Z datových schránek mizí zprávy bez varování, podnikatelé jsou nepříjemně překvapení



Všechny firmy v Česku musí ke komunikaci se státem používat datové schránky. Pro velké firmy, které mají pro komunikaci vytvořená přesná pravidla a pokyny, to nepředstavuje problém. Malé firmy se však potýkají s některými problémy.

Mezi nepříjemná překvapení pro ně patří, že se důležité zprávy od úřadů v datové schránce po několika týdnech samy smažou. Firmy tak ze dne na den  přijdou o důležité rozhodnutí, povolení nebo stanovisko.

„Datovou schránku používám zhruba dva roky. Až nyní jsem potřeboval na úřadě doložit rozhodnutí stavebního úřadu vydané letos na jaře. A zjistil jsem, že už v datové schránce není,“ upozorňuje podnikatel, který si nepřál uvést jméno.

Někteří živnostníci totiž pracují s datovými schránkami podobně jako byli po léta zvyklí pracovat s e-maily. A nepředpokládají, že by bez jejich zásahu mohly být datové zprávy smazány. Systém datových schránek však funguje jinak.

Po devadesáti dnech zpráva zmizí

„V souladu se zákonem č.  300/2008 Sb. a jeho prováděcí vyhláškou jsou zprávy v datové schránce uchovány po dobu 90 dní od okamžiku přihlášení osoby, která měla oprávnění seznámit se s obsahem dokumentu. Po této lhůtě bude zpráva vymazána,“ vysvětluje mluvčí České pošty Matyáš Vitík.

Pokud se do datové schránky firma nepřihlásí, bude zpráva považována po deseti dnech ode dne dodání za doručenou. Datová zpráva bude v datové schránce uchována i nadále a 90denní lhůta pro její vymazání začne běžet až okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba s oprávněním tuto zprávu číst.

Malé firmy by se proto měly naučit se systémem správně pracovat. „Datové schránky jsou zabezpečeným komunikačním kanálem, primárně neslouží k uchovávání nebo zálohování dat. Pokud chcete doručená nebo odeslaná data uchovávat v prostředí datové schránky, umožní vám to jiná služba, kterou je nezbytné jejímu poskytovateli uhradit. Problém nastává samozřejmě u výše odměny,“ dodává Martin Plachý mladší, předseda Pracovní skupiny e-Government v Sekci IT a telekomunikací Hospodářské komory ČR.

Roční cena datového trezoru se podle počtu archivovaných zpráv pohybuje od 360 korun po 29 500 korun. V prvním případě bezpečně uloží padesát datových zpráv, ve druhém pět tisíc zpráv.  

Velké firmy zprávy obvykle uchovávají ve specializovaných systémech pro správu dokumentů a nakládají s nimi podle interních předpisů. Na podobná řešení však malé firmy obvykle nedosáhnou. Co tedy mohou udělat, aby o důležité datové zprávy nepřišly?

„Mohou si zprávu uložit na libovolném paměťovém médiu, jako je pevný disk, USB disk, vypálit si ji na CD nebo DVD. Můžou si zprávu také uložit ve veřejném úložišti, jako je Google Drive, Microsoft OneDrive, mail na Seznam.cz a podobně,“ vysvětluje Aleš Kučera, člen Řídícího výboru pro informační společnost ICT UNIE.

Pošta navrhne přidat varování

Firmy také mohou využít placenou službu Datový trezor České pošty. „Pokud firma využije bezplatné úložiště, vždy může u datové zprávy v systému ověřit, že byla systémem přepravena, že tehdy byly platné všechny podpisové certifikáty a že se od té doby nezměnila. Jediné, co nemusí a neměla by dělat, pokud pro to nemá zvláštní důvod, je jít si zprávu konvertovat na Czech POINT do listinné formy za 30 korun za stránku. To je rozšířená a chybná fáma,“ dodává Aleš Kučera.

Podnikatelům vadí nejen to, že datové zprávy po určité době zmizí, ale také to, že jsou smazány bez jakéhokoliv varování. Česká pošta však tvrdí, že chystá nápravu.

„Jedná se o všeobecně známou informaci uvedenou jak v zákoně, tak v provozním řádu datových schránek a jejich webových stránkách. Nicméně připravujeme návrh na zkvalitnění systému i v této oblasti a předložíme jej v nejbližší době k posouzení správci, to jest ministerstvu vnitra,“ doplňuje Matyáš Vitík.

Již nyní jde problém řešit s pomocí některých aplikací. Například aplikace Datovka od sdružení CZ.NIC stahuje všechny zprávy ze systému Idatové schránky a uchovává je v lokální databázi na disku počítače. „Pokud je stáhnete do aplikace Datovka, zprávy Vám v ní zůstanou napořád. Dá se říci, že Datovka slouží jako datový trezor. Zprávy budete mít v lokální databázi uložené tak dlouho, dokud si je sám jako uživatel nesmažete,“ vysvětluje Martin Straka, vývojář sdružení CZ.NIC. Další palikace iDatovka a Datovka pro Android slouží primárně jen ke stahování a prohlížení zpráv, které nejsou starší jak 90 dnů. Proto tyto dvě mobilní aplikace nelze využít pro archivaci starších zpráv nebo jako náhrada za datový trezor.

Podle odborníků by datové schránky potřebovaly i další vylepšení. „Určitě je zde prostor pro další zlepšování například uživatelské přívětivosti, jazykových mutací a podobně. Rovně přístup některých veřejných institucí k datovým schránkám, kdy je zřízeno několik schránek a každý dokument se musí posílat na jinou schránku, nepřispívá k jejich bezproblémovému užívání,“ podotýká Martin Plachý mladší.

Kvůli DPH se zvýší kapacita datových schránek

Další změny čekají datové schránky kvůli tomu, aby jejich prostřednictvím mohli podnikatelé i příští rok podávat přiznání k DPH. Současná maximální kapacita jedné datové zprávy je totiž 10 MB. Podání obsahující detailní informace o obchodování nebo majetku podnikatelů, například souhrnné hlášení nebo kontrolní hlášení, však budou mít větší objem.

„Maximální velikost přílohy bude podle našich informací zvětšena tak, aby vyhověla drtivé většině firem, které budou podávat hlášení o DPH,“ upozorňuje Aleš Kučera.

Podle něj však vždy budou existovat firmy, kterým žádný limit nevyhoví, protože generují mnoho faktur. „Dá se předpokládat, že tito takzvaní velcí výstavci budou preferovat jiné způsoby, jak hlášení podávat,“ dodává Aleš Kučera.

U datových schránek by přivítal i další vylepšení. „Vítanou změnou by byla i možnost, aby si vlastník datové schránky nahrával vlastní digitální obsah do své schránky, kde by se mu potom Informační systém datových schránek postaral právě o garanci integrity a autenticity digitálního obsahu. Například obchodní smlouvy nebo jiného podobného dokumentu,“ konstatuje Aleš Kučera.

Stejně tak by podle něj bylo vhodné, aby existovalo více vládních systémů, do kterých by se podnikatel mohl přihlásit přihlašovacími údaji své datové schránky. „Zatím to bezvadně funguje u eportal.cssz.cz a také u daňového portálu. Chtěli bychom, aby to bylo obecně možné u dalších systémů,“ uzavírá Aleš Kučera.

Dalibor Dostál