Jak na dotaci z fondů EU?



Slyšeli jste o tom, že z evropských fondů se dá získat spousty peněz, aniž byste museli cokoliv následně splácet nebo platit úroky? Je to pravda, ale pouze částečná. Úplně zadarmo totiž na světě není nic. Pokud patříte k těm, kteří by rádi využili pro své podnikání peněz plynoucích k nám v současnosti v nemalých objemech jako strukturální pomoc z Evropské unie, bude na vás dost možná čtení následujících řádků působit jako studená sprcha.

Především je třeba vědět, že samo čerpání dotace z fondů EU je velká investice z hlediska času i vynaložené energie. Zpracování podkladů, které je nutné předkládat spolu s žádostí o dotaci vyžaduje často značné administrativní i odborné síly. Ne všichni zájemci o „evropské peníze“ také ví, že u naprosté většiny tuzemských operačních programů je dotace proplácena zpětně, až po ukončení celého projektu nebo po uzavření jeho dílčích etap. Tak jako tak je tedy třeba zajistit si nejprve vlastní předfinancování.

Náročný je navíc nejen samotný postup získání dotace, ale i její udržení. Týká se to zejména formálních procesů souvisejících s následnou vlastní realizací projektu. Věděli jste například, že se musíte řídit zvláštními požadavky pro provádění výběrových řízení při výběru dodavatelů? Nebo že budete muset dokládat majetkové poměry ve firmě a dodržovat zvláštní postupy při evidenci účetnictví a archivaci dokumentů? Že vás čeká pravidelné monitorování a reportování o průběhu projektu, a to jak z věcného, tak i technického a finančního hlediska? Že jakákoliv změna v projektu během jeho realizace musí být složitě projednána a schválena ze strany donátora? Tyto a spousty dalších povinností čekají na úspěšného žadatele o dotaci ze strukturálních fondů. Ani po skončení projektu však pro vás vaše „závazky“ vůči poskytovateli dotace úplně nekončí. Obvykle totiž platí povinný předpoklad tříleté i víceleté udržitelnosti projektu – vytvořená pracovní místa musí být po určenou dobu zachována, technologie a vybavení musí sloužit svému účelu, apod. Měnit se nesmí také subjekt, který původně dotaci získal.

Od záměru k výběru dotačního programu

Pokud vás předchozí věty úplně neodradily, pojďme se zaměřit na naši původní otázku, jak správně postupovat při získání dotace. Počátkem všeho by mělo být, stejně jako u kteréhokoliv jiného podnikatelského nápadu, vytvoření projektového záměru. Znamená to přejít od prvotní myšlenky k jasnému určení toho, co chceme projektem řešit a jaké aktivity jej naplní. Projektový záměr popisuje základní rysy projektu, přibližný rozpočet, navržený způsob jeho financování, ale také výstupy, výsledky a dopady projektu. Ve vztahu k žádosti o dotaci se jedná pouze o podpůrný, nikoliv povinný, ale pro vás užitečný dokument. Ostatně, získání dotace by určitě nemělo být záměrem samo o sobě a narychlo sepsaný projekt vytvořený jen za účelem získání dotace je stejně obvykle předem odsouzen k neúspěchu.

Po určení projektového záměru následuje výběr vhodného dotačního nástroje. Zde na nás již čekají první úskalí. Po nalezení příslušného operačního programu, který, jak se zdá, podporuje činnost, kterou chcete financovat, můžete nakonec často zjistit, že z hlediska vymezení programu nepatříte mezi oprávněné žadatele. Co tím máme na mysli? Přestože v programovém dokumentu operačního programu naleznete obecné vyjmenování možných typů žadatelů, jako jsou např. podnikatelské subjekty, fyzické osoby, neziskové organizace, atp., přesná specifikace je pak součástí konkrétní výzvy u dané oblasti podpory.  Výzvy u jednotlivých víceletých programů se několikrát opakují, obvykle dvakrát ročně. Zde již můžete ke svému překvapení dohledat například to, že u firem jsou určena různá omezení – maximální počet zaměstnanců a velikost obratu, vybraná odvětvová klasifikace ekonomických činností (OKEČ/CZ NACE), minimální délka působení na trhu, apod. Mezi další nepříjemná zjištění může patřit i to, že abyste měli nárok na dotaci, musíte projekt realizovat pouze v programem vymezených územích a oblastech. Překážkou pro získání dotace může být také rozpočet vašeho projektu, pokud se nevejde do stanovených mantinelů pro maximální nebo minimální výši podpory. To, zda jste vhodným žadatelem o dotaci a zda jste si vybrali správný dotační program je vhodné vždy prokonzultovat s administrátorem konkrétního dotačního programu. Po vybrání vhodného dotačního programu a po zvážení některých omezení se tak může stát, že se vrátíte k původnímu záměru a patřičně jej upravíte, aby lépe splňoval kritéria programu.

Stěžejní je rovněž časový aspekt. Musíte si sami pro sebe ujasnit časové souvislosti realizace projektového záměru při spolufinancování formou dotace. Máte opravdu projekt připraven tak, abyste jej stihli zpracovat a odevzdat v určeném termínu aniž by utrpěla jeho kvalita? Nebo naopak, je pro vás akceptovalné čekat se startem projektu až do vypsání další výzvy programu, která je plánována například až za rok? Je tedy vhodné mít připravený odpovídající časový rozvrh, včetně dostatečné rezervy a zvážit i rizika pozdržení realizace projektu třeba i o několik měsíců.

Vzhledem k okolnosti, že dotace je vyplácena až zpětně, je klíčové rovněž získání finančních zdrojů pro realizaci projektu. Znamená to, že pokud nedisponujete vlastními kapitálovými rezervami, budete potřebovat na určitou překlenovací dobu patřičný finanční objem. Je doporučeno mít finanční krytí ve výši až 100 % nákladů projektu. Většina bankovních ústavů v ČR je s tímto principem obeznámena a jsou připraveny vám nabídnout odpovídající finanční produkty s upravenou úrokovou sazbou a dalšími výhodnějšími podmínkami. Kolik procent z celkových nákladů ale nakonec dotace pokryje a kolik procent uhradíte "ze svého?" Dotace se obvykle pohybuje mezi 40 až 50 % celkových nákladů projektu. Míra dotace se přitom určuje podle místa realizace projektu a liší se podle jednotlivých regionů soudržnosti, resp. krajů. Dotace nikdy nepokryje veškeré typy výdajů, šanci na proplacení mají pouze tzv. způsobilé výdaje. Jde o výdaje, které odpovídají prioritám a náplni příslušného operačního programu a jsou úplně přesně vymezeny až konkrétní výzvou programu. Každý žadatel tak musí mít zajištěno financování zbylých, „nezpůsobilých“ výdajů. Navíc, u způsobilých výdajů je třeba si dávat pozor kdy byly realizovány, tak aby bylo možné je z hlediska dotačního programu uznat. Za datum od kterého jsou výdaje započítávány  jako způsobilé pro financování projektu bývá obvykle považováno podání projektové žádosti. Není tomu však vždy, například u Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI) to je datum podání registrační žádosti.

Kvalitní zpracování žádosti alfou a omegou úspěchu

Jestliže již víte, kdy a kde máte žádost o dotaci podat, následuje krok vlastního zpracování žádosti. Veškeré podstatné informace a pokyny ke zpracování žádosti by měly být obsaženy v instrukcích, jež vydávají instituce, které příslušný program řídí či implementují. Tyto instrukce jsou většinou součástí „Příručky pro žadatele“ (nebo podobného dokumentu), která je vždy součástí podkladů v rámci výzvy pro předkládání žádostí u daného dotačního titulu. Je třeba si ohlídat formální správnost všech předkládaných dokumentů, nejen samotné projektové žádosti, ale i veškerých požadovaných příloh. Podklady by měly být vždy zpracovány v souladu s doporučenou metodikou. Například u studie proveditelnosti nebo u analýzy nákladů a přínosů je důležité dodržet stanovenou strukturu a obsah jednotlivých kapitol, v případě povinných příloh je pak nutné dodržet jejich aktuálnost a požadovanou formu. Nevyplatí se rovněž podceňovat význam nepovinných příloh – někdy mohou výrazně ovlivnit výsledné bodové ohodnocení projektu, které rozhoduje o udělení či neudělení dotace. Užitečným vodítkem při zpracování žádosti proto bývají i hodnotící a bodovací kritéria, podle nichž bude žádost posuzována. Pokud nejsou přímo součástí dané výzvy, měla by být uvedena v programovém dokumentu pro příslušný dotační program. 

Ve stávajícím programovém období 2007–2013 jsou základní žádosti o dotaci u většiny operačních programů vyplňovány a předkládány v elektronické formě prostřednictvím webové aplikace Benefit 7+. V případě schválení projektu slouží i nadále jako rozhraní mezi realizátorem projektu a jeho administrátorem, např. k předávání monitorovacích zpráv nebo podávání žádostí o platbu. Přístupný je na adrese https://www.eu-zadost.cz. V Rámci Operačního programu Podnikání a inovace (OPPI) se pak velká část nezbytných procedur odehrává prostřednictvím elektronické aplikace e-Account. Nejdříve se provede prvotní registrace a teprve poté následují další fáze s odevzdáváním projektové žádosti včetně potřebných příloh. Aplikace e-Account naštěstí žadatele sama upozorňuje na případné chyby a nedostatky ve vyplňování žádosti a tak se zde minimalizuje riziko podání neúplně vyplněné žádosti, apod.

Co platí pro většinu programů je, že ne všechny nezbytné podklady je třeba odevzdat rovnou s žádostí, mnohdy je možné některé přílohy podávat až později. Je však třeba si předem dobře rozmyslet, jaká je náročnost získání jednotlivých příloh. Získání některých dokumentů si vyžádá delší čas a mnohé z nich i zapojení dalších, třeba certifikovaných odborníků. Týká se to například stavebních povolení, vyjádření různých úřadů pro realizaci projektu či vyhodnocení dopadů projektu na životní prostředí. Kupříkladu územní rozhodnutí musí většinou nabýt právní moci nejpozději v den podání žádosti, eventuální sloučení územního a stavebního řízení se musí doložit při podání žádosti, apod. Ověřte si rovněž, že případné nájemní smlouvy nemáte uzavřené na dobu kratší, než je doba udržitelnosti projektu. Specifika týkající se vašeho konkrétního projektu je obvykle možné dále konzultovat s pracovníky správce programu.

Pokud odevzdáte kompletní žádost včas ve stanoveném termínu, nastává fáze jejího hodnocení. Nejprve jsou administrátorem programu zkontrolovány veškeré formální náležitosti žádosti a je vyhodnoceno, zda je projekt pro daný program přijatelný. V této etapě můžete být vyzváni k případnému doplnění chybějících příloh, případně k opravě chybných údajů. Poté jsou všechny po formální stránce odsouhlasené projekty hodnoceny na základě stanovených hodnotících a bodovacích kritérií. Základním předpokladem pro získání v podstatě jakékoliv dotace je dobré finanční zdraví žádajícího subjektu. Při hodnocení projektu rozhoduje mnohdy například i délka působení žadatele v oboru nebo získané certifikáty kvality či jakosti. Projekty podané v rámci dané výzvy mezi sebou soutěží o finanční prostředky, které se v této výzvě rozdělují. Ty nejlépe obodované projekty jsou doporučeny k finálnímu schválení. Může se přitom stát, že ač byl váš projekt zpracován dobře, v celkovém bodovém součtu se umístí až na místě, pro které se již v aktuální výzvě nedostává financí. V případě kdy váš projekt uspěl, jste vyzváni k podpisu smlouvy o financování. Ta stanovuje nejen výši dotace, ale i povinnosti, které pro vás z jejího přidělení vyplývají.

Realizace projektu a jeho vyhodnocení

Podpisem smlouvy o přidělení dotace se ze žadatele stáváte příjemce podpory. Jak bylo uvedeno, od této chvíle na sebe berete řadu povinností a v případě jejich nesplnění můžete o přislíbené či přidělené finance velice jednoduše zase přijít. Vaším hlavním úkolem je realizace projektu tak, jak byl popsán v žádosti a při dodržování pravidel stanovených pro projekty financované ze strukturálních fondů EU. Jedná se nejen o již zmíněné předpisy pro výběr dodavatelů či zásad pro vedení a uchovávání dokladů vztahujících se k projektu, ale například i pravidel pro povinnou publicitu. Nesmíte také zapomínat na to, že realizace vašeho záměru musí vést ke splnění předem vytčených cílů projektu. Žadatel si již při vyplňování žádosti volí sám cílové hodnoty tzv. monitorovacích indikátorů projektu, a ty nyní musí při realizaci naplňovat. Jedná například o počty pořízených technologií, nově vytvořených pracovních míst či proškolených zaměstnanců. Proto tyto hodnoty už jako žadatel musíte důkladně zvážit a uvědomit si, zda je opravdu reálné jich dosáhnout a následně i udržet po dobu, která je daným programem vyžadována. V realizační fázi projektu musíte pravidelně předkládat průběžné monitorovací zprávy o realizaci projektu. Po jeho ukončení (nebo po ukončení jeho dílčí etapy) pak zpracujete závěrečnou zprávu a žádost o platbu, ve které zhodnotíte dosažené výsledky projektu. I po následném proplacení však povinnosti administrace projektu pokračují, a to v závislosti na konkrétním programu po dobu tří nebo pěti let. Monitorovací zprávy pak zpravidla předkládáte jednou ročně. Splnění a udržení hodnot výstupů projektu může být následně i předmětem kontroly ze strany příslušných institucí. V případě nesplnění některého z ukazatelů pak můžete být v krajním případě požádáni o vrácení dotace nebo její části.

Máme-li tedy shrnout celý proces získání prostředků z fondů EU, jde nepochybně o velice náročnou agendu, přípravou počínaje, přes podání žádosti a podpis grantové smlouvy, vlastní realizaci i následné povinnosti vyplývající z udělení dotace. Na druhou stranu, projekt může dobře a kvalitně zpracovat kdokoliv, kdo tomu věnuje příslušný čas a úsilí. Nechcete-li se do žádání o dotaci pustit sami, můžete si vyžádat pomoc externího konzultanta.  Při využití komerčních zpracovatelů se ujistěte, zda vámi vybraný subjekt má dostatečné zkušenosti v dotační problematice, snažte se získat reference a buďte obezřetní při stanovení ceny za nabízené služby. Mějte ale vždy na paměti, že za zpracování žádosti i povinnosti související s realizací projektu nakonec odpovídá ve všech fázích sám příjemce dotace.

zpět na začátek