Zaměstnanec nebo externí společnost? Malé firmy řeší, komu svěřit účetnictví



Zatímco velké podniky mají obvykle k dispozici celé oddělení zpracovávající jejich účetnictví, malé a střední firmy často řeší, zda tuto oblast pokrýt přijetím vlastního zaměstnance, nebo svěřit zpracování externí společnosti. Oba přístupy mají svoje výhody i nevýhody.

V posledních deseti letech přitom dochází k pozvolnému poklesu účetních zaměstnaných na hlavní pracovní poměr. Přesto poměr externí versus interní účetní zůstává zhruba stejný, tedy zhruba jedna třetina je zaměstnaná ve firmě. „Není možné jednoznačně určit, pro jak velkou společnost se vyplatí najmout externí účetní, nebo je naopak zaměstnat interně. Z logiky věci ale vyplývá, že pro velké firmy se většinou vyplatí interní účetní,“ porovnává Jana Follprechtová, mediální zástupkyně Komory certifikovaných účetních.

Účetní jako zaměstnanci jsou pro firmu výhodou nejen pro svou každodenní přítomnost na pracovišti, majitel nebo manažer společnosti s nimi může vše řešit osobně, má větší přehled o tom, co se ve firmě děje, doklady a mzdové náležitosti řeší flexibilně během celého měsíce. „Ale i tím, že veškerý pracovní čas věnují pouze účetním záležitostem vaší společnosti. Zároveň ve větších společnostech, kde jsou daná pravidla, pracovní postupy a jasně stanovená odpovědnost, již účetní nejsou chápáni jako ‚ti, kteří shání doklady‘, ale jako kvalifikovaná síla pro zpracování výstupů pro vedení společnosti a státní správu,“ dodává Jana Follprechtová.

Klíčové je množství účetních dokladů

Externí účetní se více vyplatí malým firmám. Ani v tomto případě to však neplatí vždy. Účetní práce je především o zpracovávání velkého objemu dokladů. Tam, kde i menší společnosti kvůli povaze svého podnikání pracují s velkým množstvím účetních dokladů, vyplatí se někdy najmout interní účetní.

Obecné pravidlo, kdy sáhnout po externí účetní a kdy najmout externí společnost, podle odborníků neexistuje. „Jde spíše o individuální záležitost. Může totiž záležet na oboru, ve kterém se firma pohybuje, na způsobu práce, který je s jejich činnosti spojen, na oběhu dokladů a dalších stabilních procesech, na stupni automatizace, na používaném systému pro vedení účetnictví nebo řízení celé firmy a jak moc je na systému firma závislá a tak dále,“ vysvětluje Miroslava Nebuželská, partner a výkonná ředitelka společnosti 22Hlav, která se zabývá účetnictvím a auditem.

„Dle mého názoru tedy nejde o velikost firmy, ale spíše o konkrétní potřeby firmy a o to, jakým způsobem je dokáže naplnit vlastní účetní a jak externí dodavatel,“ dodává Miroslava Nebuželská.  

Podle zkušeností praktiků z oboru je jedním z významných faktorů, proč malé firmy volí externí účetní, přenos rizika. „Rizika, že účetnictví nebude vedeno v souladu s právními předpisy, že firma nebude mít správný přehled o svých výsledcích, že bude mít daňové problémy, že bude mít problémy ve mzdách svých zaměstnanců a tak dále. Zkrátka že si způsobí problémy, které mohou mít ve finále značný dopad na její fungování,“ vysvětluje Miroslava Nebuželská.   

Externí firmy ručí za chyby

Externí účetní umožní firmě soustředit na klíčové oblasti jejího podnikání. „Malé firmy mají vedení, které velmi dobře rozumí činnosti firmy, přesně ví, co dělá a co chce, ale nerozumí často účetnictví. Není schopno vybrat správné účetní, není schopno posoudit, zda pracují dobře. U externího dodavatele to sice také neposoudí, nicméně jistota je mnohem vyšší, protože dodavatel na sebe přebírá veškerá rizika za správnost účetní, případně daňové agendy,“ zdůrazňuje Miroslava Nebuželská.    

Nejrůznějším pochybením se přitom často ani účetní nevyhnou. „Je jasné, že při tak rozsáhlé agendě mohou nastat chyby, ke kterým může dojít buď nesprávným postupem, nebo zamlčením rozhodných okolností, “ říká Zdeněk Křížek, spolupracující lektor vzdělávací a poradenské společnosti 1. VOX a dlouholetý specialista na mzdovou a personální politiku.

Dalším aspektem při posuzování je zastupitelnost. Pro menší společnost může být jediný zaměstnanec rizikem v případě jeho nepřítomnosti. Externí účetní kancelář tak může být dobrou volbou. „Dodavatel, pokud jde o firmu s týmem účetních, garantuje službu a ta proběhne bez ohledu na to, že ta či ona konkrétní osoba zrovna nemůže službu vykonávat. Vlastní účetní může onemocnět, může mít jiné problémy, a tudíž se práci nějaký čas nevěnovat a firma má pak problém účetnictví zajistit,“ pokračuje Miroslava Nebuželská.    

Hodinové sazby bývají nevýhodné

Mezi časté důvody pro externí účetní podle ní patří i odbornost a možnost externího dodavatele navrhovat řešení na základě zkušeností z jiných firem a obecně z odborných kruhů, ve kterých se většinou účetní týmy externích dodavatelů pohybují.

Výhody externích účetních se ale projeví jen v případě, že se malé firmy obracejí na serózního dodavatele. Pochybné, ale i začínající firmy bez větších zkušeností často neodhadnou potřebné kapacity a pak blokují zpracování účetnictví svým dodavatelům stejně, jako by interní účetní oddělení odjelo naráz na dovolenou.

O tom, zda se firmě vyplatí externí nebo interní účetní rozhoduje často také porovnání nákladů. Nejde pouze o plat, ale také o další výdaje, jako počítač, telefon, školení nebo pevné pracovní místo, tedy vybavená kancelář. Ceny za externí účetní jsou různé. Někdy mají podobu měsíčního paušálu nebo hodinové sazby. Pro malé firmy je obvykle nejpřehlednější cena založená na počtu zpracovaných dokladů nebo počtu zaměstnanců u personálního účetnictví. U hodinových sazeb totiž často dochází k překročení původních kalkulací externisty a firma nemá možnost, jak zkontrolovat, zda kalkulované ceny skutečně odpovídají vynaložené práci.

Protože oblast účetnictví je v Česku jen chabě regulovaná, požadují malé a střední firmy zavedení přísnějších pravidel pro účetní, jejich povinné členství v komoře a povinné pojištění. Právě chyby externích účetních a jejich obtížná postižitelnost totiž malým firmám v posledních letech způsobují stále větší problémy.

Dalibor Dostál