Klíčové povinnosti podnikatele po založení nové obchodní společnosti

Datová schránka

Ihned po vzniku společnosti doporučujeme podnikatelům seznámit se blíže s problematikou datových schránek. Lze se tím vyhnout situaci, kdy budou společnosti ze strany státních orgánů doručovány písemnosti, aniž by o tom její zástupci věděli. Ignorování datové schránky, respektive jejího obsahu totiž může způsobit velký problém.

Datové schránce bývají v očích veřejnosti často přiznávány podobné vlastnosti, jako má běžná e-mailová schránka; tato představa je však značně nepřesná. Datová schránka je jakousi poštovní schránkou v elektronické podobě, ale dle jejich zřizovatele – Ministerstva vnitra ČR – není možné její funkce a nástroje zaměňovat se schránkou e-mailovou.

Datová schránka je elektronickým úložištěm dat, kde datový prostor je vyhrazen jednotlivým uživatelům datových schránek (orgánům veřejné moci a soukromým osobám), kterým je datová schránka zřizována povinně ze zákona nebo na žádost. Datová schránka je určena zejména k doručování písemností orgánů veřejné moci a k provádění úkonů vůči nim.

Jak již bylo uvedeno, zřizovatelem a správcem celého systému datových schránek je Ministerstvo vnitra ČR. Provozovatelem systému je Česká pošta, s. p.

Zprávy, zasílané prostřednictvím systému datových schránek, jsou při odeslání zašifrovány a k jejich rozšifrování dojde až v okamžiku doručení zprávy adresátovi. Tedy ani provozovatel, ani zřizovatel systému nemají k dispozici obsah zasílaných zpráv; tyto subjekty obdrží pouze údaje o odesílateli a adresátovi.

Ke každé zřízené datové schránce je přidělen jednoznačný identifikátor, který odlišuje datové schránky jednotlivých osob.

Problematika datových schránek je upravena zejména zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů.

Zřízení datové schránky

Nově vzniklá obchodní společnost, tedy právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku, je ze zákona subjektem, který je povinen mít datovou schránku zřízenou a používat ji zejména při komunikaci s orgány veřejné správy.

Datové schránka nově vzniklé společnosti je zřízena Ministerstvem vnitra ČR bezodkladně poté, kdy byla společnost zapsána do obchodního rejstříku. Ministerstvo vnitra tak učiní automaticky a bezplatně; o zřízení datové schránky tedy v tomto případě není třeba jakkoli žádat.

Přístupové údaje k datové schránce zašle Ministerstvo vnitra ČR statutárními orgánu nebo členovi statutárního orgánu (případně vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku) právnické osoby, pro kterou byla datová schránka zřízena, a to do vlastních rukou bez možnosti náhradního doručení. Údaje o těchto osobách (zejm. adresu bydliště) Ministerstvo vnitra ČR čerpá z údajů zapsaných v obchodním rejstříku.

Přístupové údaje k datové schránce nově vzniklé společnosti jsou oprávněným osobám (statutárnímu orgánu, resp. jeho členům) zaslány neprodleně po zápisu společnosti do obchodního rejstříku. Členům statutárního orgánu tak lze doporučit kontrolovat pravidelně poštovní schránku v místě svého trvalého bydliště. Pokud oprávněné osobě nejsou údaje doručeny, doporučujeme kontaktovat informační linku datových schránek na tel. čísle 954 200 200, případně využít služeb ePoradny.

Nejsou-li údaje oprávněným osobám doručeny, je nutné to aktivně řešit a žádat nápravu, neboť doručení přístupových údajů ani aktivace datové schránky nejsou podmínkou pro to, aby do datové schránky mohlo být doručováno. Lze si tedy představit situaci, kdy jednatel nově vzniklé společnosti s ručením omezeným dlouhodobě nepřebírá na adrese svého bydliště uvedené v obchodním rejstříku poštu; nejsou mu tedy doručeny přístupové údaje k datové schránce, ta není aktivována a jednatel společnosti včas nezjistí, že do datové schránky mu již jsou ze strany orgánů veřejné správy doručovány zásadní písemnosti.

Nastane-li fikce doručení (více informací o ní naleznete níže), není pak možné se bránit tím, že o doručení písemností nevěděl, resp. ani vědět nemohl, jelikož neměl k dispozici přístupové údaje k datové schránce. Je tedy na odpovědnosti každého člena statutárního orgánu, aby si ohlídal doručení přístupových údajů, a také aby obsah datové schránky průběžně kontroloval.

Přístup do datové schránky

Každé právnické osobě je Ministerstvem vnitra ČR zřízena vždy jen jedna datová schránka.

Oprávnění k přístupu do datové schránky má pouze statutární orgán příslušné právnické osoby, resp. všichni členové jejího statutárního orgánu, případně vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Každé oprávněné osobě je zřízen její vlastní přístup a vydán příslušný přístupový kód (jedinečné uživatelské jméno).

Přístup do datové schránky je umožněn po přihlášení na internetové adrese www.mojedatovaschranka.cz. Přístupovými údaji pro přihlášení je uživatelské jméno a bezpečnostní heslo.

První heslo, zaslané oprávněné osobě Ministerstvem vnitra ČR, je funkční pouze pro prvních pět přihlášení; je tedy nezbytné si heslo včas změnit. Heslo je pak nutné dle úvodního nastavení schránky z bezpečnostních důvodů měnit každých 90 dnů; toto nastavení však je možno změnit.

Je zřejmé, že leckdy není v silách členů statutárního orgánu společnosti zajistit vyzvedávání datové schránky a veškerou další práci s ní. K tomu, aby do datové schránky mohly vstupovat též jiné osoby, slouží institut pověřené osoby a administrátora.

Pověřenou osobou je taková osoba, kterou společnost nebo administrátor zmocní k vyzvedávání zpráv z datové schránky, a to buď po určité období, nebo ve vztahu k některým typům dokumentů (prosté zprávy, zprávy do vlastních rukou). Pověření se uděluje přímo v datové schránce nastavením oprávnění (přístupové údaje již osoba může mít k dispozici). Nastavení pověřené osoby bývá využíváno zejména pro krátkodobý „zástup“ například po dobu dovolené.

Administrátorem pak je osoba, kterou majitel datové schránky pověří tím, aby datovou schránku dlouhodobě spravovala, vybírala datové správy, případně pověřovala další osoby manipulací s datovou schránkou. Jeho práva se tak velmi blíží právům majitele datové schránky.

Fikce doručení

Jak již bylo uvedeno výše, ignorovat existenci datové schránky se nevyplácí.

Uživatelům datových schránek, tedy i obchodním společnostem, jsou ze strany orgánů veřejné moci doručovány písemnosti právě do datové schránky. Výjimkou je doručování veřejnou vyhláškou či na místě.

K doručení písemnosti, dodané do datové schránky, dojde v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má vzhledem k rozsahu svého oprávnění k dodané písemnosti přístup. V takovém okamžiku je odesílateli automaticky vystavena také doručenka s datem a časem doručení, přičemž není rozhodné, zda byla zpráva skutečně otevřena a přečtena.

K doručení zpráv tedy dochází již přihlášením do datové schránky ze strany oprávněné osoby; žádného dalšího úkonu není zapotřebí.

Navíc existuje institut náhradního doručení tzv. fikcí doručení, aby nebylo možno se nevybíráním datové schránky vyhnout doručování písemností. Fikce doručení nastává tehdy, nepřihlásí-li se do datové schránky její uživatel do deseti dnů ode dne, kdy byla písemnost do datové schránky dodána; pak se dokument považuje za doručený posledním dnem uvedené desetidenní lhůty. Náhradní doručení fikcí doručení se nepoužije pouze tam, kde je náhradní doručení vyloučeno.

V určitých specifických případech (např. náhlá hospitalizace) lze požádat o určení neúčinnosti doručení fikcí; použijí se při tom jednotlivé procesní předpisy.

Nicméně z výše uvedeného vyplývá, že je nezbytné „vybrat“ datovou schránku nejméně každých deset dnů, jinak může dojít k nepříjemným následkům.

K výše uvedenému je nutno dodat, že existují různé komerční administrativní programy pro správu datových schránek, které umí mimo jiné také stáhnout pouze hlavičku datové zprávy, a tedy uživatel datové schránky může zjistit, že mu byla doručena konkrétní zpráva, aniž by viděl její obsah, a aniž by se musel do datové schránky přihlásit, a tím způsobit doručení.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.