English version
Převzato z knihy „Projektový management“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2011.
Skupina procesů Plánování projektu užívá strategických výsledků předchozí skupiny Iniciace a zahájení projektu a přetváří je do formy taktického plánu pro realizaci projektu. Plánování podrobí schválený projektový záměr detailnímu rozboru z pohledu:
- času,
- nákladů,
- technologií,
- metodologií a
- pracovních zdrojů.
Jeho výstupem jsou dva podrobné a závazné dokumenty:
- Definice předmětu projektu,
- Plán projektu.
Popis procesu
Cílem procesní skupiny Plánování projektu je definice hlavních faktorů a sestavení plánových dokumentů projektu. Ve své podstatě se jedná o zpřesnění výstupů předchozí fáze – strukturování globálního cíle do dílčích položek a konkrétních výstupů, rozdělení pracovních témat a produktů do dílčích částí, definice vnitřních rozhraní subsystémů, příprava metodik a inventarizace znalostí a dovedností budoucích členů projektového týmu, identifikace potřebných zdrojů a definice rizik a předpokladů omezení jejich dopadů. Činnosti procesu vrcholí v sestavení realistického časového rámce a rozpočtu projektu a přípravě detailních plánů na realizaci projektu.
Hlavními plánovými dokumenty, na jejichž zpracování se procesní skupina soustředí, jsou:
- Definice předmětu projektu, která poskytuje všechny definice potřebné k popisu předmětu projektu a je základem komunikace mezi projektovým týmem a zákazníkem projektu i pro věcnou komunikaci uvnitř projektového týmu.
- Plán projektu, který naopak slouží především pro komunikaci uvnitř projektového týmu a mezi projektovým týmem a managementem společnosti, která je kontraktorem (dodavatelem projektu). Některé jeho části jsou otevřeny pro komunikaci se zákazníkem – většinou to bývají milníky harmonogramu projektu, komunikační plány, plány řízení změn a v případě některých typů kontraktů je to i rozpočet projektu.
Na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“ jsou uvedeny dílčí procesy v jejich orientační návaznosti.
Vstupní a výstupní dokumenty jednotlivých procesů jsou obsahem tabulky „Vstupy a výstupy procesu Plánování projektu“. Podrobnosti k jednotlivým dokumentům a pokyny k jejich vytvoření jsou obsahem následujících částí této kapitoly.
Při studiu těchto diagramů a doprovodných tabulek je potřeba mít na paměti následující skutečnosti:
- Procesy skupiny Plánování mohou být znovu spouštěny po celou dobu realizace projektu – jejich hlavní a nejintenzivnější užití nastává v hlavní plánovací fázi projektu, ale zároveň každá změna existujícího a schváleného Plánu projektu ve kterékoliv z dalších fází vyvolá nové sledy plánovacích činností, většinou však již v menším rozsahu a zasahujících pouze vybrané části plánu a rozpočtu projektu; diagram na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“ je obecně platný pro všechny plánovací aktivity v průběhu životního cyklu projektu.
- Jednotlivé činnosti a dílčí procesy procesní skupiny Plánování mohou probíhat souběžně a jejich dokončení může být podmíněno kteroukoliv z dalších rozpracovaných částí – souběhy jednotlivých plánovacích kroků mohou v teoretickém pohledu působit určitou nepřehlednost, pro manažera projektu je pak důležité, aby při ukončení této fáze byly naplněny všechny požadované kapitoly podle logických struktur plánu a rozpočtu projektu; časové souběhy a návaznosti nejsou součástí diagramu na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“.
- Výstupní dokumenty procesní skupiny Plánování zpravidla nejsou výsledkem jediného průchodu procesním modelem, jak je znázorněn na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“; konečné podoby plánu a rozpočtu projektu bývá dosaženo až po optimalizaci prvního návrhu, a to z hlediska všech hlavních parametrů projektu – definice jeho předmětu, nákladů a času potřebného na jeho realizaci; optimalizační smyčky nejsou součástí uvedeného procesního diagramu.
- V seznamech vstupních a výstupních dokumentů u jednotlivých podprocesů jsou uvedeny pouze nejdůležitější dokumenty a jejich součásti; seznamy se mohou lišit rovněž podle požadavků podnikových metodik.
Obr. Diagram procesní skupiny Plánování projektu
| Podproces | Vstupy | Výstupy |
|---|---|---|
| Vytvoření Plánu řízení projektu |
|
|
| Plánování Definice předmětu projektu |
|
|
| Vytvoření Definice předmětu projektu |
|
|
| Vytvoření Podrobného rozpisu prací |
|
|
| Definice činností |
|
|
| Vytvoření sledu činností |
|
|
| Odhad potřeby zdrojů pro činnosti |
|
|
| Odhad trvání činností |
|
|
| Plánování lidských zdrojů |
|
|
| Návrh harmonogramu |
|
|
| Plánování řízení rizik |
|
|
| Identifikace rizik |
|
|
| Kvalitativní analýza rizik |
|
|
| Kvantitativní analýza rizik |
|
|
| Plánování odezvy na rizika |
|
|
| Odhad nákladů |
|
|
| Návrh rozpočtu projektu |
|
|
| Plánování kvality |
|
|
| Plánování komunikace |
|
|
| Plánování nákupů a subdodávek |
|
|
| Plánování subkontraktů |
|
|
Výše uvedené diagramy a popisy procesů jsou z důvodu jasnosti a přehlednosti seřazeny do jediného toku s větvením bez uvedení případných zpětných vazeb. V praxi se často stává, že nelze ukončit práci na Definici předmětu projektu a začít sestavovat Plán projektu, aniž by nebylo nutno se z nějakých důvodů vrátit zpět – vyhotovení těchto dvou hlavních projektových dokumentů bývá simultánním procesem, ve kterém bývá Definice předmětu projektu jen pár kroků před Plánem projektu a současně s jeho postupným dokončováním může doznat drobných i větších úprav.
Odpovědnost za naplnění činností, které jsou součástí této projektové fáze, je rozdělena mezi podnikový management, liniové manažery a manažera budoucího projektu následovně:
- odpovědnost top managementu:
- vykonat potřebná strategická rozhodnutí,
- zprostředkovat jednání mezi manažerem projektu a liniovými manažery,
- rozhodovat v kritických okamžicích,
- zajistit komunikaci s top managementem zákazníka projektu, pokud se jedná o projekt na základě kontraktu,
- odpovědnost manažera projektu:
- formulovat dílčí cíle projektu,
- navrhnout hlavní milníky, pokud nejsou specifikovány zadáním,
- definovat požadavky na zajištění zdrojů projektu,
- sestavit hlavní pravidla a předpoklady,
- definovat časový a nákladový rámec, případně další podmínky a omezení,
- navrhnout základní operační a administrativní procedury,
- shromáždit požadavky na reporting,
- odpovědnost liniových manažerů, která může být v časti přípravy podkladů delegována na specialisty:
- vytvořit popis úloh tak, aby bylo možno splnit cíle a milníky projektu projektu,
- předložit časové požadavky na splnění úloh projektu a přidělit zdroje s ohledem na rozpočet projektu,
- navrhnout základní technické procedury a předložit požadavky na použití technologií,
- porozumět rizikům a identifikovat opatření pro jejich eliminaci.
Podle hospodářského sektoru, typu projektu a zvyklostí ve společnosti může být toto obecné rozdělení odpovědností pro potřeby konkrétního projektu upraveno.
