Jak připravit zapamatovatelnou prezentaci?



Jak připravit scénář prezentace?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

• Proč připravit podrobný scénář prezentace?
• Co je to krizový scénář?
• Není lepší být dobrým improvizátorem než se detailně zabývat přípravou?

Od koncepce prezentace ke scénáři

Myšlenková mapa (případně jiná metoda) nám dobře posloužila k rozvržení struktury prezentace, k eliminaci zbytečných věcí, které by prezentaci zatížily a nutně je nepotřebujeme k dosažení stanoveného cíle. Nyní musíme zpracovat postup prezentace podrobněji, promyslet a poznamenat si vše, co budeme využívat (materiály, snímky, vzorky apod.) a hlavně celý postup uzpůsobit času, který na prezentaci máme. Lze pokračovat i na myšlenkové mapě s pomocí flipchartu nebo tabule, ale praktičtější bude scénář v PC, jenž může mít tabulkový formát (např. Excel) – viz tabulka „Příklad scénáře prezentace“. Co všechno by měl jednoduchý scénář prezentace obsahovat?

• čas: promysleme a vyzkoušejme, kolik času na daný bod vyžadujeme. Např.: potřebujeme tři minuty, zapíšeme čas od 9.05 do 9.08,
• akce: obsahové vymezení konkrétního bodu, například „seznámení s cíli“,
• prostředky: jaké materiály, snímky, vzorky apod. k danému bodu potřebujeme,
• interakce: jakou odezvu vyvoláme a jakým způsobem,
• instrukce, poznámky, připomenutí.

Scénář není nutnou podmínkou dobré přípravy prezentace, ale zvláště začátečníkům nebo v případě, že připravujeme zcela novou a nevyzkoušenou prezentaci, se nám vyplatí. Zejména nám pomůže k dobrému „time managementu“. Nutí nás podrobně uvažovat o každém kroku prezentace a zvažovat, zda předpokládaný čas na daný krok bude dostačující. Další výhodou je, že prezentaci vidíme „před sebou“ na papíru a jasně se ukazuje, zda v jejím průběhu dostatečně střídáme metody, myslíme na zapojování účastníků, rekapitulování apod.

Je tam vše, co tam má být?

Díky scénáři můžeme snadno zkontrolovat, zda v obsahu prezentace fungují všechny prvky, které dělají prezentaci konzistentní a úplnou. Co vše budeme kontrolovat? Zde je jednoduchý „checklist“, který nám pomůže:

Úvod prezentace

• P-O-P (pozdrav-oslovení-představení),
• seznámení s cílem,
• zjištění potřeb, očekávání a ověření užitku pro účastníky,
• upřesnění programu, postupu,
• upřesnění času (konec, přestávka apod.),
• nastavení pravidel (jak s telefony, notebooky, kdy dostanou materiály apod.),
• bombička (úvodní „mazací“ bombička, která smaže starosti, s nimiž účastníci přišli, uvolní místo pro prezentované informace).

Hlavní část prezentace

• vytvoření „složek“, logických struktur v mozku účastníků, do kterých dále budou ukládány prezentované informace,
• dosazení jednotlivých bloků hlavní části prezentace do „strukturotvorných“ schémat či vzorců (například „problém-řešení“, „minulost-budoucnost“ apod.),
• využívání názorných příkladů, vizuálních prostředků apod.,
• oddělování částí,
• ověřování porozumění,
• rekapitulace po jednotlivých tematických blocích.

Závěr prezentace

• rekapitulace celé prezentace,
• čistící otázka („Je ještě něco, co je důležité k tomu, abyste mohli zvážit, posoudit, rozhodnout…“),
• ověření, zda prezentace splnila očekávání účastníků,
• uvedení kontaktu na prezentujícího,
• motivace a výzva k akci („Ukázali jsme si, kde lze ušetřit a získané peníze využít na…, „Jsem přesvědčen, že vám to pomůže k…“, „Závěrem přeji…“),
• jak dál, co bude následovat? („Jsem rád, že jste se rozhodli pro naši technologii, dalším krokem bude zaškolení vašich IT specialistů…“),
• závěrečná bombička (odlehčení na závěr si účastníci zapamatují a možná vzpomínka na závěrečný bonmot bude tím, co připomene prezentaci i za delší dobu),
• poděkování a pozdrav.

Co je to krizový scénář?

V případě, že si nemůžeme být zcela jisti, že vše půjde hladce podle scénáře (a to je bohužel téměř vždy), vyplatí se udělat „krizový scénář“. Není to nic složitého: hledáme „úzká“ a „slabá“ místa naší prezentace. Co se může stát?

• Místo předpokládaných dvanácti účastníků přišli na prezentaci jen dva anebo právě naopak, čekali jsme dva a on tam je plný sál,
• Chtěli jsme začít diskusí o jejich zkušenostech, ale jsou tam lidé, kteří s tím žádné zkušenosti nemají,
• Vše máme pěkně připravené na snímcích v PowerPointu, ale slíbený dataprojektor tam není,
• Všechno funguje, jak má, ale najednou vypnuli proud, připravená videa jsou k ničemu,

Takových a obdobných situací bychom asi dokázali vyjmenovat desítky. Není možné být vždy připraven na všechno, ale přeci jen je dobré se zamyslet a říci si, jaké problémy jsou v daném případě pravděpodobné a mohly by naši prezentaci zásadně poznamenat. Ve vztahu k těmto komplikacím si vytvořme scénář – plán protiopatření, v němž bude řečeno, co uděláme, když v sále zasedne jiný počet účastníků, než jsme očekávali, když nám najednou vypnou proud nebo tam nenajdeme dataprojektor. Pokud dopředu promýšlíme řešení krizových situací, nejsme, v případě, že k nim dojde, nervózní a fakt, že víme, co v takové situaci dělat, nám pomáhá k jejímu rychlému a někdy pro účastníky nepozorovatelnému překonání či vyřešení.

Improvizace nebo pečlivá příprava?

Možná si po přečtení předcházejících rad, které se týkají obsahové přípravy prezentace, řeknete, že často jsou lepší dobré improvizační schopnosti než detailní příprava, která nakonec selže v důsledku něčeho nepředvídatelného. Pravda je, že nic se nemá přehánět, a to platí i o přípravě prezentací. Není snad nic horšího než velmi detailně, fakticky doslovně připravená prezentace, kterou její autor nakonec raději přečte, aby nějaké důležité slůvko neopomněl. Na druhou stranu jako stejně tristní hodnotíme improvizované prezentace, kdy nám je jasné, že prezentující si teprve před námi a někdy i s námi upřesňuje, proč vůbec začal mluvit.

Nejúspěšnější prezentace jsou ty, které jsou dobře připravené, ale přitom příprava (scénář) ponechává současně prostor pro improvizaci, flexibilitu a autentické reagování na názory, postoje a návrhy z auditoria. Jednoduše řečeno: dobře se improvizuje tomu, kdo se dobře připraví. Dobré jsou zdánlivě lehce improvizované prezentace, za nimiž však stojí hodiny tvrdé přípravy.

Shrnutí – pár závěrečných připomenutí

• Jakmile máte ujasněnou koncepci prezentace, můžete začít vytvářet scénář. Ve scénáři již pracujeme s časem. Jednotlivé body koncepce přenášíme do harmonogramu scénáře.
• Pokud jste dobře v koncepci prověřili, co je priorita a co spíše jen podružná věc, kterou jste postavili „mimo hru“, nebude přenesení koncepce do scénáře problém. Pokud by se přesto na realizaci celé koncepce nenašlo v časově omezeném scénáři dost místa, musíte se vrátit ke koncepci (myšlenkové mapě) a uvažovat, co lze ještě redukovat, vypustit.
• Kromě standardního scénáře promyslete i alternativní „krizový scénář“, který by měl dát odpověď na otázky typu „co se stane, když…“, tedy když do prezentace vstoupí něco nebo někdo, čímž rozbije vaše původní záměry.

Ukázka z knihy „Obchodní a manažerská prezentace“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing.
Autor: Kabátek Aleš, Lošťáková Olga.