Společenství vlastníků z pohledu orgánů společenství a jejich pravomocí

Tento článek představuje společenství vlastníků z pohledu na orgány SVJ. Jaké mohou být orgány společenství vlastníků a jaké jsou jejich kompetence? Existují pravidla pro volbu členů těchto orgánů, a kdo je způsobilý stát se členem voleného orgánu společenství vlastníků? A co je hlavním úkolem těchto orgánů?

Související právní předpisy:

• Občanský zákoník
• Zákon o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích)
• Katastrální zákon
• Živnostenský zákon
• Zákon o veřejných rejstřících
• Zákon č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty, ve znění pozdějších předpisů

Související právní průvodci:

• Společenství vlastníků a problematika bytových družstev
• Nemovitosti
• Nemovité věci obecně, druhy a jejich zatížení
• Katastrální zákon a související otázky
• Veřejné rejstříky

Úvod

Společenství vlastníků (dále také jako „SVJ“) je právnická osoba založená za účelem zajišťování správy domu a pozemku fungující dle schválených stanov. Členství ve společenství vlastníků je neoddělitelně spjato s vlastnictvím jednotky, jednotliví členové – vlastníci jednotek tvoří shromáždění, které je nejvyšším orgánem SVJ.

Bezpochyby nejdůležitějším orgánem pro jeho fungování je orgán statutární. Zpravidla se jedná o výbor, který je kolektivním orgánem, méně častou je pak individuální forma statutárního orgánu, kterým je v takovém případě předseda společenství vlastníků.

Vzhledem ke skutečnosti, že od nabytí účinnosti aktuální právní úpravy, tedy občanského zákoníku, uplynulo přes 8 let, uplynula již většinou první funkční období zvolených statutárních orgánů, nyní nezřídka dochází k situacím, že je obtížné najít zájemce, který by se ucházel o funkci statutárního orgánu. Nelze totiž zcela eliminovat rizika spojená s takovým členstvím. Funkce člena výboru je tedy mezi vlastníky jednotek dosti nepopulární.

Tento článek přehledně shrnuje základní informace ohledně orgánů společenství, zejména pak orgánu statutárního – tím je zpravidla výbor, a dále hlavní záležitosti, které spadají do jejich kompetence.

Orgány společenství vlastníků

Pro připomenutí je vhodné uvést, že SVJ se zakládá schválením stanov, které až na výjimky vyžadují formu veřejné listiny. V případě, že společenství vlastníků nebylo založeno již dříve, je nezbytné, aby jej založili vlastníci, pokud je v domě alespoň pět jednotek, z nichž alespoň tři jsou ve vlastnictví tří různých vlastníků, a to nejpozději po vzniku vlastnického práva k první převedené jednotce. SVJ vznikne zápisem do veřejného rejstříku.

Právní úprava orgánů společenství vlastníků je obsažena v ustanoveních § 1205–1214 občanského zákoníku.

Jak již bylo uvedeno výše, každé společenství vlastníků povinně zřizuje tyto orgány:

• statutární orgán – výbor nebo předseda společenství vlastníků
• shromáždění

Stanovy však mohou zřídit i další orgány. Nejčastěji se bude jednat o určitou formu kontrolního orgánu. Tyto orgány však nesmí disponovat působností vyhrazenou povinným orgánům, tj. shromáždění nebo statutárnímu orgánu. Příkladem takového orgánu může být kontrolní komise či revizor.

Pokud stanovy určí, že společenství vlastníků má další orgány, musí stanovy určit působnost, počet členů a funkční období, způsob svolávání, jednání a usnášení. Ve stanovách je tak žádoucí upravit takový další orgán komplexně.

Shromáždění je nejvyšším orgánem společenství vlastníků.

Statutární orgán, jeho působnost a členové

Statutárním orgánem je zpravidla výbor, tedy orgán kolektivní, nestanoví-li stanovy, že je jím předseda společenství vlastníků.

Pokud se jedná o pravomoci statutárního orgánu, do jeho působnosti náleží vše, co stanovy, zákon či rozhodnutí orgánu veřejné moci nesvěří jinému orgánu společenství vlastníků. Neurčí-li stanovy jinak, každý z členů výboru zastupuje společenství vlastníků samostatně. Současně platí, že člen statutárního orgánu zastupuje společenství vlastníků ve všech záležitostech.

Pokud se týká minimálního počtu členů kolektivního statutárního orgánu, zákon toto neupravuje. Počet členů výboru tak musí vždy výslovně uvést stanovy. S ohledem na praktičnost doporučujeme stanovit lichý počet členů výboru, neboť v případě sudého počtu členů výboru lze při hlasování narazit na patovou situaci, kdy pro a proti přijetí daného rozhodnutí bude hlasovat stejný počet členů výboru.

Společenství vlastníků si ve stanovách může vymezit působnost pro každého člena výboru samostatně, ostatní členové by pak měli vykonávat nad konkrétní zvolenou oblastí „dozor“.

Volba členů výboru

Statutární orgán je volen a odvoláván shromážděním. Nikdo jiný tak tedy činit nemůže. Ustavení do funkce člena výboru se děje volbou.

Při nedostatečném počtu členů je možné postupovat podle ustanovení §165 občanského zákoníku, který upravuje tzv. kooptaci. Pokud tedy stanovy neurčí jinak, mohou členové volených orgánů, jejichž počet neklesl pod polovinu, kooptovat náhradní členy takového voleného orgánu, a to do nejbližšího zasedání shromáždění, které chybějící členy dovolí. Praktické využití tohoto institutu se nabízí v případě, kdy dojde např. k rezignaci zvoleného člena orgánu.

Klesne-li počet členů pod polovinu, může se kterýkoli z vlastníků jednotek v souladu s § 165 občanského zákoníku obrátit na soud s návrhem na jmenování chybějících členů. Soudem jmenovaní členové jsou pověřeni výkonem funkce pouze na omezenou dobu, a to než budou noví členové povoláni postupem určeným stanovami.

Způsobilost být členem orgánu společenství vlastníků

Základním pravidlem pro prokázání způsobilosti stát se členem výboru je ze zákona plná svéprávnost a bezúhonnost (dle zákona o živnostenském podnikání).

Plně svéprávným je ten, kdo je způsobilý právně jednat, tzn. nabývat pro sebe vlastním jednáním práva a zavazovat se k povinnostem. Plně svéprávným se člověk stává zletilostí, tj. dovršením osmnáctého roku věku, případně přiznáním svéprávnosti či uzavřením manželství.

Bezúhonnost upravuje zákon o živnostenském podnikání (tedy zákon č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání, v platném znění /dále jako „ŽZ“/, v ustanovení §6 odst. 2 ŽZ) v tom smyslu, že bezúhonnou není osoba, která byla pravomocně odsouzena pro úmyslný trestný čin, jestliže byl tento trestný čin spáchán v souvislosti s podnikáním anebo s předmětem podnikání (v konkrétním případě tedy s činností společenství vlastníků), pokud se na ni nehledí, jako by nebyla odsouzena.

Občanský zákoník nestanovuje podmínku, že by členem orgánu mohl být pouze člen daného společenství vlastníků. Členem orgánu tak může být jakákoli osoba bez ohledu na to, zda je tato osoba členem společenství vlastníků. Stanovy však mohou stanovit podmínku, aby členem orgánu mohl být pouze člen společenství vlastníků. Členem orgánu může být jak fyzická osoba, tak i právnická osoba.

Pro stanovení způsobilosti stát se členem orgánu se dále rovněž mohou použít některá obecná ustanovení občanského zákoníku o orgánech právnických osob. Zejména se jedná o ustanovení § 153 občanského zákoníku, který stanovuje, kdy se může stát členem voleného orgánu společenství vlastníků osoba, jejíž úpadek (dle insolvenčního zákona) byl prohlášen. Dále je zde popsán způsob jak postupovat, pokud dojde k osvědčení úpadku v době existence členství ve voleném orgánu společenství vlastníků.

Velmi významné je ustanovení § 155 občanského zákoníku. Pokud byl členem voleného orgánu zvolen někdo, kdo není dle zákona způsobilý, hledí se na něho, jako by zvolen nebyl. Pokud člen ztratí způsobilost v době výkonu své funkce, je povinen neprodleně oznámit tuto skutečnost společenství vlastníků a jeho funkce zaniká.

Tato pravidla se vztahují nejen na fyzické osoby, které mohou být zvoleny za členy orgánu, ale i pro fyzickou osobu, která zastupuje právnickou osobu, jež je členem společenství vlastníků a může či má být zvolena za člena orgánu společenství vlastníků.

Stanovy společenství vlastníků pak mohou v případě potřeby doplnit či rozšířit další předpoklady a podmínky způsobilosti být členem voleného orgánu, případně omezit takovou způsobilost jinými okolnostmi.

Příkladem omezení by mohla být např. neslučitelnost funkcí, příbuznost apod.

Funkční období

Dle zákonné úpravy náležitostí stanov musí být povinně upraveno funkční období. V případě, že stanovy o délce funkčního období nehovoří, platí, že toto období je pětileté.

Shromáždění, jeho členové a působnost

Shromáždění tvoří všichni vlastníci jednotek. Každý z nich má počet hlasů odpovídající velikosti jeho podílu na společných částech domu a pozemku. V případě, že je vlastníkem jednotky samo společenství vlastníků, k jeho hlasu se nepřihlíží. Jsou-li veškeré jednotky koncentrovány ve vlastnictví jediné osoby, pak působnost shromáždění vykonává tento vlastník.

Obecně platí, že aby bylo shromáždění usnášeníschopné a byla přijata rozhodnutí (ve formě usnesení), je zapotřebí přítomnost a souhlas většiny hlasů přítomných vlastníků. To platí obecně ve všech záležitostech, kromě situací, kdy stanovy vyžadují počet hlasů vyšší (tzv. kvalifikovanou většinu, např. tři čtvrtiny hlasů všech vlastníků).

Občanský zákoník tyto specifické situace přímo neupravuje, ale lze je dovodit např. z úpravy o hlasování o změně prohlášení vlastníka dle § 1169 občanského zákoníku, která se dotkne práv a povinností jen některých vlastníků (např. velikost podílu na společných částech v případě částečného sloučení bytů). Zde je vyžadována písemná dohoda dotčených vlastníků a k nabytí účinnosti této dohody se vyžaduje písemný souhlas nadpoloviční většiny hlasů všech vlastníků, avšak v případě, že prohlášení (případně stanovy společenství vlastníků) neurčují požadavek na vyšší počet hlasů. 

Stanovy mohou připustit konání náhradního shromáždění. Náhradní shromáždění je způsobilé se usnášet za přítomnosti vlastníků jednotek, kteří mají alespoň 40 % všech hlasů. Institut náhradního shromáždění je řešením problémů plynoucích z neochoty vlastníků jednotek účastnit se shromáždění a jeho cílem je zabránit blokování rozhodování o nezbytných otázkách samotného fungování společenství vlastníků v důsledku neusnášení schopnosti shromáždění.

Zákon stanovuje minimální výlučnou působnost shromáždění, tj. rozhodování o následujících otázkách:

• a) změna stanov,
• b) volba a odvolávání členů volených orgánů a rozhodování o výši jejich odměn,
• c) schválení rozpočtu, účetní závěrky, vypořádání výsledku hospodaření a zprávy o hospodaření společenství vlastníků a správě domu a pozemku, jakož i celkové výše příspěvků na správu domu a pozemku pro příští období a rozhodnutí o vyúčtování nebo vypořádání nevyčerpaných příspěvků,
• d) schválení druhu služeb a způsobu rozúčtování cen služeb na jednotky,
• e) rozhodování
  • o členství společenství vlastníků v právnické osobě působící v oblasti bydlení,
  • o opravě nebo údržbě společné části anebo stavební úpravě společné části, která nevyžaduje změnu prohlášení, převyšují-li náklady částku stanovenou prováděcím právním předpisem; to neplatí, pokud stanovy určí něco jiného,
• f) udělování předchozího souhlasu
  • k nabytí, zcizení nebo zatížení nemovitých věcí nebo k jinému nakládání s nimi,
  • k nabytí, zcizení nebo zatížení movitých věcí, jejichž hodnota převyšuje částku stanovenou prováděcím právním předpisem, nebo k jinému nakládání s nimi; to neplatí, pokud stanovy určí něco jiného,
  • k uzavření smlouvy o úvěru společenstvím vlastníků včetně schválení výše a podmínek úvěru,
  • k uzavření smlouvy o zřízení zástavního práva k jednotce, pokud dotčený vlastník jednotky v písemné formě s uzavřením zástavní smlouvy souhlasil,
• g) určení osoby, která má zajišťovat některé činnosti správy domu a pozemku, i rozhodnutí o její změně,
• h) rozhodování v dalších záležitostech určených zákonem, stanovami nebo v záležitostech, které si shromáždění k rozhodnutí vyhradí.

Rozhodování mimo zasedání

V případech, kdy se shromáždění nesejde v potřebném počtu vlastníků (hlasů), tedy není usnášeníschopné, je možné, aby svolavatel shromáždění do jednoho měsíce ode dne, na který bylo zasedání svoláno, navrhl, aby vlastníci jednotek rozhodli o týchž záležitostech mimo zasedání (tzv. „per rollam“). Tento postup je možný také v případech, kdy tak výslovně určují stanovy.

Rozhodování mimo zasedání probíhá formou písemného vyjádření vlastníků k plnému znění návrhu rozhodnutí. Návrh vždy musí obsahovat alespoň návrh rozhodnutí a podklady nezbytné k posouzení návrhu, a dále také údaj o lhůtě, v níž se mají vlastníci jednotek vyjádřit. Lhůta je 15denní, neurčují-li stanovy jinak.

Vlastník jednotky tuto lhůtu musí dodržet a vyjádřit se, a to s uvedením dne, měsíce a roku, kdy bylo vyjádření učiněno, s podpisem na listině obsahující úplné znění návrhu rozhodnutí. K přijetí rozhodnutí mimo zasedání společenství vlastníků je vyžadován souhlas většiny hlasů všech vlastníků jednotek, ledaže stanovy vyžadují vyšší počet hlasů. Statutární orgán oznámí výsledek rozhodování mimo zasedání vlastníkům jednotek písemně a bylo-li usnesení přijato, tak jim musí sdělit celý obsah přijatého usnesení.

Určí-li zákon či stanovy, že přijetí rozhodnutí shromáždění musí být osvědčeno veřejnou listinou, musí být podpis vlastníka jednotky na vyjádření úředně ověřen.

Ostatní nepovinně zřizované orgány

Jako nejvýznamnější nepovinný orgán z hlediska činnosti společenství vlastníků se nabízí orgán kontrolní. Tento může být kolektivní, pak se bude jednat o kontrolní komisi. Ta by měla být minimálně tříčlenná. Z pohledu legislativy se bude její vznik a činnost přiměřeně řídit ustanoveními občanského zákoníku, upravujícími kontrolní komisi spolku.

Dle této úpravy je významným prvkem, na který by mělo být poukázáno, zákonné omezení, a sice neslučitelnost členství v této komisi s členstvím ve statutárním orgánu společenství vlastníků.

Kontrolní orgán může být i individuální, jednočlenný. Pak by se jednalo např. o revizora.

Působnost a činnost všech nepovinně zřizovaných orgánů musí specifikovat stanovy, a to dle potřeb konkrétního společenství vlastníků.

Kontrolní orgán jako orgán dozorčí dohlíží na výkon působnosti statutárního orgánu a uskutečňování podnikatelské činnosti společenství vlastníků.

Hlavní povinnosti a odpovědnost orgánů

Hlavní povinnosti a odpovědnost předsedy či výboru

Na společenství vlastníků, přesněji tedy na jeho statutární orgán, se vztahují obecné principy pro výkon funkce, upravené v občanském zákoníku. Členové volených orgánů by měli tuto funkci vykonávat osobně, nicméně existuje výjimka, a sice oprávnění člena voleného orgánu zmocnit pro jednotlivý případ (konkrétní zasedání voleného orgánu) jiného člena téhož orgánu, aby za něho v době jeho nepřítomnosti hlasoval.

Členové voleného orgánu musí funkci vykonávat s nezbytnou loajalitou, potřebnými znalostmi a pečlivostí. Rovněž tak s péčí řádného hospodáře, a to zejména z důvodu, že s výkonem funkce je spojena odpovědnost členů orgánu za škodu způsobenou při výkonu jejich funkce.

Tato odpovědnost je vtělena do tzv. vyvratitelné právní domněnky (dle § 159 občanského zákoníku), že jedná nedbale, kdo není péče řádného hospodáře schopen, ač to musel zjistit při přijetí funkce nebo při jejím výkonu a nevyvodí z toho pro sebe důsledky. V praxi to znamená, že statutární orgán by měl být odborníkem v každé oblasti, o které rozhoduje (v rámci společenství vlastníků se jedná zejména o stavebnictví, pojišťovnictví, finance…), případně by si měl takového odborníka před každým konkrétním rozhodnutím zajistit.

Takový požadavek se jistě, vzhledem ke skutečnosti, že funkce statutárního orgánu společenství vlastníků je nevýdělečná a mnohdy placena jen minimálně či vůbec, zdá být neúměrným (přiznání odměny za výkon funkce a rozhodnutí o její výši je plně v kompetenci shromáždění).

Abychom se vrátili ke konkrétní odpovědnosti za způsobenou škodu: v případě, že statutární orgán způsobí společenství vlastníků konkrétní škodu porušením svých povinností při výkonu funkce, a tuto nenahradí, pak se všichni členové statutárního orgánu (je-li kolektivní) stávají zákonnými ručiteli za dluhy společenství vlastníků, a to v rozsahu škody, kterou měli nahradit společenství vlastníků.

Odpovědnost je tedy objektivní (bez ohledu na zavinění, důkazní břemeno nese člen orgánu), neomezená (odpovídá osobně a celým svým majetkem) a solidární (ostatní členové kolektivního orgánu tedy odpovídají společně a nerozdílně)

Újma může být společenství vlastníků způsobena mnoha způsoby. Nejběžnějším z nich je neplnění zákonné povinnosti přispívat na správu nemovitostí a platit zálohy na plnění související s užíváním bytu vlastníkem jednotky. Zde je třeba vždy vzpomenout na běh promlčecí lhůty pro uplatnění konkrétního práva u soudu.

Vlastník jednotky také může mít dluhů více, tedy existuje reálné nebezpečí zahájení exekučního či insolvenčního řízení a s tím spojená možná „nedobytnost“ takové pohledávky (zejména tedy dluhu na příspěvcích či zálohách) pro společenství vlastníků.

Další oblastí, kde může dojít k újmě, je odpovědnost za správu majetku, konkrétně tedy společných částí domu. Předejít je jí možné zajištěním včasných oprav, dodržováním bezpečnostních a požárních předpisů či např. zajišťováním pravidelných revizí zařízení. S tím bezprostředně souvisí doporučení sjednání pojištění společných částí domů a v neposlední řadě i pojištění odpovědnosti členů statutárních orgánů.

Je třeba zmínit rovněž odpovědnost za zápis do rejstříku společenství. Zde platí, že zápis by měl odpovídat aktuální skutečnosti, rejstříkový soud je oprávněn za pochybení udělovat pokuty, jež nejsou zanedbatelné.

Z finančního hlediska největší újmy pak mohou vznikat v návaznosti na uzavírání obchodních smluv a závazkových vztahů.

Vzhledem ke skutečnosti, že v současné době je (právě s ohledem na výše zmíněné odpovědnosti) poměrně problematické najít dobrovolné členy statutárních orgánů, je fenoménem poslední doby najímání tzv. profesionálních, externích orgánů, zejména pak předsedů společenství vlastníků. Pokud společenství vlastníků nezvolí tuto formu, a je v personální tísni, existuje možnost obrátit se na soud, aby chybějící členy jmenoval postupem dle § 165 občanského zákoníku.

Zákon neupravuje postavení a působnost statutárního orgánu společenství vlastníků navenek, ani jeho právní jednání navenek. Zde tedy lze opět podpůrně použít obecné ustanovení občanského zákoníku o statutárním orgánu právnických osob, tedy že výbor či předseda má v rámci postavení statutárního orgánu současně působnost výkonného orgánu, a to v rozsahu stanoveném zákonem a určeném stanovami. Pokud není určeno stanovami jinak, platí u kolektivního orgánu, tedy výboru, že společenství vlastníků zastupuje každý člen výboru samostatně.

Principem funkce statutárních orgánů společenství vlastníků je jejich „služba“ členům, vlastníkům nemovitostí. Konkrétní povinnosti statutárních orgánů pak vyplývají jednak ze stanov a dále z rozhodování shromáždění vlastníků. Další povinnosti vyplývají z uzavírání smluvních vztahů (zpravidla se vážících ke správě nemovitostí, jde tedy např. dodávky prací a služeb, revize vyhrazených zařízení, odpadové hospodářství).

V neposlední řadě statutární orgán plní i povinnosti stanovené mu orgány státní správy a samosprávy. Povinnosti rovněž vyplývají z odpovědnosti statutárních orgánů tak, jak je popsána výše.

Ze široké škály povinností je možné zmínit následující:

• evidence příspěvků jednotlivých členů společenství vlastníků, komunikaci s těmito členy, případné vymáhání pohledávek vzniklých neuhrazením příspěvků;
• zajišťování činností spojených se změnami vlastníků nemovitostí, distribuce stanov a předpisů plateb příspěvků a záloh na služby, související s užíváním bytů. Zde existuje speciální legislativa (zákon č. 67/2013 Sb., kterým se upravují některé otázky související s poskytováním plnění spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů v domě s byty, v platném znění) upravující některé specifické otázky, týkající se např. pravidla pro rozúčtování nákladů za tyto služby. Zajištění pojištění společných částí domů. Komunikace se společnostmi, zajišťujícími správu nemovitostí;
• zajišťování revizí technických zařízení (např. výtahy, kotelny) a plnění povinností, stanovených v revizních zprávách (zejména týkajících se odstraňování zjištěných nedostatků);
• vedení předepsaných evidencí, účetnictví, zajišťování informovanost o záležitostech společenství směrem ke všem členům;
• zachovávání mlčenlivosti o důvěrných informacích a skutečnostech, dodržování zásad ochrany osobních údajů členů společenství vlastníků, pokud se jedná o fyzické osoby, při jejich zpracování;
• povinnost aktualizace rejstříkových zápisů, zápisu v evidenci skutečných majitelů, ukládání dokumentů do sbírky listin.

Hlavní povinnosti a odpovědnost shromáždění

Povinnosti shromáždění vyplývají z jejich zákonné působnosti, případně stanov společenství vlastníků. Jedná se tedy zejména o rozhodování o věcech vymezených zákonem a specifikovaných výše v textu. Ostatní povinnosti lze sjednat ve stanovách. Na povinnosti shromáždění lze rovněž nahlížet v kontextu povinností každého jednotlivého vlastníka a člena takového shromáždění.

Závěr

Závěrem lze shrnout, že z hlediska významu je stěžejním orgánem společenství vlastníků statutární orgán, tedy výbor nebo předseda společenství vlastníků. Jak již bylo naznačeno v úvodu textu, obsadit dobrovolně funkci předsedy či členů výboru, je v praxi stále větším problémem. Možným řešením pro společenství vlastníků je zajistit si „outsourcing“ výkonu funkce statutárního orgánu, tedy externího předsedu společenství. Tato varianta je samozřejmě finančně náročnější než obsazení samotnými vlastníky, je tedy nutné důkladně zvážit a vyhodnotit obě možné varianty.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.

Přehled všech témat Právního průvodce