Podnikový etický kodex aneb další aspekt řízení podniku

Benefity etických kodexů, proč zavádět etický kodex?

Samozřejmě není možné očekávat, že pouhým vydáním etického kodexu a jeho umístěním na podnikové webové stránky se ti, jichž se etický kodex týká, stanou automaticky morálnějšími, avšak díky jeho správné operacionalizaci si jeho adresáti budou etické zásady více uvědomovat a tento dokument jim bude sloužit jako jakýsi návod k rozhodování.

Nad rámec toho ze strany podniků, které zavedly etický kodex, jednoznačně vyplývá, že se jejich postavení na trhu zlepšilo, zhoršení výsledků se naopak téměř nevyskytuje. Na základě níže uvedených benefitů však lze uzavřít, že řádné zavedení etického kodexu do praxe je zpravidla změnou k lepšímu.

Přínosy etického kodexu a jeho správného použití představují konkurenční výhodu i zvýšení reputace, kterou mnoho klientů považuje za důležité kritérium při výběru služeb nebo zboží. Etické kodexy také zvyšují důvěryhodnost klientů i atraktivitu pro potenciální smluvní partnery a investory a celkově navenek zlepšují pověst podniku, v důsledku čehož napomáhají jeho ziskovosti i produktivitě.

Etický kodex rovněž ukazuje snahu podniku jednat v souladu nejen s právními předpisy, ale i etickými normami a zásadami společenské odpovědnosti podniku, a může tak chránit podnik při obvinění z neetického nebo nezákonného jednání a napomoci při řešení sporných situací.

Kromě již zmíněného vnějšího marketingového významu, činí, v oblasti personální, dodržování zásad etického kodexu práci v podniku pro zaměstnance příjemnější, tudíž přispívá k jejich loajalitě, důvěře v management a větší pracovní efektivitě. Ulehčuje získávání a hlavně udržení kvalitních zaměstnanců, kteří jsou na dodržování etických norem citlivější.

Etický kodex tudíž jasně stanovuje pravidla a principy etického jednání zaměstnanců a vedení podniku ve vztahu k sobě navzájem i navenek vůči smluvním stranám a okolí a je vodítkem pro každodenní rozhodování členů podniku. Jelikož lidé zejména při rozhodování ve stresu, pod tlakem a s nedostatečnými informacemi mají v eticky nejasných situací tendenci k jednodušším a pro ně pohodlnějším řešením, etický kodex jim ukazuje, jak se zachovat. Tím, že zakotvuje etické standardy podnikové kultury, zlepšuje pracovní prostředí v podniku a zkvalitňuje pracovní morálku zaměstnanců.

Nesporným benefitem je také zlepšení a zjednodušení komunikace, a to jak se smluvními partnery, tak s participujícími skupinami i mezi členy podniku.

Z globálního pohledu může zavádění etických kodexů napomoci ke zvýšení transparentnosti podnikatelského prostředí a k omezení zásahů státu tím, že sníží množství výskytu neetických podnikatelských praktik jako např. výskyt korupce a další.

Proces tvorby etického kodexu

Etický kodex by měl odpovídat individuálním potřebám konkrétního podniku, proto se nedoporučuje pouze okopírovat etický kodex jiné společnosti anebo použít bez dalšího jen obecný vzor. Samozřejmě je ale dobré se inspirovat, jedním z oficiálních zdrojů je například „Kodex správy a řízení společností založený na principech OECD“ (více informací na stránkách Ministerstva financí) obsahující doporučení pro správu a řízení společností, s přílohou s názvem „Kodex správy a řízení společností“, případně i dalšími kvalitními etickými kodexy jiných obchodních společností, avšak je třeba zdůraznit, že by mělo jít spíše o jakousi osnovu nebo námět.

Následně by měl být etický kodex individualizován a proces jeho sestavování by měl probíhat s ohledem na odborné znalosti etiky v podnikání a odpovídat všem specifikům konkrétního podniku. Je možné případně využít služeb a konzultací specialistů na tvorbu etických kodexů.

Při začleňování etiky do systému řízení je nutné si uvědomit konkrétní reálné etické problémy daného podniku a navrhnout systém změn a kontroly účinnosti etického programu. Do tvorby etického kodexu je vhodné zapojit i zúčastněné osoby jako zaměstnance, případně dodavatele, a to formou rozhovorů nebo společných diskuzí či dotazníků a následného zpracování názorů a připomínek do samotného textu kodexu, anebo mohou tyto osoby navrhnout formulace některých jeho ustanovení.

Z etického kodexu by mělo být patrné, že očekávané etické jednání od zaměstnanců podniku mohou tito zaměstnanci očekávat i od vedení. Neměl by platit „dvojí metr“, ale naopak stejná morální pravidla pro všechny členy podniku, bez rozdílu jejich postavení. Například pokud se od členů podniku předpokládá dodržování určitých pravidel, tak by na druhou stranu neměli být nuceni provádět obchodní činnost, která je v rozporu s právními nebo etickými normami stanovenými v kodexu. Kromě toho je předpokladem, aby management etický kodex bez výjimek dodržoval. Zaměstnanci tak budou etický kodex s větší pravděpodobností respektovat a chovat se v souladu se zásadami v něm uvedenými.

Některé etické kodexy podniků kladoucích velký důraz na etiku také po zaměstnancích požadují, a to s ohledem na důraz na celkovou integritu člověka, dodržování standardů etického chování i v soukromém životě. Důvodem je názor, že zaměstnanci i mimo pracoviště reprezentují podnik a vyžadují, aby tato reprezentace byla rovněž na vysoké etické úrovni. Z toho důvodu může být osobní morálka a důvěryhodnost zaměstnanců pečlivě zkoumána a neetické chování v soukromí se proto i na pracovišti může posuzovat přísně, jelikož může poškozovat „goodwill“ podniku.

Při sepisování etického kodexu je vhodné pečlivě zvolit jazykový styl. Velmi rozdílně totiž působí, je-li myšlenka formulována pozitivně („Dbáme na dodržování zákonů a etických zásad.“) anebo negativně („Je zakázáno porušovat zákony a etické zásady.“) Pozitivní vyjádření předmětu sdělení, a to jazykem srozumitelným pro všechny adresáty etického kodexu, je proto v případech, kdy je to možné, více než žádoucí.

Jaké obsahové náležitosti by neměly být v etickém kodexu opomenuty?

I když se etický kodex každého podniku bude lišit, je možné zobecnit náležitosti, které etické kodexy zpravidla obsahují, a je příhodné, aby se v nich nacházely.

Lze doporučit, aby etický kodex vzal v potaz oblast společenské odpovědnosti podniků (někdy je uváděno pod zkratkou CSR vyplývající z anglického corporate social responsibility) – taková společnost směřuje od pouhého dodržování právních předpisů k odpovědnému chování především v ekonomické, sociální a environmentální oblasti.

Etický kodex a zásady v něm uvedené lze rozdělit do těchto oblastí:

• preambule/úvod – obsahující proslov majitelů podniku nebo vedení, představení vize, mise a hodnot podniku;
• podnik – zásady chování a jednání podniku ve vztahu ke smluvním stranám a partnerům, zaměstnancům, vlastníkům a managementu, investorům, dodavatelům i ke společenskému okolí podniku;
• zaměstnanci, dodavatelé, vlastníci – chování těchto osob především ve vztahu k podniku a jiným osobám;
• řízení v oblasti lidských zdrojů – spravedlivý přístup k zaměstnancům a smluvním partnerům;
• forma kontroly – dodržování etického kodexu a možné sankce;
• kontakty.

Typické obsahové okruhy, nejčastěji se vyskytující v etických kodexech, jsou následující:

• představení firemní politiky a zásad jednání, marketingové aktivity podniku,
• interní a externí komunikace,
• závazek respektování právních předpisů,
• odpovědnost ve vztahu k životnímu prostředí a odpovědnost sociální (dopady podnikových činností na životní prostředí a okolní subjekty),
• vztahy se zainteresovanými skupinami,
• úroveň kvality zboží a služeb,
• pracovní prostředí, bezpečnost práce, zdraví zaměstnanců,
• osobní růst a rozvoj zaměstnanců,
• pravidla obchodního jednání (přijímání a dávání darů, aj.),
• způsob řešení konfliktů,
• střety zájmů a jejich zamezení,
• problematika diskriminace a sexuálního obtěžování,
• korupce a úplatkářství,
• rovný a spravedlivý přístup k zaměstnancům při jejich přijímání, hodnocení, odměňování, vzdělávání, povyšování nebo poskytování informací,
• zacházení s majetkem společnosti,
• zneužívání a využívání informací, ochrana podnikového know-how a zásady mlčenlivosti, důvěrnost osobních informací,
• whistleblowing, reklama, lobbing, konflikt zájmů a další.

Vhodnou součástí etického kodexu bývá i tzv. etický test, čímž se rozumí jakási „první pomoc“ spočívající v několika krátkých klíčových otázkách, které na sebe logicky navazují a vedou adresáty k dosažení eticky nejlepšího řešení nastalé eticky problematické nebo nejasné situace. Takový etický test může být pro rozhodování zaměstnanců šikovnou pomůckou.

Další z možností, jak lze etický kodex koncipovat, je po úvodních ustanoveních do jeho textu začlenit konkrétní otázky a odpovědi ohledně eticky sporných témat, které dobře a výmluvně demonstrují, jak se mají adresáti etického kodexu chovat.

Nedílnou součástí etického kodexu by měly být informace o tom, na koho a jakým způsobem se obracet se svými dotazy, problémy a podněty vztahujícími se k obsahu etického kodexu, a to ať už prostřednictvím určité kontaktní osoby anebo speciální telefonické linky.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.