Jak postupovat při žádosti o poskytnutí informací?

Jak žádost podat?

V první řadě je nezbytné zmínit, že povinné subjekty poskytují informace dvojím způsobem, a to buď na základě žádosti, nebo zveřejněním.

Informace, které jsou povinné subjekty povinny sdělovat zveřejněním, přesně určí ustanovení § 5 informačního zákona. Tyto pak každý povinný subjekt musí pro informování veřejnosti ve svém sídle a ve svých úřadovnách zveřejnit na místě, které je všeobecně přístupné, ale i třeba umožnit každému pořízení jejich kopie. Jedná se například o popis organizační struktury, způsob, kterým lze získat informace, postup při vyřizování žádostí o informace, sazebník úhrad za poskytování informací, výroční zprávy, kontaktní údaje atd.

Forma a obsah žádosti

Co se týče poskytnutí informací na základě žádosti, žádost je možné podat ústně nebo písemně, přičemž tak lze učinit prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Za tímto účelem má velká většina povinných subjektů pro podání žádosti o informace na svých webových stránkách dostupný elektronický formulář.

V žádosti musí být uvedeno:

• který povinný subjekt je dotazován;
• kdo žádost podává;
  • Fyzická osoba uvede jméno a příjmení, datum narození, adresu místa trvalého pobytu nebo není-li trvale přihlášena k trvalému pobytu, adresu bydliště a adresu pro doručování (liší-li se od adresy místa trvalého pobytu nebo bydliště). Fyzická osoba podnikající může uvést též své identifikační číslo, žádá-li v souvislosti se svou podnikatelskou činností. Adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa.
  • Právnická osoba uvede obchodní firmu, identifikační číslo, adresu sídla a adresu pro doručování (liší-li se od adresy sídla). Adresou pro doručování se rozumí rovněž elektronická adresa.
• jakou informaci chce žadatel získat;
• sdělení, že se žadatel domáhá poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb.
  • Do žádosti je možné zahrnout přímo text „žádost dle zákona č. 106/1999 Sb.“, případně uvést toto sdělení v žádosti obdobně, nicméně z obsahu musí být patrná minimálně vůle žadatele o vyřízení jeho žádosti postupem a s náležitostmi podle informačního zákona.
• Dále se doporučuje uvést, jakou formou by měla být žádost poskytnuta – zde záleží na jednotlivých případech. Pokud bude žadatel žádat o poskytnutí dokumentace staveb, zřejmě bude potřebovat pořídit fotokopie, jindy ale postačí pouhé nahlédnutí do spisu nebo pouhé sdělení.

Žadatel nemá povinnost žádost zdůvodňovat, právo na informace je dáno ex lege (tedy vychází ze zákona). K podání žádosti rovněž není potřeba předkládat žádné doklady.

Neúplná či nesrozumitelná žádost

Pokud nebude moci povinný subjekt žádost vyřídit z důvodu nedostatku údajů o žadateli, vyzve povinný subjekt žadatele do 7 kalendářních dnů od jejího podání, aby žádost doplnil. Nevyhoví-li žadatel této výzvě do 30 dnů ode dne, kdy mu byla doručena, bude taková žádost odložena.

Pokud je žádost nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována, nebo je formulována příliš obecně, je žadatel ve lhůtě do sedmi dnů od podání žádosti vyzván, aby žádost upřesnil. Neupřesní-li žadatel žádost do 30 dnů ode dne doručení výzvy, rozhodne povinný subjekt o jejím odmítnutí.

Při sepsání žádosti je ovšem nezbytné myslet na to, že povinné subjekty mají sice povinnost poskytovat informace, ale pouze ty, které se vztahují se k jejich působnosti. V případě, že se požadované informace nevztahují k působnosti dotazovaného orgánu, tento žádost odloží a tuto odůvodněnou skutečnost sdělí do 7 dnů ode dne doručení žádosti žadateli.

V jaké lhůže obdržíte odpověď?

Standardní lhůta pro vyřízení žádosti je 15 dnů ode dne jejího doručení. Tato lhůta může být ze závažných důvodů prodloužena nejvýše o 10 dní, a to v následujících případech:

• jestliže je třeba vyhledání a sběr požadovaných informací v jiných úřadovnách, které jsou oddělené od úřadovny vyřizující žádost;
• jestliže je třeba vyhledání a sběr objemného množství oddělených a odlišných informací požadovaných v jedné žádosti;
• jestliže je zapotřebí konzultace s jiným povinným subjektem, který má závažný zájem na předmětu žádosti.

O prodloužení lhůty a důvodech prodloužení musí být ale žadatel informován, a to ještě před termínem uplynutím lhůty k jejímu vyřízení.

Pokud žadatel žádá o informace, které již byly zveřejněny (například na internetu, v informačních brožurách a podobně), žádost se zpravidla vyřizuje poskytnutím údajů umožňujících dohledání dané informace (např. odkazem na příslušnou internetovou stránku, atd.), a to nejpozději do 7 dnů ode dne podání žádosti o poskytnutí informace. Sdělení žadatele, že trvá na přímém poskytnutí informace, se považuje za nové podání žádosti.

Jakým způsobem může povinný subjekt informaci poskytnout?

Ohledně způsobu a formy poskytnutí informací obecně platí, že požadovaná informace se poskytuje ve formách a jazycích podle obsahu žádosti o poskytnutí informace. Pokud by se jednalo o informace v cizím jazyce, povinný subjekt není povinen jej překládat.

V případě, že je požadovaná informace součástí většího celku a její vynětí by způsobilo povinnému subjektu nepřiměřenou zátěž, poskytne povinný subjekt takový celek. Zároveň by měl povinný subjekt, je-li to možné s přihlédnutím k povaze podané žádosti a způsobu záznamu požadované informace, poskytnout informaci v elektronické podobě.

Informace se poskytuje zejména:

• sdělením informace v elektronické nebo listinné podobě,
• poskytnutím kopie dokumentu obsahujícího požadovanou informaci,
• poskytnutím datového souboru obsahujícího požadovanou informaci,
• nahlédnutím do dokumentu obsahujícího požadovanou informaci,
• sdílením dat prostřednictvím rozhraní informačního systému, nebo
• umožněním dálkového přístupu k informaci, která se v průběhu času mění, obnovuje, doplňuje nebo opakovaně vytváří, nebo jejím pravidelným předáváním jiným způsobem.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.