Účetnictví začíná využívat cloud. Jsou citlivá data firem na internetu v bezpečí?



Digitální technologie se stále více prosazují také v účetnictví. Týká se to také ukládání dat v takzvaném cloudu, tedy na zabezpečeném internetovém úložišti. Podle odborníků přitom budoucí účetní a ekonomické systémy nebudou mít šanci na úspěch, pokud nebudou vyvíjeny pro cloud.

V současné době již tato technologie funguje pro účetní a firemní systémy určené pro malé firmy a živnostníky. „Pohled na cloud se ale výrazně změnil. Již není vnímán jen jako úložiště pro společné sdílení dokumentů, ale jako plnohodnotná alternativa vlastní IT infrastruktury. Budoucností účetních a ekonomických systémů je univerzální možnost jejich provozování ve veřejném i privátním cloudu,“ říká Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která firmám poskytuje účetní a ekonomické systémy.

Firmy ušetří na technice

Firmy kromě samotného účetního systému v cloudu využívají také propojení cloudového fakturačního systému se systémem svého účetního externisty. Mezi výhodami systémů provozovaných v cloudu, jejichž funkce čerpají firmy formou předplacených služeb, se nejčastěji na prvním místě zmiňuje úspora nákladů. „Pro začínající firmy, startupy či živnostníky je ekonomická výhoda cloudu jednoznačná. S téměř jakýmkoliv notebookem se všichni připojí ke cloudovému systému a nic jiného není potřeba,“ vysvětluje Tomáš Loukota.

Existují obchodní modely, z nichž vyplývá drtivá úspora cloudového řešení, praxe však ukazuje, že ekonomickou výhodnost cloudového řešení je třeba posoudit individuálně v konkrétních podmínkách každé firmy. Především u větších podniků se totiž zpravidla ukáže, že firma stejně bude nějaké servery provozovat interně, nepotřebuje je obměňovat často a stále pro ni bude nezbytné mít vlastní tým IT podpory.

Pro mnoho firem a podnikatelů je extrémně důležité mít možnost pracovat s účetnictvím či ekonomickým systémem opravdu odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. „Cloudových výhod často využívají účetní firmy, díky čemuž nejsou omezeny na klienty v ‚dochozí‘ vzdálenosti. Jejich klienti mohou používat online fakturační systém, například pro vystavování faktur nebo vedení skladů. Na ten se může účetní přímo napojit, importovat aktuální data do svého systému a v reálném čase počítat mzdy, uspokojovat potřeby státních institucí a podobně,“ doplňuje Tomáš Loukota.

Klíčové je zabezpečení dat

Velkou pozornost je u cloudových řešení třeba věnovat zabezpečení dat. „Ve firmě cloudová řešení používáme. Výrazně nám usnadňují sdílení dat a přenos informací. Bezpečnost je však samozřejmě klíčová. V rámci firmy máme například pravidlo, že pro klientská data a jakékoliv osobní informace nepoužíváme nikdy veřejně dostupná cloudová řešení, u který není bezpečnost konkrétním poskytovatelem zajištěna,“ říká Miroslava Nebuželská, partner a výkonná ředitelka společnosti 22Hlav, která se zabývá účetnictvím a auditem.

Právě bezpečnost dat je podle ní také klíčovou otázkou při výběru řešení, která účetním společnostem nabízejí externí IT dodavatelé. „Je na individuálním posouzení jak je poskytovatel v zajištění bezpečnosti úspěšný, nicméně podle mého názoru je určitě mnoho cloudových služeb, kde poskytovatel služby se bezpečnosti věnuje na prvním místě a je schopen jí garantovat v maximální možné míře,“ doplňuje Miroslava Nebuželská.

Rizikem jsou výpadky internetu

Kromě zneužití dat představují u cloudových služeb riziko výpadky internetu nebo konkrétních serverů. „Dostupnost cloudové služby je jedním z dalších klíčových parametrů takové služby. Většinou poskytovatel služby dostupnost garantuje, udává jí v procentech podle skutečnosti. Je třeba vždy posoudit jak kritická data a systémy chce firma v cloudu provozovat a podle toho musí hledat garanci dostupnosti příslušné cloudové služby,“ pokračuje Miroslava Nebuželská.

Podstatné je také to, aby cloudové systémy uměly určitý čas pracovat v „offline“ režimu. „Například v případě účetnictví se lze minuty nebo hodiny bez systému obejít. Dny by již byly problém, nicméně to se nám při našem užívání cloudových služeb nikdy nestalo,“ konstatuje Miroslava Nebuželská.

Podle průzkumu, který pořádala Komora certifikovaných účetních, přitom cloud používá jen menšina účetních v Česku. Pojem cloud sice zná 71 procent účetních, ale jen 29 procent ho aktivně využívá. Připojení ke vzdálené ploše, které známe z počátku 21. století, v účetní profesi stále vyhrává.

„Důvod, proč účetní využívají raději vzdálenou plochu než cloudová úložiště, spočívá především v nedostatku účetních softwarů, které jej umožňují. Dodavatelé v tomto případě na českém trhu až na výjimky zaspali dobu,“ říká Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních (KCÚ).

Úředníci tlačí účetní k tužce a papíru

Nejen u cloudu, ale i u dalších moderních technologií, jako je například elektronická faktura, přitom účetní neomezuje jen neochota pracovat s novými postupy, ale také v mnoha ohledech překonaná účetní legislativa. Pokud by byli účetní plně digitalizovaní, dost pravděpodobně by podle KCÚ narazili na daňovou správu.

Podle Libora Vaška je jedna věc existence a možnost využití digitálních technologií, druhá pak obhajoba postupů před kontrolou z finančního úřadu. I úředníci jsou stále zvyklí spíše na papír a tužku než na nové technologie, ke kterým se staví většinou nedůvěřivě. Důvodem je nedostatečná podpora v zákonech, která není zcela jasná a může být dokonce i matoucí, například v náležitostech dokladu v elektronické podobě.

Zásadní podmínkou pro posun v oblasti používání digitálních technologií v účetnictví je tak podle KCÚ přesná legislativa a podpora ze strany státu. Bez ní se účetní raději drží zažitých postupů, protože nechtějí při případné kontrole riskovat, že něco neobhájí.

Dalibor Dostál