Klíčové povinnosti podnikatele po založení nové obchodní společnosti

Naše pojednání začíná v okamžiku, kdy byla obchodní společnost založena. Nezbytné náležitosti určené zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZOK“), tedy byly sepsány společenskou smlouvou nebo zakladatelskou listinou, a to v písemné formě. Byla-li založena kapitálová obchodní společnost (tedy společnost s ručením omezeným nebo akciová společnost), zakladatelské právní jednání pak musí být sepsáno typicky ve formě notářského zápisu.

Po založení společnosti je na podnikateli, aby provedl všechny kroky nezbytné ke vzniku společnosti z právního hlediska. Ke vzniku společnosti dochází jejím zápisem do obchodního rejstříku; do této doby společnost není nadána právní osobností (tedy nemůže nabývat práva a povinnosti).

Je-li však přesto nezbytné v časovém rozmezí mezi založením společnosti a jejím vznikem za společnost jednat, činí tak zakladatel či zakladatelé, event. též jiná osoba s tím, že jednající osoba je z právního jednání za společnost před jejím vznikem oprávněna a zavázána sama, resp. jedná-li více osob, jsou všechny tyto osoby z jednání oprávněny a zavázány společně a nerozdílně.

Nutno dodat, že jednání za společnost před jejím vznikem není ničím neobvyklým a běžně tímto způsobem bývají uzavírány pracovní smlouvy se zaměstnanci či nájemní smlouvy na prostory k podnikání. Ostatně bez možnosti jednat za společnost už před jejím vznikem by byly přípravy na podnikatelskou činnost společnost v podstatě paralyzovány.

Jsou-li před vznikem společnosti za tuto činěna výše popsaná právní jednání, může společnost ve lhůtě do tří měsíců od svého vzniku účinky těchto jednání pro sebe převzít. Pak platí, že společnost byla z těchto právních jednání oprávněna a zavázána od počátku, a dá všem zúčastněným osobám najevo, že převzetí účinků jednání učinila.

V opačném případě, tedy nepřevezme-li společnost ve lhůtě tří měsíců od svého vzniku účinky právních jednání učiněných před jejím vznikem, zůstanou z těchto jednání zavázány osoby, které za společnost takto jednaly. To však nebrání tomu, aby předmětné pohledávky byly v budoucnu společnosti postoupeny podle obecné úpravy zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku (dále jen „OZ“) o postoupení pohledávek.

Splacení vkladů

Po založení obchodní společnosti jsou zakladatelé povinni plnit jednu ze základních povinností, vyplývajících z účasti na obchodní společnosti, a to povinnost vkladovou.

Vkladem je peněžní vyjádření hodnoty předmětu vkladu do základního kapitálu obchodní korporace. U akciové společnosti se vklad označuje jako jmenovitá nebo účetní hodnota akcie.

Předmětem vkladu pak je věc, kterou se společník nebo budoucí společník zavazuje vložit do obchodní korporace za účelem nabytí nebo zvýšení účasti v ní.

Vkladovou povinnost lze splnit splacením v penězích (peněžitý vklad), nebo vnesením jiné penězi ocenitelné věci (nepeněžitý vklad). Nepeněžitým vkladem může být věc movitá i nemovitá, nesmí to však být práce nebo služby. Obsah vkladové povinnosti každého ze zakladatelů vyplývá ze zakladatelského právního jednání – v něm musí být mimo jiné uvedena i výše vkladu nebo vkladů připadajících na podíl nebo podíly jednotlivých členů korporace. Zakladatelské právní jednání obsahuje též údaj o výši základního kapitálu, přičemž ta odpovídá souhrnu všech vkladů. Rovněž musí být v zakladatelském právním jednání uvedena lhůta pro splnění vkladové povinnosti.

Před podáním návrhu na zápis společnosti s ručením omezeným do obchodního rejstříku musí být splaceno celé vkladové ážio (rozdíl mezi cenou nepeněžitého vkladu určenou znaleckým posudkem nebo jeho reálnou hodnotou a výší vkladu) a na každý peněžitý vklad nejméně jeho 30 %.

Rovněž podle zákonné úpravy akciové společnosti platí, že založení akciové společnosti je účinné, splatil-li každý zakladatel případné emisní ážio a v souhrnu alespoň 30 % jmenovité nebo účetní hodnoty upsaných akcií v době určené ve stanovách a na účet banky určený ve stanovách, nejpozději však do okamžiku podání návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku.

Skutečnost, že byla zakladateli společnosti splněna jejich vkladová povinnost podle podmínek stanovených zakladatelským právním jednáním, je nutno k zápisu společnosti do obchodního rejstříku doložit. K tomu slouží písemné prohlášení správce vkladů o splnění vkladové povinnosti nebo její části jednotlivými vkladateli, vystavené podle § 24 odst. 1 ZOK.

Správce vkladů je osoba, pověřená společenskou smlouvou či zakladatelskou listinou tím, aby před vznikem obchodní korporace (tedy před jejím zápisem do obchodního rejstříku) přijímala a spravovala splacené nebo vnesené předměty vkladů nebo jejich části. Správcem vkladů může být i zakladatel, resp. některý ze zakladatelů. Na činnost správce vkladů se použije právní úprava smlouvy o příkazu podle občanského zákoníku, není-li dohodnuto jinak. Obecně si však správce vkladů při své činnosti musí počínat poctivě a pečlivě, podle svých schopností.

Peněžité vklady do kapitálových společností (s.r.o. a a.s.) se splácí na zvláštní účet u banky nebo spořitelního a úvěrního družstva, který správce vkladů zřídí. Banka s těmito prostředky neumožní nakládat dříve, než společnost vznikne, ledaže se jedná o úhradu zřizovacích výdajů nebo vrácení emisních kursů zakladatelům. Jednou ze základních povinností správce vkladů tedy je zřízení zvláštního účtu pro splácení peněžitých vkladů.

Nepeněžité vklady se do kapitálové společnosti vnáší před jejím vznikem.

Zákon o obchodních korporacích obsahuje též speciální úpravu pro případ, je-li nepeněžitým vkladem nemovitá věc, movitá věc, závod nebo jeho část či pohledávka.

Jestliže správce vkladů uvede v prohlášení o splacení vkladů vyšší částku, než ve které byla vkladová povinnost skutečně splněna, ručí věřitelům společnosti za její dluhy až do výše rozdílu mezi deklarovaným a skutečným splněním vkladové povinnosti. Toto ručení však zaniká, není-li pohledávka vůči společnosti uplatněna u soudu do pěti let od vzniku společnosti.

Pro úplnost je nutno dodat, že po vzniku společnosti jí správce vkladů předá předměty vkladů i s případnými plody či užitky (např. peněžité vklady s úroky), neurčí-li ohledně plodů a užitků zakladatelské právní jednání jinak.

Jestliže společnost nevznikne, tedy není zapsána do obchodního rejstříku, ať již z jakéhokoli důvodu, správce vkladů je povinen vrátit předměty vkladů bez zbytečného vkladu zpět vkladatelům (opět i s případnými plody či užitky).

Určení sídla společnosti

Jestliže je v zakladatelské listině nebo společenské smlouvě společnosti sídlo společnosti určeno jen názvem obce (např. „Praha“), je nutné, aby statutární orgán společnosti rozhodl o určení konkrétní adresy sídla. Toto písemné rozhodnutí o umístění sídla pak bude podkladem pro zápis do obchodního rejstříku. Jestliže je v zakladatelském dokumentu sídlo určeno konkrétní adresou, není dalšího rozhodnutí třeba.

V každém případě je však nutné doložit jak při zápisu do obchodního rejstříku, tak i při získání podnikatelského oprávnění právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, není-li právní důvod zjistitelný z informačního systému veřejné správy (tj. z katastru nemovitostí). K doložení právního důvodu je nezbytné písemné prohlášení vlastníka nemovitosti (jednotky) s ověřeným podpisem, které při podání návrhu na zápis do obchodního rejstříku nesmí být starší než 3 měsíce.

Právní důvod pro užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, musí mít společnost po celou dobu, po kterou jsou tyto prostory v obchodním rejstříku zapsány jako sídlo.

Sídlo společnosti může být i v bytě, v takovém případě, ale umístění sídla nesmí narušovat klid a pořádek v domě.

K problematice sídla je nutno ještě dodat, že každý se může dovolat skutečného sídla společnosti a společnost nemůže namítat, že má skutečné sídlo jinde, než jak je zapsáno v obchodním rejstříku.

Získání podnikatelského oprávnění

Osobní společnosti (veřejná obchodní společnost a komanditní společnost) mohou být založeny pouze za podnikatelským účelem nebo za účelem správy vlastního majetku. Kapitálové společnosti (společnost s ručením omezeným a akciová společnost) mohou být založeny i za jiným účelem.

Je-li společnost založena za účelem nepodnikatelským, zapisuje se tento účel do obchodního rejstříku jako předmět činnosti (například výše uvedená správa vlastního majetku či pronájem nemovitostí, bytů a nebytových prostor). Případně je možno společnost založit za účelem jak podnikatelským, tak i nepodnikatelským – v takovém případě bude v obchodním rejstříku zapsán jak předmět podnikání, tak i předmět činnosti.

V drtivé většině případů však bývají společnosti zakládány za účelem podnikatelským. Před zápisem společnosti do obchodního rejstříku tak musí být doloženo, že společnost získala náležité podnikatelské oprávnění. Nejčastěji takovým oprávněním bývá oprávnění živnostenské.

Zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon) rozděluje živnosti na ohlašovací (a ty dále na řemeslné, vázané a živnost volnou) a koncesované, k jejichž provozování je nezbytné získání koncese. Rozdělení konkrétních živností do jednotlivých kategorií je obsaženo v přílohách živnostenského zákona.

Ohlášení živnosti je možno provést na kterémkoli živnostenském úřadě, není tedy nutné řídit se místem sídla společnosti či bydliště jednající osoby. Správní poplatek za ohlášení živnosti při vstupu do živnostenského podnikání činí 1000 Kč bez ohledu na to, zda je ohlašována jedna, nebo více živností. K ohlášení živnosti slouží tzv. jednotný registrační formulář. Jeho přílohou je formulář Seznam oborů činností náležejících do živnosti volné „Výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona“.

Formulář obsahuje seznam oborů, které zákon zahrnuje pod živnost volnou, a podnikatel označí křížkem ty obory, kterým se v rámci volné živnosti hodlá věnovat. Vzhledem k tomu, že správní poplatek je jednotný bez ohledu na počet zvolených oborů, z ekonomického a zejména administrativního hlediska je výhodnější při vstupu do živnostenského podnikání označit raději více oborů, kterým by se společnost eventuálně v budoucnu mohla věnovat, než později provádět změnu v ohlášení – rozšíření seznamu oborů živnosti volné.

Zároveň je však nutno si zhodnotit, jak důvěryhodně bude na případné obchodní partnery působit společnost, která se podle zápisu v živnostenském rejstříku věnuje až 80 (!) oborům činnosti, od úpravy nerostů přes pěstitelské pálení až po fotografické služby.

Ohlášení živnosti se při jednání s živnostenským úřadem vyplní elektronicky s referentem na místě.

Kromě výše uvedeného vyplněného jednotného registračního formuláře (včetně případných příloh) je k ohlášení živnosti českou právnickou osobou nutno dále předložit:

• doklad totožnosti ohlašovatele nebo zmocněnce, příp. plnou moc zmocněnce (není vyžadováno ověření plné moci);
• u živností řemeslných a vázaných také doklady vztahující se k odpovědnému zástupci (odborná způsobilost, bezúhonnost), včetně prohlášení odpovědného zástupce, že souhlasí s ustanovením do funkce (podpis musí být úředně ověřen, neučinil-li odpovědný zástupce prohlášení osobně před živnostenským úřadem);
• doklad o tom, že právnická osoba byla zřízena nebo založena (notářský zápis, kterým byla sepsána společenská smlouva či zakladatelská listina);
• doklad prokazující právní důvod pro užívání prostor, v nichž má právnická osoba na území ČR sídlo (postačí písemný souhlas vlastníka); pokud není v zakladatelském právním jednání uvedena konkrétní adresa sídla, bude nutno předložit též rozhodnutí o umístění sídla;
• doklad o zaplacení správního poplatku.

Z výše uvedeného orientačního výčtu předkládaných dokladů vyplývá, že v okamžiku ohlášení živnosti již společnost musí mít určeno konkrétní sídlo (rozhodnutí o umístění sídla), byť by v zakladatelském právním jednání bylo určeno obecně, např. „Praha“.

Průkazem živnostenského oprávnění je výpis z živnostenského rejstříku.

K provozování řady podnikatelských oborů je zapotřebí jiného oprávnění než živnostenského. Živností není například činnost lékařů, farmaceutů, advokátů, notářů, exekutorů, tlumočníků, daňových poradců, autorizovaných architektů a mnoho dalších. Získání oprávnění k provozování těchto neživnostenských činností vyjmenovaných v § 3 živnostenského zákona se řídí speciálními právními předpisy. Průkazem takové jiné podnikatelské činnosti je pak oprávnění vydané příslušným orgánem podle zvláštních právních předpisů.

Souhlas zapisovaných osob

K návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku je vyžadován souhlas zapisovaných osob, neplyne-li tento souhlas z jiných k návrhu na zápis dokládaných listin. Navrhovatel tedy musí k návrhu na zápis doložit souhlas členů orgánů společnosti, kteří jsou určeni v zakladatelské listině či společenské smlouvě.

Tento souhlas bývá spojován s čestným prohlášením o splnění podmínek pro zápis osoby jako člena orgánu společnosti do obchodního rejstříku podle zákona o obchodních korporacích (bezúhonnost apod.) a podpis na listině o udělení souhlasu musí být úředně ověřen.

Kontrola obchodní firmy

Obchodní firma je jméno, pod kterým je podnikatel zapsán do obchodního rejstříku. Obchodní firma musí obsahovat zákonem určený dodatek označující její právní formu (např. s.r.o., a.s.).

Byť je obchodní firma určena již v zakladatelském právním jednání, lze doporučit, aby navrhovatel před podáním návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku ještě jednou zkontroloval, zda zvolená obchodní firma je skutečně nezaměnitelná, jedinečná, neboť není vyloučeno, že v mezičase mezi založením společnosti a jejím zápisem do obchodního rejstříku vznikne společnost jiná, stejného či obdobného názvu.

Pro tvorbu obchodní firmy platí z hlediska způsobilosti k zápisu do obchodního rejstříku řada pravidel. K tomuto tématu naleznete řadu konkrétních doporučení v článku Základy firemního práva.

Vznik společnosti

Všechny typy obchodních společností, stejně jako družstva, vznikají až dnem zápisu do obchodního rejstříku. Proto tedy v této kapitole hovoříme o povinnostech mezi založením a vznikem společnosti – k založení dochází již zakladatelským právním jednáním (sepsáním notářského zápisu obsahujícího zakladatelskou listinu či společenskou smlouvu), kdežto vznik společnosti odpovídá až datu jejího zápisu do obchodního rejstříku. Zápisem do obchodního rejstříku se společnost stává právnickou osobou způsobilou samostatně právně jednat.

K prvozápisu společnosti do obchodního rejstříku může dojít pouze na návrh oprávněné osoby – navrhovatele, a to buď učiněný vůči rejstříkovému soudu (místně příslušným je krajský soud, v jehož obvodu je obecný soud osoby, jíž se zápis týká), nebo prostřednictvím přímého zápisu notářem (více informací o přímém zápisu naleznete níže).

Návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku musí být podán nejpozději do šesti měsíců od založení společnosti, nestanoví-li společenská smlouva či zakladatelská listina lhůtu jinou. Není-li návrh v uvedené lhůtě podán, platí, že nastávají tytéž účinky, jako při odstoupení od smlouvy.

Jak bylo uvedeno výše, k návrhu musí být přiložen doklad o tom, že osobě, jíž se zápis týká, vznikne nejpozději dnem zápisu oprávnění k zapisovanému předmětu podnikání či činnosti. Dále je mimo jiné nutno doložit také právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo, a souhlasy zapisovaných osob.

Návrh se podává na speciálním formuláři, dostupném na serveru www.justice.cz, a je možné jej podat buď v listinné, nebo elektronické podobě, a to včetně listin, kterými se dokládají skutečnosti, které mají být do obchodního rejstříku zapsány, a listinami, které se zakládají do sbírky listin.

Pro prvozápisy společností se stává stále populárnějším přímý zápis notářem. Při přímém zápisu provede zápis přímo notář, který osvědčil zakladatelské právní jednání notářským zápisem, a to po splnění podmínek vyžadovaných pro zápis pomocí dálkového přístupu, přičemž je povinen učinit tak bez zbytečného odkladu po podání žádosti o zápis. Výhodou tohoto způsobu zápisu jsou nižší soudní poplatky za zápis či provedení změny.

Návrh na zápis založené veřejné obchodní společnosti a komanditní společnosti do obchodního rejstříku podávají všichni společníci.

Návrh na zápis založené společnosti s ručením omezeným podávají všichni jednatelé.

Návrh na zápis založené akciové společnosti do obchodního rejstříku podávají všichni členové představenstva nebo statutární ředitel.

Soudní poplatek za prvozápis obchodní společnosti do obchodního rejstříku činí 6 000 Kč, za prvozápis akciové společnosti pak 12 000 Kč. Soudní poplatek se hradí bankovním převodem na příslušný účet rejstříkového soudu.

Rejstříkový soud o zápisu společnosti do obchodního rejstříku (je-li návrh bezvadný a doplněný patřičnými přílohami) rozhodne do pěti pracovních dnů, jinak po uplynutí této lhůty nastává fikce zápisu.

Faktická realizace provedení zápisu (tedy jeho přenesení do elektronického systému) musí proběhnout do dvou dnů ode dne, kdy nastala fikce zápisu. Rejstříkový soud zapíše společnost do obchodního rejstříku ke dni provedení zápisu, případně ke dni určenému v návrhu (tento den nesmí předcházet dni provedení zápisu). Rozhodne-li rejstříkový soud usnesením, pak je zápis proveden až ke dni právní moci usnesení.

Je-li zápis společnosti do obchodního rejstříku úspěšně proveden, nelze jej již zrušit (resp. zrušit rozhodnutí o zápisu), ani se domáhat určení, že společnost nevznikla. V zákonem stanovených případech však je možno domáhat se určení neplatnosti společnosti.

Ode dne vzniku společnosti pak počínají běžet některé důležité lhůty:

• 8 kalendářních dnů k registraci u Okresní správy sociálního zabezpečení, má-li společnost zaměstnance;
• 8 dnů k registraci u zdravotních pojišťoven, rovněž za předpokladu, že má společnost zaměstnance;
• 15 dnů k registraci u správce daně.

Jednotlivé povinnosti budou rozebrány v článku dále.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.