věcí.
- Ověřený dokument Ministerstvem financí je postoupen zpět žadateli, neboť zasílání tohoto dokumentu pro udělení apostily Ministerstvem zahraničních věcí není zajišťováno MF.
- Legalizace dokladů se v osobním styku vyřizuje na MZV – pracoviště referátu legalizace konzulárního odboru MZV, Toskánský palác, Hradčanské náměstí č. 5, Praha 1 na počkání. Osobní přítomnost žadatele, resp. osoby, na jejíž jméno je doklad vystaven, není nezbytná. Žádost o ověření proto může podat kdokoliv.
- Pokud jde o poplatky za ověřování listin, tyto jsou vyměřovány a vybírány pouze MZV (viz jak bylo uvedeno výše), územní finanční orgány ani ÚFDŘ v této souvislosti za samotné ověření poplatky nevybírají.
- Při vyřizování žádosti o ověření listin, se kterým může být spojeno i vydání listin či jejich opisů, apod. se postupuje jako obvykle v souladu se zákonem č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů, v návaznosti na ustanovení zákona č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění.
