Povinnost zakládat účetní závěrku

Postup zakládání do sbírky listin

Jak tedy vyhovět zákonným povinnostem a příslušné listiny do sbírky listin správně založit?

Předně je nutno správně určit příslušný rejstříkový soud. Tím je rejstříkový soud podle místa zápisu osoby do veřejného rejstříku, který zjistíte z výpisu z rejstříku – je-li tedy například u společnosti s ručením omezeným v obchodním rejstříku v rubrice „spisová značka“ zapsáno „C XXX vedená u Městského soudu v Praze“, zakládá společnost listiny do Sbírky listin Městského soudu v Praze.

V současné době je možno listiny do sbírky listin zakládat již pouze v elektronické podobě. V souladu s § 22 ZVR a s § 18 nařízení vlády č. 351/2013 Sb., kterým se mimo jiné upravují některé otázky Obchodního věstníku a veřejných rejstříků právnických a fyzických osob, musí být listiny určené k zakládání do sbírky listin, jimiž se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis, změnu nebo výmaz zápisu ve veřejném rejstříku, zaslány příslušnému rejstříkovému soudu v elektronické podobě, a to výhradně v datovém formátu Portable Document Format (PDF).

Účetní závěrku ve formátu PDF lze rejstříkovému soudu podat vícero způsoby, vedle doručení datovou schránkou či elektronickou zprávou také přímým elektronickým podáním do rejstříku, prostřednictvím aplikace ePodatelna na portálu Justice, či nosiči dat CD.

Požadavky na PDF dokumenty

Při přípravě listin k založení do sbírky listin ve formátu PDF je nutno mít na paměti několik závazných pokynů vydaných ministerstvem spravedlnosti (jejich kompletní aktuální znění naleznete na webu ministerstva).

Každá jednotlivá listina se předává jako právě jeden PDF dokument; není tedy možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů ani slučovat více listin do jednoho PDF dokumentu.

Dále je vhodné ověřit, zda žádná část listiny neobsahuje informace, které nemohou být podle zákona zveřejněny. Pokud by takové informace byly v listině obsaženy, soud celý PDF dokument odpovídající dané listině odmítne.

Zásadní je velikost PDF dokumentů, která je omezena a nesmí přesáhnout 150 kB na 1 stránku listiny; tedy např. listina o 20 stránkách může mít velikost maximálně 3 MB. Je tedy vhodnější, aby PDF dokument byl vytvořen převodem ze vstupních textových dokumentů (např. z MS Word), než aby byl získán jako grafický obraz (ať už softwarově – pomocí grafického editoru, nebo naskenováním z papírových podkladů).

PDF dokumenty tvořící zakládané listiny nesmí být zašifrovány (ani heslem) a nesmí být omezena možnost jejich tisku.

Aby byla příslušná listina do sbírky listin bez problémů založena a poté také zpřístupněna, je nutno splnit rovněž veškeré další požadavky stanovené vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Ta stanovuje, že datová zpráva nebo PDF listina nesmí obsahovat škodlivý kód, nesmí být poškozena, PDF listinu musí být možno zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem atd.

Odeslání PDF dokumentů

Listiny ve formátu PDF se jednotlivým rejstříkovým soudům zasílají na kontaktní údaje, které jsou zveřejněny na jejich internetových stránkách (najdete je prostřednictvím www.justice.cz), a to:

• a) datovou schránkou;
• b) na elektronickou adresu soudu (e-mailem);
• c) prostřednictvím online podání do sbírky listin dostupného přes web ministerstva spravedlnosti;
• d) webovou aplikací ePodatelna dostupnou z www.justice.cz;
• e) na technických nosičích dat CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD+R, DVD-RW, DVD+RW (poštou nebo osobně do podatelny soudu).

Maximální velikost všech PDF dokumentů pro jedno podání zaslané datovou schránkou, e-mailem, online podáním nebo přes webovou ePodatelnu je 20 MB. Pokud bude velikost PDF dokumentu větší, je nutno listiny rejstříkovému soudu zaslat na technickém nosiči dat (poštou nebo osobně do podatelny soudu).

K jednotlivým způsobům odeslání listin:

ad a) Podání s listinami zaslané datovou schránkou nemusí být podepsáno elektronickým podpisem, nicméně pouze v případě, jsou-li listiny zasílány z datové schránky osoby, která je ve veřejném rejstříku zapsána a které se založení do sbírky listin týká. Pokud jsou listiny zasílány z datové schránky jiné osoby (např. z datové schránky advokáta či účetní společnosti), musí být podepsány uznávaným elektronickým podpisem nebo k nim musí být přiložena elektronicky podepsaná plná moc, popř. plná moc, která byla autorizovaně konvertována. Je možno v podání též odkázat na plnou moc, která již byla u rejstříkového soudu v minulosti založena.

ad b), c), d) Jestliže se podání s listinami k založení do sbírky listin zasílá e-mailem, prostřednictvím online podání nebo webovou aplikací ePodatelna, musí být podepsáno uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.

ad e) Jestliže jsou listiny do sbírky listin zakládány poštou nebo osobně na podatelně na technickém nosiči dat, musí být k němu být vždy přiložen průvodní dopis, vlastnoručně podepsaný statutárním orgánem. Pokud listinu zasílá jiná než zapsaná osoba (typicky advokát či společnost), musí být k podání přiložena plná moc, případně musí podání odkazovat na plnou moc, která již byla u rejstříkového soudu v minulosti založena.

Sankce za neplnění povinností

Jestliže se rejstříkový soud dozví o porušení zákonných povinností vztahujících se k zakládání listin do sbírky listin (ať již jde o účetní závěrky, či o jakékoli jiné povinně zakládané listiny), vyzve osobu zapsanou do veřejného rejstříku k předložení příslušných listin, které mají být do sbírky listin založeny, v určené lhůtě. Neuposlechne-li zapsaná osoba této výzvy, může jí být uložena pořádková pokuta až do výše 100 000 Kč.

Nesplní-li však zapsaná osoba povinnost předložit listiny opakovaně nebo může-li mít takové neplnění povinnosti závažné důsledky pro třetí osoby a je-li na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací. Na tuto skutečnost však musí rejstříkový soud zapsanou osobu upozornit a poskytnout jí přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků.

V případě nepředložení účetní závěrky (resp. dalších aktualizovaných účetních záznamů) přitom ZVR výslovně shledává závažné důsledky pro třetí osoby a její nezakládání do sbírky listin tedy může mít reálně za následek zrušení zapsané osoby.

Pokud zapsaná osoba nepředloží řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku za nejméně dvě po sobě jdoucí účetní období k založení do sbírky listin, vyzve ji rejstříkový soud, aby ve lhůtě jednoho měsíce od dne doručení výzvy předložila všechny chybějící účetní závěrky. V případě, že tak zapsaná osoba neučiní,  může jí být resjtříkovým soudem uložena pokuta do výše 100 000 Kč.

Výzva soudu k předložení všech chybějících účetních závěrek je doručována zapsané osobě výhradně do vlastních rukou, přičemž v případě, že se zapsané osobě nepodaří výzvu doručit, rejstříkový soud zahájí řízení o jejím zrušení. Rozhodnutí o zrušení zapsané osoby bez likvidace však rejstříkový soud může vydat nejdříve po uplynutí jednoho roku ode dne zápisu údaje o zahájení řízení o zrušení zapsané osoby.

Pokud pak v průběhu řízení o zrušení zapsané osoby nevyjde najevo, že její majetek postačuje alespoň k úhradě nákladů likvidace, rozhodne rejstříkový soud, pokud by tím nebylo podstatně zasaženo do práv třetích osob, o zrušení zapsané osoby bez likvidace; v opačném případě rozhodne o zrušení této osoby s likvidací.

Navíc se má podle § 106 odst. 2 ZVR za to, že člen statutárního orgánu právnické osoby, která neplní povinnosti předložit listiny opakovaně nebo může-li mít takové neplnění povinnosti závažné důsledky pro třetí osoby a je-li na tom právní zájem, porušuje péči řádného hospodáře se všemi důsledky, které pro porušení péče řádného hospodáře zákon stanoví. K péči řádného hospodáře více v článku Odpovědnost statutárního orgánu.

Za neplnění zákonných povinností právnické osoby ve vztahu k zakládání do sbírky listin tak jsou plně odpovědní členové jejího statutárního orgánu. V praxi je běžné, že např. obchodní společnost ve smlouvě pověří zakládáním účetních závěrek do sbírky listin účetní společnost.

Neplnění této povinnosti účetní společností má však v takovém případě pouze soukromoprávní důsledky v jejich vzájemném vztahu, nicméně ve vztahu k orgánům státní správy je za zakládání do sbírky listin stále odpovědný statutární orgán příslušné zapsané osoby.

Porušování povinnosti zakládat do sbírky listin však může mít i trestněprávní následky. Trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění se podle § 254 odst. 2 trestního zákoníku dopustí mj. i ten, kdo jiného ohrozí nebo omezí na právech tím, že bez zbytečného odkladu neuloží listinu do sbírky listin, ač je k tomu podle zákona povinen.

Za takové jednání může soud vyměřit trest odnětí svobody až na dvě léta nebo zákaz činnosti. Jestliže však takovým jednáním bude způsobena značná škoda (nejméně 1 000 000 Kč), může být uložen trest odnětí svobody na jeden rok až pět let nebo peněžitý trest, a je-li způsobena škoda velkého rozsahu (nejméně 10 000 000 Kč), může být uložen trest odnětí svobody na dvě léta až osm let.

Trestného činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění se přitom může dopustit jak fyzická osoba – zástupce (člen statutárního orgánu) osoby zapsané ve veřejném rejstříku, tak i samotná právnická osoba, jejíž listiny měly být do sbírky listin založeny.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.

Přehled všech témat Právního průvodce