English version
Interní oznamování a následná opatření
Směrnice přichází s dvojím rozlišením oznamování, a to interním a externím, přičemž se spíše přiklání a nezávazně protežuje variantu prvou. Český návrh zákona staví oba způsoby naroveň.
Směrnice ukládá členským státům a konkrétně pak zaměstnavatelům soukromého sektoru s alespoň 50 zaměstnanci povinnost zavést kanály a postupy pro interní oznamování a pro přijímání následných opatření.
Směrnicí stanovený limit 50 zaměstnanců ovšem není absolutní a členský stát může při zvážení rizik uložit povinnost zavést interní oznamovací systém také subjektu soukromého sektoru s méně než 50 zaměstnanci.
Směrnice zároveň umožňuje členským státům osvobodit od takové povinnosti obce s méně než 10 000 obyvateli, nebo zaměstnavatele s méně než 50 zaměstnanci. Pokud počet zaměstnanců nepřekročí 249, mohou zaměstnavatelé soukromého sektoru vnitřní oznamovací systém sdílet. Česká verze pak limity stanovené Směrnicí přijímá a pouze specifikuje, že povinnost zavést vnitřní oznamovací systém se vztahuje na veřejné zadavatele, další vybrané orgány veřejné moci a obce s více než 10 000 obyvateli, stejně jako na zaměstnavatele s více než 50 zaměstnanci.
Zaměstnavatelé poskytující vybrané finanční služby a pohybující se na kapitálovém trhu jsou povinni zavést vnitřní oznamovací systémy bez ohledu na počet zaměstnanců. Směrnice nevylučuje možnost outsourcovat interní oznamování také na třetí subjekt. Ten může přitom vést systém interního oznamování i pro více subjektů. Přenesením této povinnosti se však povinná osoba nezbavuje odpovědnosti za zavedení a fungování tohoto systému.
Postupy pro interní oznamování zahrnují kanály určené k přijímání oznámení s důrazem na ochranu utajení totožnosti osoby oznamující, jakož i veškerých třetích osob zmíněných v oznámení. Směrnice stanoví 7denní lhůtu, v rámci níž musí být oznamující osobě potvrzeno přijetí učiněného oznámení. Zároveň musí povinné subjekty určit nestranné a nezávislé osoby nebo odbory příslušné pro přijímání následných opatření a vedení následné komunikace s oznamující osobou.
U těchto tzv. příslušných osob se jako jediných předpokládá znalost totožnosti osoby oznamující, jakož i odpovědnost za její ochranu. Návrh zákona přitom nevylučuje, aby i v rámci vnitřního interního systému zastával tuto funkci externista.
Volbu externisty lze vzhledem k požadavku nestrannosti a nezávislosti příslušné osoby považovat za žádoucí. Příslušná osoba je odpovědná také za zpětnou vazbu, která musí být poskytnuta ve lhůtě nepřekračující tři měsíce od potvrzení o přijetí oznámení. Vládní návrh zákona zkracuje horní hranici lhůty ze tří měsíců na 30 dní, přičemž tuto lhůtu lze dvakrát prodloužit o 30 dní.
Oznamující osoba může učinit oznámení písemně nebo ústně, a to telefonicky či prostřednictvím jiných systému hlasových zpráv, či obojím způsobem. Na žádost oznamující osoby může oznámení učinit také osobně, a to v přiměřené lhůtě. Návrh zákona v souladu se Směrnicí podrobněji upravuje povinné pořizování záznamů o oznámení a evidenci, a to po dobu 5 let.
Je-li oznámení shledáno nedůvodným, oznamovatel musí být poučen o možnosti využít cestu externího oznamování.
Externí oznamování a následná opatření
Jak je již psáno výše, evropská Směrnice upřednostňuje interní oznamování a doporučuje přikročit k externímu oznamování až při selhání prvého zmíněného. Obdobně jako u interního oznamování mají členské státy určit orgány příslušné k přijímání oznámení, poskytování zpětné vazby a přijímání následných opatření v návaznosti na oznámení. Dále mají členské státy zajistit, aby tyto orgány zavedly pro přijímání a zpracování informací o porušení nezávislé a samostatné externí kanály.
Podobně je rovněž stanovena sedmidenní lhůta pro potvrzení přijetí oznámení, ledaže by oznamující osoba výslovně požádala jinak, nebo by potvrzením byla ohrožena ochrana totožnosti oznamujícího. Rovněž mají tyto osoby přijmout následná opatření a poskytnout oznamující osobě zpětnou vazbu v přiměřené lhůtě opět nepřekračující tři měsíce, v odůvodněných případech šest měsíců. Oznamující osobě musí být sdělen konečný výsledek každého šetření podníceného oznámením v souladu s postupy vnitrostátního práva.
Směrnice stanovuje kritéria, která musí externí kanály splnit, aby byly nezávislé a samostatné. Podle těchto kritérií musí být navrženy, zavedeny a provozovány způsobem zajišťujícím úplnost, celistvost a důvěrnost informací a zároveň chránit před přístupem neoprávněných pracovníků. Tyto kanály musí umožňovat uchovávání informací v trvalé podobě pro případ dalšího šetření.
Stejně jako u interních kanálů, musí umožňovat oznamování jak v písemné, tak ústní podobě, a to opět telefonicky či jiným systémem hlasových zpráv a na žádost oznamující osoby také osobně.
Směrnice nestanoví konkrétní podobu takového externího orgánu. Vládní návrh vkládá tyto pravomoci přímo Ministerstvu spravedlnosti. Je diskutabilní, zda Ministerstvo spravedlnosti může naplnit požadavek nezávislosti, neboť ať už bude jeho zástupcem kdokoli, lze pochybovat, zde bude u oznamovatelů budit kýženou důvěru.
Nadto nemusí naplňovat ani požadavek samostatnosti, protože na ochranu zaměstnanců ministerstva před zásahy jejich nadřízených zákon o státní službě nepamatuje. Naopak nepochybnou devizou je postavení Ministerstva spravedlnosti coby gesčního orgánu, který garantuje hlubší znalosti problematiky fungování oznamovacích systémů. Ta může být ale značně potlačena nedostatkem vůle Ministerstva poskytnout příslušným orgánům odpovídající zdroje, jak tomu chce právě Směrnice.
Česká právní úprava vychází z předpokladu, že na fungování externího orgánu nebude muset vynaložit žádné náklady nad rámec své standardní rozpočtové kapitoly, což by nepochybně mohlo mít negativní dopad na aplikaci Směrnice v praxi, kdy by se pracovní náplň dosavadních zaměstnanců rozšířila na úkor jiné a agenda role externího orgánu by rovněž musela být umenšena. S takovým přístupem lze jen těžko očekávat, že se oznamovatelé budou na externí orgán s důvěrou obracet s relevantními prohřešky.
Zveřejňování
Směrnice pamatuje také na případy ochrany osob, které oznámení zveřejnily, ale nikoli bez dalšího. Aby se tyto osoby mohly domáhat ochrany, musí být splněna některá z vymezených podmínek. Osoba nejprve učinila oznámení interně a externě, nebo přímo externě v souladu s požadavky kapitoly II a III Směrnice, avšak v reakci na oznámení nebylo ve lhůtě přijato žádné vhodné opatření, nebo má osoba oprávněné důvody se domnívat, že
- porušení může představovat bezprostřední nebo zjevné ohrožení veřejného zájmu, jako je tomu v případě naléhavé situace nebo rizika nenapravitelné újmy, nebo že
- v případě externího oznámení existuje riziko odvetných opatření nebo je malá vyhlídka účinného řešení porušení vzhledem ke zvláštním okolnostem daného případu, například takovým, že důkazy mohou být zatajeny či zničeny nebo že příslušný orgán může být spolčen s pachatelem porušení či se může na porušení podílet.
Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.
