Jak připravit zapamatovatelnou prezentaci?



Co dát do úvodu, hlavní části a závěru?

Princip složek a souborů

Jak vytvářet složky, jak je naplňovat, čistit, uzavírat? Představte si, že pracujete na počítači a potřebujete rychle uložit nějaký soubor. Pokud nevíme, do jaké složky soubor uložit, často ho narychlo přesuneme na plochu počítače. Pokud tímto způsobem postupujeme opakovaně, zanedlouho máme plochu plnou různých souborů, a když potom nějaký konkrétní hledáme, nemůžeme ho ve změti ostatních najít.

Podobným způsobem postupují i nezkušení prezentující. V úvodu prezentace nevytvoří v hlavách účastníků složky, nevysvětlí strukturu prezentace, ale rovnou ukládají „soubory“ informací, jak se jim to hodí – bez jasného pořadí a bez logických vztahů a návazností. Na konci prezentace mají v lepším případě účastníci uloženo plno informací, ale nevyznají se v nich. Těžko se k nim ve své mysli vrátí, obtížně je prakticky využijí. Aby si účastníci prezentaci pamatovali, aby měli v hlavách jasnou strukturu a dokázali si zpětně informaci vybavit, je nutné, abychom při prezentaci postupovali následujícím způsobem:

1. V úvodu prezentace je potřeba v hlavách účastníků vytvořit a pojmenovat „složky“. To znamená, že jim představíme strukturu prezentace, tzv. hlavní body, o nichž budeme v průběhu hovořit.
2. V hlavní části potom s již vytvořenými složkami pracujeme. Postupně do nich „vkládáme“ potřebné informace v logických uskupeních a před uzavřením každé složky a otevřením nové rekapitulujeme, zdůrazňujeme to nejdůležitější a zeptáme se účastníků, jestli je vše srozumitelné. Po získání jejich souhlasu můžeme složku uzavřít a přejít k další. Přechod od jedné složky k druhé musí být dostatečně jasný. Můžeme to zkusit třeba slova: „Tolik k této části a nyní
3. přejdeme k…“.
4. V závěru prezentace složky znovu uspořádáme, zrekapitulujeme nejdůležitější body ze všech částí (uděláme „rekapitulaci rekapitulací“), ověříme porozumění a teprve potom prezentaci jako celek ukončíme.

Jak připravit úvodní část prezentace?

Na co nezapomenout v úvodu? Uvědomte si, že velká část účastníků si dělá předběžný úsudek o prezentacích hned na jejich začátku. Mozek vytváří podvědomě alternativní hypotézy typu „bude to asi dobré“, „tak tohle si nejsem jist“ a „tohle určitě nebude stát za nic“. Tyto (podvědomé) hypotézy, které významně ovlivňují výsledné (vědomé a racionální) hodnocení prezentace, jsou formulovány v prvních vteřinách a minutách prezentace. Proto velmi záleží na tom, jak začnete, jaká je vaše image, jak zvládnete P-O-P (pozdrav-oslovení-představení), zda vyvoláte pozornost a získáte zájem (například pěknou úvodní „bombičkou“). Hned na začátku vytvořte správný vztah, například tím, že nenásilnou a nedeprimující formou účastníky zapojíte. („Pokud máte zájem, pozorně poslouchejte. Kdo bude schopen na závěr odpovědět na otázku, kterou položíme, získá některý z připravených upomínkových dárků.“). Na začátku udělejte dobrý dojem, ale také získejte autoritu. Jak? Například tím, že jasně vysvětlíte, co je cílem prezentace, co může přinést účastníkům, jak budete postupovat. Pro pozdější zvládání obtížných situací je také důležité stanovit pravidla, která si necháte účastníky odsouhlasit. Obvyklá pravidla se týkají oslovování (vykání/tykání), vypnutí mobilních telefonů, prostoru pro dotazy, časového rozvrhu, přestávek, rozdávaných materiálů atd.

Úvodní „bombička“

Důležitou součástí úvodu je „Icebreak(er)“. Není „povinnou figurou“ prezentace, ale pokud se vám povede, uvolní se atmosféra a celá prezentace bude živější, interaktivnější. Jaké jsou zásady dobré úvodní bombičky či icebreakeru? Když již máte promyšlenou „bombičku“, položte si následujících deset otázek:

1. Upoutá pozornost?
Ano: 1b. Ne: 0b.
2. Je to něco, co nečekali? Je to vtipné?
Ano: 2b. Ne: 0b.
3. Vztahuje se k předmětu (cíli) tréninku?
Ano: 2b. Ne: 0b.
4. Nedotkne se někoho nemile?
Ano: 0b. Ne: 2b.
5. Zapamatují si to?
Ano: 2b. Ne: 0b.
6. Je v tom podobenství, příměr?
Ano: 1b. Ne: 0b.
7. Je v tom „jasná zpráva“?
Ano: 2b. Ne: 0b.
8. Jedná se ve zkratce o to, co budeme dále trénovat?
Ano: 2b. Ne: 0b.
9. Není to tak trochu „otřepaný vtip“?
Ano: 0b. Ne: 1b.
10. Budou si o tom vyprávět ještě za týden, měsíc?
Ano: 2b. Ne: 0b.

Pokud vaše odpovědi dosahují skóre 10 a více bodů, jste na správné cestě a zamýšlenou „bombičku“ uplatněte.

Co patří do hlavní části?

Důležité je vytvořit na začátku prezentace jakousi „trasu“ prezentace, po které se v hlavní části pohybujete. Účastníci musí mít onu trasu stále před očima, aby viděli, jak vámi naplánovaná „cesta“ prezentace postupuje, kde právě jste a kam povede další etapa. Trasa prezentace musí být logická. Nikdo nepochopí, proč – obrazně řečeno – cesta z Prahy do Vídně vede přes Lipsko. Programové body probírejte v logickém sledu, nepřeskakujte a nenechte se odvést z cesty. Mluvte jasně a názorně. Pomocí interakce s účastníky rozvíjejte zájem, udržujte pozornost a ověřujte souhlas. Pravidelně rekapitulujte, držte se cíle a zbytečně neodbíhejte. Chcete-li, aby vás účastníci „brali“, vyzařujte energii a dávejte verbálně i neverbálními prvky (řečí těla) najevo, že to, o čem mluvíte, je vaše „hobby“.

Strukturotvorná schémata

Hlavní část prezentace je zpravidla složena z několika částí, tematických bloků. Na různé obsahy těchto bloků se hodí rozličná schémata, která nám pomáhají vytvořit dobrou strukturu prezentace. Zde jsou některá, která se mohou hodit:

• Schéma problém-řešení je výborné, když prezentujeme návrh projektu, inovace, postupu apod. Je to schéma, které vyhovuje manažerům a obecně pragmatickým lidem. Stručně popíšeme podstatu a příčiny existujícího problému a potom přejdeme k možnostem jeho řešení. Dobré je, když navrhneme alternativy řešení a necháme auditorium vybrat s ohledem na specifické potřeby jednotlivců, skupin, firem apod.
• Schéma minulost-budoucnost je výborné například tehdy, když chceme prezentovat nějakou vizi, která má přesah do budoucnosti. Mezi minulost a budoucnost lze ještě vsunout přítomnost. Logika výkladu je průzračná: „tak takhle to bylo v minulosti, takto to děláme dnes a do budoucna počítáme s tím, že…“.
• Schéma obecné-konkrétní představuje klasický přístup, jenž spočívá v logice obecného a zvláštního, celku a části, systému a detailu. Je to schéma, které akceptují analytici, ale pro extroverty a někdy i pragmatiky je příliš akademické, málo odrážející reálné, viditelné procesy a situace. Nicméně k pochopení principu na straně jedné a konkrét-
• ní aplikace či dané periferie na straně druhé je velmi užitečné.
• Chronologické schéma je například vhodné pro prezentaci výsledků, kterých společnost dosáhla v posledních letech, a obecně pro prezentaci různých časových řad reflektujících nějaký vývoj v čase. Zvláště se hodí, pokud prezentujeme finanční ukazatele, které lze hodnotit především při porovnání na intervalově korektní časové ose (údaje v horizontu měsíc, rok apod.).
• Schéma pořadí podle důležitosti se hodí tehdy, když jinou „logiku“ pro uspořádání již nenalézáme. Například když se struktura prezentace skládá z několika vzájemně nesouvisejících věcí.
• Schéma: téma/cíl-D1-D2-tvrzení spočívá v tom, že nejdříve uvedeme, co je smyslem našeho vystoupení, potom poskytneme emotivně podbarvený důkaz (příhodu ze života – D1), následuje racionální důkaz (data, fakta – D2) a končíme tvrzením. Kombinací D1 a D2 zaujmeme odlišné typy účastníků: extroverty osloví názorný příklad, příběh ze života („měkké informace“), pro analytičtější účastníky bude podstatné, že uvedeme jednoznačná a logicky uspořádaná „tvrdá data“.

Podstatné je, abychom se vždy dostatečně zamysleli, jaké schéma logicky odpovídá dané prezentované otázce. Dobrý výběr logického schématu je velmi důležitým prvkem uživatelsky vstřícného způsobu prezentování. Nelitujme času na zdánlivě „neproduktivní“ pauzu, ve které hledáme logické schéma daného bloku prezentace.

Co patří do závěru?

Celou „trasu“ prezentace a všechny důležité body a myšlenky doveďte do konce. Na závěr nezapomeňte na shrnutí nejdůležitějších bodů. Zrekapitulujte především to, co chcete, aby si účastníci zapamatovali. Zvláště závěrečná část by měla být motivující k nějaké akci, kterou chcete prezentací vyvolat. Může to být podpis kontraktu, ale možná jen to, že účastník začne působit intenzivně na svého šéfa, který může rozhodnout o navázání spolupráce právě s vaší společností. Závěrečná „bombička“ bude tím, co vytvoří asociaci mezi zábavným koncem a vážnějším meritem prezentace.

Jak formulovat závěrečné doporučení?

Jak (ne)má vypadat závěrečné doporučení, návrh, výzva? Častým neduhem prezentací je, že vlastně v jejich závěru přesně nevíme, co od nás prezentující chce. Místo jasného pragmatického závěru, který by měl jednoduše, stručně a srozumitelně říci, co z prezentace plyne, co se má stát nebo co mají účastníci udělat, se její závěr změní v nepřehlednou a širokou deltu původně sevřeného toku myšlenek. „Mlžení“ někdy vyplývá z obavy říci si přímo, o co nám v prezentaci jde. Jindy to je důsledek slabé dovednosti formulovat závěrečné doporučení, návrh, výzvu. Jak na to?

Bez ohledu na to, zda máme na mysli skutečnou egyptskou pyramidu nebo pyramidu závěrečného doporučení, návrhu či výzvy (obrázek „Pyramida závěrečného doporučení, návrhu řešení“),
platí, že:

• Na špičce stojí pouze jeden vrcholový „kámen“, jedna základní myšlenka. Nesnažme se vršit na pomyslný vrchol pyramidy více „kamenů“, myšlenek, mnoho slov, snadno se „zřítí“. Jedna věta, která jednoduše a přesně oznámí, co se má stát, je to, co musíme předem promyslet a zformulovat.

Příklad: „Nepouštějte se do stavby domu, dokud si neurčíte, jak chcete nyní a v budoucnu žít, bydlet.“

• Vrcholový „kámen“ – myšlenka je podporován/a nejméně dvěma dalšími „kameny“, podpůrnými myšlenkami, závěry.

Příklad: „Pokud budete mít vše promyšleno, zpracujte plán stavby.“ „Plán si nechte schválit na stavebním úřadu.“ „Ověřte, zda plánovaným parametrům odpovídají inženýrské sítě.“

• To, co dělá pyramidu tak pevnou, je vrstva „kamenů“, které se vzájemně podporují. Tato vrstva analyzuje a interpretuje „tvrdá data“.

Příklad: „V případě, že se budete řídit výše uvedenými doporučeními, ušetříte peníze za materiál, dopravu…“ „Včas stihnete stavbu dokončit.“ „Získáte přidělovanou státní podporu…“

• Základními stavebními kameny „myšlenkové pyramidy“ jsou data (fakta).
• Pod pyramidami jsou obvykle ukryta rozsáhlá sklepení. Také v případě našich prezentací bychom měli mít stavbu řeči postavenou na nevyřčených základech detailních informací, které využíváme jen v rámci eventuálních „analytických“ dotazů a námitek vůči našemu návrhu či doporučení.

Obr. Pyramida závěrečného doporučení, návrhu řešení