Proces přípravy a realizace projektů



Investiční fáze

Investiční fáze zahrnuje větší počet činností, které tvoří náplň vlastní realizace projektu. Základem pro zahájení investiční fáze je vytvoření právního, finančního a organizačního rámce pro realizaci projektu (kontraktační zajištění projektu a jeho financování, vytvoření projektového týmu, získání nezbytných pozemků pro realizaci projektu aj.). Investiční fázi lze rozdělit do těchto etap:

• zpracování zadání stavby;
• zpracování úvodní projektové dokumentace (včetně dokumentace vyhodnocení vlivu na životní prostředí – Environmental Impact Assessment, EIA), tj. projektu pro územní rozhodnutí, resp. stavební povolení;
• zpracování realizační projektové dokumentace;
• realizace výstavby;
• příprava uvedení do provozu, uvedení do provozu a zkušební provoz;
• aktualizace dokumentace a systémů.

Zadání stavby

Po provedení předinvestičních analýz (tj. zpracování příslušných studií uvedených v předchozí podkapitole) pokračují práce na projektu přípravou dokumentu Zadání stavby. Tento dokument definuje důvody vzniku, souvislosti, cíle a rozsah projektu. Specifikuje všechny základní informace požadované pro návrh a realizaci projektu, které se týkají surovin, produktů, výrobních, obslužných aj. kapacit, požadavků na energie a pomocné látky, omezujících podmínek a aplikovaných standardů. Může rovněž specifikovat předběžně zvolená technologická řešení. Pokud bude projekt zahrnovat licenci, stanovuje dokument také požadavky na poskytovatele licence včetně záruk procesu. Zadání stavby může také často identifikovat různé oblasti, o kterých nejsou v danou chvíli k dispozici dostatečné informace a které budou vyžadovat detailnější posouzení během přípravy navazující úvodní projektové dokumentace. Zadání stavby slouží též jako podklad pro výběrová řízení, např. na získání licence technologického procesu, na výběr dodavatele pro zpracování úvodní projektové dokumentace aj. Na základě zadání stavby se rozhodne, zda bude realizace projektu pokračovat, či zda se případně odloží.

Součástí zadání stavby jsou zejména tyto informace:

• technická koncepce projektu a kapacitní požadavky;
• předběžně zvolená technologická řešení;
• suroviny a produkty;
• kvalitativní požadavky;
• spotřeby energií a jejich dostupnost;
• umístění a velikost dostupných lokalit;
• zjednodušené technologické schéma;
• dopady z pohledu ochrany zdraví, bezpečnosti práce a životního prostředí;
• klimatické a jiné lokální podmínky (např. seismické vlivy, poddolování apod.);
• aplikovatelné standardy a legislativní požadavky;
• návrh prováděcího plánu;
• ostatní požadavky specifické pro projekt (včetně demolic);
• koncepce řízení a zabezpečení procesu;
• odhad nákladů (s přesností ±20-30 % pro základní výrobní jednotku a ±30-50 % pro vyvolané a pomocné investice).

Úvodní projektová dokumentace (včetně vyhodnocení dopadů na životní prostředí) projektu pro územní rozhodnutí, resp. stavební povolení

Zadání stavby je východiskem pro zpracování úvodní projektové dokumentace. Tato dokumentace rozpracovává projekt do takové úrovně podrobností, která je vhodná jednak pro zpřesnění odhadu nákladů (u základní výrobní jednotky s přesností ±10 % a u vyvolaných a pomocných investic s přesností ±30 %), jednak pro konečné schválení projektu, získání územního rozhodnutí a stavebního povolení. Úvodní projektová dokumentace poskytuje všechny požadované informace umožňující pokračovat v detailním rozpracování projektu do stupně realizační dokumentace.

Úvodní projektová dokumentace obsahuje dvě složky, a to:

• dokumentaci pro územní rozhodnutí s rozšířenou technologickou částí;
• dokumentaci pro stavební povolení s rozšířenou technologickou částí.

Samostatnou částí úvodní projektové dokumentace je vyhodnocení vlivu na životní prostředí (tzv. studie EIA), pro jejíž zpracování je nezbytný zejména detailní technologický popis projektu a údaje nezbytné pro identifikaci vlivu technologie na životní prostředí a vlivu výrobku na zdraví (tzv. program REACH). Náklady na zpracování této části dokumentace obvykle nejsou významné. Při přípravě projektu je však nutné brát v potaz časový dopad na zpracování a zejména projednání této dokumentace veřejno-právními orgány.

Účelem dokumentace pro územní rozhodnutí je definovat návrh výrobního procesu a poskytnout informace požadované pro žádost o územní rozhodnutí. Tato dokumentace může také sloužit jako podklad pro odhad nákladů projektu s přesností ±20 %, pro podrobnější ekonomickou analýzu a schvalovací krok pro pokračování s přípravou projektu. To se může týkat velkých a komplexních projektů, např. v případech, kdy je v již počátcích návrhu jasné, že původní odhad nákladů s přesností ±30 % bude překročen nebo že bude třeba navrhnout zásadní technologické změny.

Realizační projektová dokumentace

Účelem této dokumentace je umožnit vypracování všech inženýrských výpočtů, výkresů a dokumentace požadované pro výstavbu, resp. realizaci projektu. Realizační projektová dokumentace musí odpovídat požadavkům dokumentace pro územní rozhodnutí a stavební povolení. Údaje získané při zpracování realizační projektové dokumentace umožňují také útvarům odpovědným za budoucí provoz a údržbu projektu přesněji vyhodnotit a kvantifikovat jejich potřeby ve smyslu dodatečných zdrojů, školení, provozuschopnosti, bezpečnosti a řízení kvality.

Realizace výstavby

Ve fázi realizace se objednávají materiály pro montáž (objednávání může začít již ve fázi projektování, zejména pro položky s dlouhou dodací lhůtou nebo náhradní díly), je připraveno staveniště, předáno dodavateli a probíhá montáž výrobních zařízení. Po dokončení montáže se výrobní zařízení v souladu s předem stanovenými kritérii testuje. Je zřejmé, že výstavba musí probíhat přesně podle realizační projektové dokumentace. Konec realizace je definován ukončením montáží, což také určuje časový milník pro převod správy nových zařízení od dodavatele na vlastníka zařízení. Pro tzv. projekty „na klíč“ zahrnuje fáze realizace také všechny činnosti v rámci přípravy k zahájení provozu až do okamžiku, kdy je zařízení připraveno k provozu. Současně s realizací se firma připravuje na přijetí a zvládnutí všech aspektů budoucího vlastnictví a správy zařízení, jako jsou např. provoz, údržba, laboratorní analýzy, technologická pomoc aj.

Fáze realizace výstavby obvykle zahrnuje tyto činnosti:

• nákup zařízení a materiálů (včetně inspekcí kvality při dodávce) a dodání na staveniště;
• montáž a instalaci na staveništi;
• inspekci a testování zařízení po montáži (kontrola kvality, přejímky u výrobců, přejímka na staveništi);
• dohled a dozor nad realizací (včetně monitorování postupu);
• přípravu dokumentů (manuály pro provoz a údržbu, postupy pro uvádění do provozu, předběžné protipožární plány aj.);
• školení všech zainteresovaných pracovníků (zejména provoz, údržba, laboratoře, hasiči, technologie);
• vypracování zprávy o výstavbě (včetně seznamu zbývajících položek);
• přípravu dokumentace skutečného stavu po výstavbě.

Příprava uvedení do provozu, uvedení do provozu a zkušební provoz

V této fázi se mechanicky dokončené výrobní zařízení testuje, uvádí do provozu a po úspěšném zkušebním provozu jej vlastník zařízení přejímá pro normální provoz. Cílem této fáze je zajistit, aby všechny činnosti vztahující se k přípravě uvedení do provozu a vlastnímu uvedení do provozu byly provedeny v souladu s provozními a bezpečnostními standardy a aby byly dodrženy všechny podmínky projektové dokumentace.

Příprava uvedení do provozu, uvedení do provozu a zkušební provoz zahrnují všechny činnosti od mechanického dokončení nového zařízení až po jeho konečné převzetí, mezi něž patří především:

• žádost o prozatímní užívání stavby ke zkušebnímu provozu;
• havarijní (požární) cvičení (nasucho);
• závěrečné kontroly;
• naplnění procesním materiálem;
• zkoušky těsnosti;
• příprava k provozu;
• finální testy zařízení (zejména zabezpečení, řídící systémy a rotační zařízení);
• uvedení zařízení na projektované provozní podmínky;
• rozsáhlý dohled a sledování;
• výroba produktů dle specifikací;
• provedení zkušebního provozu za reprezentativních podmínek;
• konečné převzetí zařízení vlastníkem od zhotovitele, resp. kontraktora.

Aktualizace dokumentace a systémů

Jde o významný krok, kdy je nutno upravit technickou dokumentaci a příslušné normy společnosti (např. havarijní plány, plány údržby aj.) zohledňující skutečný stav změn po realizaci projektu. Účelem této fáze je zajistit, aby všechny aspekty nového zařízení byly správně zapracovány do dokumentace a do veškerých dotčených systémů. Ačkoli takováto aktualizace dokumentace a systémů je nedílnou součástí přípravy projektu a jeho realizace, často se zanedbává, a proto ji zde explicitně uvádíme.

Aktualizace dokumentace a systémů zahrnuje především:

• přípravu konečné podoby všech nových dokumentů (manuály, výkazy, instrukce, výkresy, diagramy aj.);
• aktualizaci a modifikaci existující dokumentace, kterou ovlivnil nový projekt;
• modifikaci veškerých výpočetních systémů nebo systémů výkaznictví tak, aby respektovaly nový projekt (např. účetní systémy aj.).

Závěrem k této podkapitole je třeba zdůraznit, že základním předpokladem úspěšné realizace projektu je zpracování kvalitního plánu a účinné vlastní řízení realizace projektu. Ty musí společně zabezpečit, že jednotlivé klíčové aktivity realizace, jako jsou výstavba, dodávka a montáž výrobních zařízení, získání a výcvik pracovníků i zajištění všech potřebných vstupů pro zahájení provozu, proběhnou včas z hlediska jejich potřebné návaznosti a v žádoucí kvalitě tak, aby nebyl ohrožen termín uvedení projektu do provozu. Vlastní řízení realizace projektu využívá určitých metod a nástrojů projektového řízení (např. aplikace metody kritické cesty, metody PERT aj.). Důležitá přitom je pečlivá kontrola časového plánu realizace, včasná identifikace vzniklých odchylek a posouzení jejich vlivu na možné prodloužení termínu uvedení projektu do provozu či na růst investičních nákladů. Kontinuální kontrola a porovnávání základních předpokladů, ze kterých vycházela technicko-ekonomická studie projektu, resp. jeho dokumentace (především z hlediska nákladů a času), se skutečností v průběhu investiční fáze jsou nezbytné pro včasné zajištění dalších zdrojů financování v případě překročení investičních nákladů (např. využití krátkodobých úvěrů či dodatečné navýšení akciového kapitálu). Současně je třeba pečlivě vyhodnotit dopady těchto změn na ekonomickou efektivnost projektu.

Celkově je možné konstatovat, že zatímco v předinvestiční fázi byla rozhodující kvalita a spolehlivost údajů, analýz a hodnocení tvořících náplň technicko-ekonomických studií, v investiční fázi je kritickým faktorem čas. Je proto zásadní chybou, pokud se snažíme zkracovat, resp. vynechávat některé kroky předinvestiční fáze s cílem snížit náklady na přípravu projektu, neboť by se to mohlo projevit značně negativně v průběhu realizace projektu i jeho provozu. Naopak čas i prostředky vynaložené na pečlivou přípravu projektů a posouzení jejich variant z hlediska všech podstatných aspektů vedoucích k nalezení optimálního řešení se obvykle mnohonásobně vyplatí.