Podnikový etický kodex aneb další aspekt řízení podniku

Zavedení etického kodexu do praxe

Nejen již zmíněný a popsaný proces tvorby etického kodexu, ale i proces a způsob jeho implementace, tj. zavádění do praxe, jsou neméně důležité, ne-li důležitější, než etický kodex samotný. Kromě toho je vhodné stanovit i způsob kontroly jeho dodržování.

Co se týče sdělení a předání etického kodexu zaměstnancům, je vhodné zvolit důstojnou formu. Lze doporučit například předání na pracovní poradě, nebo i slavnostněji, při shromáždění celého podniku. Je možné připravit i potvrzení o přijetí a převzetí etického kodexu zaměstnancem.

Následně je zcela na úvaze vedení podniku, zda etický kodex na webových stránkách podniku zveřejní nebo nezveřejní, avšak toto lze spíše doporučit, jelikož etický kodex obsahuje i prezentaci hodnot a vizí podniku a zveřejněním podnik dává i navenek najevo, že se etika stala nevyhnutelnou součástí jeho činnosti.

Distribuce etického kodexu by měla být vhodným způsobem zajištěna i pro klíčové dodavatele, obchodní partnery a vlastníky a etický kodex by měl být podnikem vnímán jako jeden ze strategických vnitřních dokumentů.

Za účelem přijetí principů a požadavků etického kodexu zaměstnanci se doporučuje uspořádat dle velikosti podniku osobní rozhovor, etický výcvik nebo workshop, který zaměstnance s obsahem kodexu dopodrobna seznámí, zejména s důvody a cíli jeho existence a pravidly sankcionování a poskytne odpovědi na případné pochybnosti nebo nejasnosti s etickým kodexem spojené.

Účelem je, aby zaměstnanci etický kodex vnímali jako přínos, pomůcku a benefit, ne jako nadbytečný a ignorovaný dokument. Při přijímání nových zaměstnanců je samozřejmě dobré uchazeče v rámci přijímacího řízení s etickým kodexem důsledně seznámit.

Jak již bylo zmíněno, etický kodex by měl být pro jeho účinnost vynutitelný a obsahovat i kontrolní mechanismy, tedy jednoznačně stanovovat způsoby kontroly dodržování etických zásad a sankce za případná porušení. Samozřejmě by se mělo jednat o postihy etického charakteru, od těch běžných, např. osobní pohovor či otevřená diskuze, po ty závažnější, kterým mohou být zveřejnění porušení, veřejné odsouzení prostřednictvím upozornění, nebo i veřejná omluva.

Dodržování kodexu se může promítat i v hodnocení zaměstnanců. Jelikož je dodržování etického kodexu zejména pro zaměstnance povinné, je vhodné jej zakotvit i smluvně, například prostřednictvím doložky o přijetí a dodržování zásad etického kodexu.

Jelikož je podnikání dynamické, i etický kodex by měl reflektovat změny v charakteru podniku a měl by být pravidelně aktualizován a přizpůsobován novým poměrům a změnám tak, aby zcela odpovídal aktuální situaci v podniku. Etický kodex není statickým dokumentem, ale k jeho efektivnímu fungování je bezesporu nutná pravidelná revize, která by měla být prodiskutována i se zaměstnanci, případně s jinými zájmovými skupinami.

Možná rizika nedůsledného přístupu k etickému kodexu

• Zaměňování etického kodexu s jinými firemními dokumenty – etický kodex není pracovním řádem, ani pouhým souborem hodnot, principů nebo vizí podniku, ačkoliv tyto bývají zmíněny v úvodní části. Etický kodex by však měl poskytnout také návod ke správnému řešení eticky exponovaných situací.
• Etický kodex pouze jako marketingový nástroj – dobrý marketing je pro podnikání důležitý, avšak etický kodex by se měl především stát vodítkem každodenního rozhodování a řešení problémů, tj. měl by být řádně implementován a důsledně používán.
• Nepochopení ze strany zaměstnanců – pokud není etický kodex členy podniku pochopen, vysvětlen a užíván v praxi, nebo o něm zaměstnanci v krajním případě ani nevědí, nemůže kvalitně plnit svoji funkci, jelikož pouhý text kodexu vyvěšený na webu podniku nemůže fungovat tak, jak se od něj očekává.
• Přílišná obecnost – jak již bylo zmíněno, etický kodex má být vypracován s ohledem na jedinečnost konkrétního podniku tak, aby obsahoval obecná i konkrétní ustanovení s uvedením příkladů.
• Ignorování pravidelné revize etického kodexu – etický kodex má reflektovat jakékoli nastalé změny ve fungování podniku.
• Chybějící vynutitelnost – není-li etický kodex vynutitelný prostřednictvím sankcí, je pouhým představením hodnot podniku a není plně účinný.

Etický kodex a navazující nástroje etiky v podnikání

Etický kodex je tradičním a nejvyužívanějším nástrojem etiky v podnikání, sloužícím k zavedení etických principů do fungování podniku. Je ovšem vhodné jej doplnit v závislosti na velikosti společnosti také dalšími nástroji etiky v podnikání, kterými jsou minimálně vzdělávání (semináře nebo diskuze) v oblasti etiky nebo etické „hotlines“.

Etické telefonní linky, které mohou fungovat zpravidla 24 hodin denně, jsou zřizovány, aby se na ně zaměstnanci mohli zcela svobodně (případně i anonymně) obracet se svými podněty či připomínkami. Poskytují rovněž určitou míru anonymity, neboť zaměstnancům umožňují hovořit i o záležitostech, které nechtějí oficiálně zveřejnit anebo jsou pro ně stresující.

V malém podniku se pravděpodobně neuplatní funkce ombudsmana / ředitele pro etiku anebo jiného zaměstnance pro etiku, etický či sociální audit, nebo etická diskusní fóra. Etické bilancování nebo osobní rozhovor však mohou fungování etického kodexu účelně podpořit u společnosti jakékoliv velikosti. O formě a míře institucionalizace etiky, tedy o tom, jaký nástroj nebo opatření je pro daný podnik vhodné, rozhoduje za případné spolupráce se zájmovými skupinami vedení podniku.

Vzdělávání a výcvik v oblasti etiky bývá realizován za účelem prohlubování znalostí managementu nebo zaměstnanců v oblasti etiky (poukázání na význam etických pravidel, vysvětlení různých morálních principů a norem, řešení podstaty etických dilemat a hlavně také vysvětlení a představení cílů a fungování etického kodexu aj.). To vše za účelem, aby každý člen podniku poznal svá práva a povinnosti a mohl samostatně rozlišit správnost svého jednání a nést za ně odpovědnost. Realizace probíhá mimo jiné prostřednictvím etických seminářů, workshopů nebo diskusních fór, online výukových programů, stáží, apod.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.